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社内ポータルサイトとは?社内の従業員に活用してもらうためのポイントを解説

情報共有や社内での連携には社内ポータルサイトが活用されることが多く、導入すると日々のコミュニケーションが円滑になったり業務効率が向上したりします。今回は、社内ポータルサイトの概要や、社内の従業員に活用してもらうためのポイントなどを紹介します。導入するメリットを理解しておくことで、より効果的な使い方ができるでしょう。

そもそも社内ポータルサイトとは?

社内ポータルサイトは、企業が持つさまざまな情報にアクセスするための入り口の役目を果たすWebサイトのことです。公開は社内に限定されており、従業員のみがアクセスできるサイトです。

混同されやすい言葉との違いを確認

社内ポータルサイトは他の言葉と混同されてしまうこともあります。ここでは、混同しがちな言葉との違いをみていきましょう。

ポータルサイトとの違い

ポータルサイトは、多くの情報にアクセスするための入り口となるサイトです。一般的にポータルサイトという場合は、社内・社外を問わず情報が公になっています

これに対して、公開が社内限定になっているのが社内ポータルサイトです。利用者が従業員に限定され、社内の情報共有や情報伝達を目的として設置されています。

グループウェアとの違い

グループウェアは、同じグループの中でタスクやスケジュール管理などを共有するために使われます。中にはファイルデータを共有する機能を備えていることもあります。

一方、社内ポータルサイトは、情報共有の機能に加えて社内での情報掲示板やSNSの役割なども合わせもつものです。グループウェアより幅広い用途で活用しやすいのが、社内ポータルサイトといえるでしょう。

 社内SNSとの違い

規模の大きい会社では、独自の社内SNSを利用していることがあります。一般的なSNSと同じような機能をもち、従業員同士限定で使えるのが社内SNSです。

社内ポータルサイトにも、SNSや掲示板のような機能を兼ね備えているものがあります。しかし、社内ポータルサイトは情報共有や情報の一元管理を目的としているのに対し、社内SNSはコミュニケーションの活性化に重きを置いています。

社内掲示板との違い

社内掲示板は従業員が投稿できる掲示板で、社内の誰もが書き込めるようになっていることがほとんどです。

しかし、社内掲示板を単独で利用している企業は少なくなっています。社内ポータルサイトに組み込んだり、社内SNSやグループウェアで代用したりしていることが多くなっています。社内掲示板は社内ポータルと連携できる1つの機能と考えると良いでしょう。

社内ポータルサイトの主な機能を紹介

社内 ポータル

ここからは、社内ポータルサイトの主な機能を8つ紹介します。

機能1:意思伝達ツール

社内ポータルサイトは、意思伝達ができる機能を備えています。チャット形式での会話によって気軽に他の従業員と意思伝達ができるため、従業員同士の間でコミュニケーションが円滑になります。

機能2:ワークフローの申請

ワークフローの申請機能によって、各種の申請作業をオンラインで行うことが可能になります。交通費の精算なども一元管理されるため、決済がスムーズに運びます。書類やメールのやりとりを防げるので、業務効率化につながるでしょう。

機能3:スケジュールの管理

社内ポータルサイトに備わるスケジュール管理機能は、個人のタスクを入力したり他の従業員と情報を共有したりできます。チーム内で日程調整を行う際にスケジュール機能を活用すると、打ち合わせがしやすく非常に便利です。

機能4:プロジェクトの管理

プロジェクト管理機能は、プロジェクトで掲げる目標やタスク管理、進捗状況の確認などを可能にします。チーム内で共有できるため、各担当者の状況がわかりやすくなるでしょう。現状や課題などが可視化されるとチームメンバーがやるべきことを認識でき、プロジェクトを進行しやすくなります。

機能5:レポート

社内ポータルサイトは、レポート機能を兼ね備えています。外出先からアクセスすることでより素早く情報を共有できます。データ入力によって自動的にグラフを作成してくれる機能もあり、報告書の作成にかかる手間が減るでしょう。

機能6:勤怠の管理

社内ポータルサイトには勤怠管理機能が備わっているため、別サイトやタイムカード、エクセルシートなどで勤怠を管理する必要がなくなるでしょう。オンライン上で一元管理できるため、休暇の申請や勤怠連絡などを社内ポータルサイトで完結できます。自動集計機能によって上司や人事部の業務負担も減るでしょう。

機能7:掲示板

掲示板機能では、社内に発信したい情報をスムーズに伝達できます。また、部署の垣根を越えて情報交換や問い合わせをすることができるため、社内でのコミュニケーションが円滑になります。

機能8:ストレージ

保管しておくべき資料やデータを収納しておけるストレージ機能があります。オンライン上に集約して一元管理できるため、必要なときに必要な情報を取り出せてとても便利です。その他、大容量データも保存でき、共同で編集することのできる機能が備わっている場合があります。

社内ポータルサイトを導入するメリットとは?

社内 ポータル

社内ポータルサイトを構築するか迷っている担当者も多いでしょう。ここからは、社内ポータルサイトを導入するメリットについてご紹介します。

スピーディーな情報共有が可能

社内ポータルサイトを導入すると、社内でスムーズな情報共有を実現できます。会社の規模が大きくなると、部署が多数存在したりそれぞれの人数が増えたりします。大人数へのメール配信には気後れしてしまう人もいるでしょう。

社内ポータルでSNS機能や掲示板機能などを利用すれば、よりスムーズで手軽に情報発信できます。

業務効率の改善につながる

大人数のメール配信や共有ドライブの作成・管理には、手間と時間がかかります。

例えば、各従業員がそれぞれフォルダを作成すれば、必要な情報がどこにあるか分からなくなるケースも多いです。しかし、社内の情報を社内ポータルサイトで共有すれば、一元管理が可能です。結果、必要な情報へのアクセスや管理が簡単になり、業務効率の改善につながります。

社内の問い合わせ対応数の減少

社内ポータルサイトには、就業規則や福利厚生などの基本的な情報をアップできます。

この機能を活用すれば、入社したばかりの従業員が知っておくべき情報をまとめたり、社内での問い合わせを減らせたりなどの効果が期待できます。よくある質問などを見やすくまとめておくと便利です。

ペーパーレス化の実現

社内ポータルサイトはWeb上のツールです。従来は紙面に印刷して配布していた資料などもデジタルに保管できるため、印刷する必要がなくなります。社内ポータルサイトを活用することでペーパーレス化を促進し、印刷にかかっていたコストの削減につながります。

社内ポータルサイトの導入に失敗するケースとは?

社内ポータルサイトの導入は失敗に至ってしまうケースもあります。ここでは、社内ポータルサイトを取り入れる際に起こりがちな失敗例をご紹介します。

情報の更新率が悪い

社内ポータルサイトを導入しても更新率が悪いと、従業員に閲覧する必要がないと判断されてしまいます。社内での活用を促すためには、常に新しい情報に更新しておく必要があります。

社内ポータルにアクセスすれば最新の情報が手に入る環境を整えておき、従業員にとって身近な存在になることを目指しましょう。

従業員が欲しい情報が掲載されていない・見つからない

掲載されている情報に漏れがあって従業員が探している情報が手に入らない場合、社内ポータルサイトの利用価値が下がってしまいます。また、掲載されていても見つけるまでに時間がかかると、かえって非効率的になってしまうでしょう。

社内ポータルサイトには従業員が必要とする情報が網羅され、整理して掲載されていることが重要です。

使用者がわずか

せっかく社内ポータルサイトを構築しても、利用者が少ないとメリットを発揮できません。社内で使っている人が少ない場合は、原因を探って特定することが大切です。サイトのデザインや使い勝手の悪さがネックになっている場合もあるでしょう。

こうした場合は、ユーザー視点で社内ポータルサイトを見直してみるのがポイントです。

テンプレート化が行われていない

投稿を効率的に行うためには、テンプレートを設定しておくと便利です。テンプレートがないと、情報の載せ方に統一感がなくユーザーにも分かりにくいサイトになってしまいます。

投稿における心理的なハードルを下げるためにも、いくつかのテンプレートを用意しておくとよいでしょう。

社内ポータルサイトをうまく活用するためのポイントとは?

社内 ポータル

社内ポータルサイトをうまく活用するために、知っておきたいポイントをピックアップしてご紹介します。

運用責任者を用意する

社内ポータルサイトの運営にあたって、責任者を決めておくとスムーズに管理しやすいです。責任者がいることで社内ポータルサイトの目的達成に向けて動きやすく、サイト全体にも統一感が出て利用しやすくなるでしょう。

管理責任者は従業員の反応も加味しながら、より効果的に運営していけるよう対策を施す役割を持ちます。

使い勝手が良いサイトにする

社内ポータルサイトは見た目も重要ですが、デザイン性を重視すぎると使い勝手が落ちてしまうケースもあります。利用者にとって、使いやすいサイトを構築することが重要です。

例えば、情報が整理整頓されており操作が簡単であると、使いやすくなるでしょう。デザインは、企業のイメージカラーやロゴを使うと従業員にも親しまれやすくなります。

社内のサイトをまとめる

規模の大きな組織では、社内サイトが複数存在する場合があります。こうした場合は、社内のサイトを1つのポータルサイトに統合することで利便性が向上しやすくなります。

なお、サイト統一する際は、デザインなども合わせましょう。従業員がシンプルな操作で使いやすいよう、工夫を凝らしたサイトを構築することが大切です。

最新情報を掲載する

社内ポータルサイトの中に古い情報があると、従業員に混乱を招くことがあります。社内ポータルサイトは、従業員がアクセスすると迷うことなく最新の情報が手に入るという環境にしておくことが重要です。

古い情報が混在するとさらに混乱してしまうことがあるため、最新情報への更新と情報の整理整頓は必須です。

セキュリティ対策も忘れずに

ポータルサイトが悪質利用されると、膨大な情報が一気に流出するリスクがあります。

こうした問題を未然に防止するためには、指定IPアドレスのみのアクセスに限定したり、社外からの利用を制限したりするなどの工夫が必要です。ファイルごとに閲覧制限を設定するなどして、適切なセキュリティ対策を行い、社外への情報漏洩を徹底的に防止しなければいけません。

社内ポータルサイトの活用で業務改善をしよう

ポータルサイト導入の際には、導入目的や必要な機能をしっかり検討しておくことが必要です。勤怠管理やスケジュール機能などを有したものが必要か、全社的な情報発信ツールなのか、など、求めるものによって導入すべき機能も変わってくるでしょう。

ウィズワークスの「社内報アプリ」は、社内報専門会社が制作した、社内での情報共有ツールです。社内でよく聞かれる質問や業界の専門知識・ノウハウを掲載することで社内ポータルサイトのような使用もできますし、Webサイト構築の知識がなくても簡単に運用できます。コミュニケーションの活性化と社内ポータルサイトの導入を両方課題として考えている場合は、効果的なツールとして活用できるでしょう。

社内報アプリについて詳しく知りたい方は「資料請求」ページからお問い合わせください。お悩みに合わせて最適な導入方法をご提案させていただきます。


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