1945年の創業以来、常に社会の動きを見据えて、変革へのチャレンジを続けてきた加茂川啓明電機株式会社。商社機能をフルに発揮し、産業ソリューション、環境ソリューション、アグリ＆ファームソリューションの３本の柱を中心に、大阪本社と北海道・東京・東北・四国の４支店と九州営業所で事業展開を行っています。
北海道に農業法人を設立した縁もあり、2022年3月より札幌市を拠点とする女子カーリングチーム「フォルティウス」とオフィシャルスポンサー契約を締結。それを機に、社内報をWeb版で復活させ、組織の一体感の向上を目的としたコミュニケーションの強化に注力されています。社内報担当の経営企画部 企画グループ 中島亮育様にお話を伺いました。
【導入目的】
- オフィシャルスポンサーとなった女子カーリングチーム「フォルティウス」の情報発信
- 社員参加型のコミュニケーションの実現により、一体感を醸成させエンゲージメントを高める
- 制作や配布に手間をかけずに、効果的に発信したい
【課題】
- コロナ禍以降、支社や業務が異なる社員間のリアルな交流が激減した
- オンラインやメール、グループウエアでは、インフォーマルコミュニケーションを取ることが難しい
- 以前に発行していた紙の社内報では、制作や配布に手間がかかり、タイムリーな発信が難しかった
【効果】
- テンプレートなどで簡単に操作できるため、週１回ほどの頻度で記事の更新が可能になった
- PV数のほか、「いいね！」やコメント、アンケート調査で、読者の反応が見える
- カーリングチームの試合予定や結果、研修内容などの社内ニュースがすぐに発信できる
■加茂川啓明電機株式会社
- 事業内容：（1）回転機器、電子応用機器、情報通信機器、配電制御機器、その他電気機械全般の販売並びに輸出入（2）監視制御装置、機械装置、その他装置の設計製作販売（3）機械器具設置工事、電気工事、電気通信工事、その他工事の設計施工 （4）環境機器並びにシステムに係わる一切の業務 （5）自然エネルギー等による発電事業およびその管理運営ならびに電気の供給、販売等に関する業務 （6）農業（7）上記に附帯関連する一切の業務
- 従業員数：約110人
- 広報担当者様：経営企画部 企画グループ 中島亮育様
目次
コロナで減少した社内コミュニケーションの補完と、カーリングチームのスポンサードのためにWeb社内報を開始
―― 御社では以前、紙の社内報を発行されていたそうですが……
はい。しかしながら社内報を発行していたのはかなり昔の話で、データは残っていない状態です。当時は制作担当者の負担がとても大きく、それでいて社員の反応が見えづらいということもあり、休刊となっていたと聞いています。
―― 今回、Webの形式に姿を変えて社内報が復活した背景を教えてください。
大きな要因は、コロナ禍に入ってから支店間、社員同士のコミュニケーションが減少したことに対する危機感からです。業務自体は電話やメール、オンラインを含むグループウエアで大きな問題なく進められていますが、それまでのリアルな対面で持てていたちょっとした雑談、ささいな会話、という業務以外の交流が、オンラインではなかなかできない。それが課題となっていました。
そうした時に、札幌市を拠点に活動している女子カーリングチーム「フォルティウス」とオフィシャルスポンサー契約を結ぶことが決定しました。社員全員が一丸となって応援するために、試合や選手のことを発信する場が必要になりました。その議論で、社内のコミュニケーションの強化も図るため社内報を発行してはどうかという話になり、閲覧も自由にしやすいWeb形態での発行を決定した次第です。
―― いろいろあるWebの社内報の中で「社内報アプリ」を導入された決め手は何でしたか？
以前の紙の社内報ではコミュニケーションが一方通行でした。その点、「社内報アプリ」は閲覧率などアクセスデータの取得が可能で、さらにコメントや「いいね！」の機能により、社員の誰がどの記事に関心があるのかが読み取れ、アンケート機能でも意見を十分に吸い上げられる。読者の反応を記事の改善に役立てられると同時に、制作サイドの励みにもなるので、こうした機能はありがたいと思いました。
また、導入費用が他社と比較して安価だったこともポイントです。
何より、ウィズワークスの皆さんが、じっくり話を聞いて、親身にアドバイスをしてくださったことがとても強く印象に残っています。こんな手厚いサービスやフォロー体制があれば安心だと思いウィズワークスさんに決めさせていただきました。
直感的に操作できるUIなので初めてでも記事作成が簡単。突発的なニュースの配信や、週に１回の更新もスムーズに実現
―― ありがとうございます。お困りのことがございましたら、いつでもお声がけください。実際に使いになって、使い勝手はいかがですか？
記事を実際に制作する観点から言いますと、記事の作成がすごくしやすい、わかりやすい仕組みになっています。もし、「社内報アプリ」を導入していなければ、文章を作って、レイアウトも考えてと、すべてをイチから作らなければならないので、記事制作にかなりの時間が取られていたと思います。
「社内報アプリ」は様々なテンプレートから適したものを選ぶだけで、スムーズに制作ができます。そのうえ、直感的に操作できる画面なので、初めて「社内報アプリ」に触るという人でも安心です。他の人に記事の制作をお願いする場合でも、制作の研修に割く時間が少なくて済んでいます。
導入当初は、以前の社内報の感覚で３か月に1度くらい更新できたらいいのでは、という方向でしたが、実際にスタートしてからは、ほぼ１週間に１度の頻度でアップしています。高頻度での掲載、継続できているのも記事が制作しやすい「社内報アプリ」だからできているのだと感じています。
特に、カーリングチームの情報は、１週間後にイベントや試合がある、明後日にテレビで放映されるといった突発的なニュースがあるので、すぐに発信できて助かっています。ちなみにカーリングチームの1人は当社の社員で、記事の制作も手伝ってくれています。選手の生の声が発信できるので、社員も楽しみにしてくれています。
―― 人気の高い記事を教えてください。
「お勧めの〇〇」という記事です。〇〇は食べ物でもお酒、本、旅行先などなんでもOK。社員の方の新たな一面を知るきっかけにもなる、とたいへん好評で、四国支店の課長が趣味の釣りを紹介の記事は過去最高の「いいね！」がつきました。また「おすすめの本」も更新を楽しみにしてくれている人が多くいます。当初は経営企画部のメンバーのおすすめを紹介していましたが、現在は「どの人のおすすめの本を知りたいか」といったアンケート調査をしたり、社内で読書家として知られる方の話を聞くなどして、リレー形式で紹介しています。
また、初めたばかりですが「私の担当時代」という、中堅からベテラン社員が若い頃の業務を振り返る記事も好評です。現在当社には社史がないので、歴史を振り返るには当時のことを知る人に話を聞くしかありません。昔の会社の様子を若手社員にも知っていただきたい、そしてベテランの方の仕事の取り組み方を共有して学びにつなげることができるように、という思いを元に制作を行っています。
もちろん、カーリングチーム「フォルティウス」の記事も楽しんでいただいています。社内情報とフォルティウス関連の記事とでカテゴリーを２つに分けているので、見やすいのもメリットだと思います。
「社内報アプリ」の記事が、ちょっとした声がけのきっかけに。顔と人となりが見えることで、業務もよりスムーズに進行
―― 「社内報アプリ」が情報共有やコミュニケーションの強化に役立っているという実感はありますか？
グループウエアでは業務内容の共有が多く、なかなか発信者の顔が見えませんでした。また、オンライン会議の場合、会議が終了したら通信を落とすので、リアルの会議のように自席に戻る道すがら雑談をするといった機会も減っていました。
以前から関わりがあった人となら、ちょっとしたことで電話やメールをしてみようと思えるかもしれませんが、部署や業務が異なっている場合、その輪を広げる機会がほとんどありません。他の拠点の方をもっと知っていただき、会話のきっかけや、自分の世界を広げてもらう機会になればと思って制作しています。
社内報で社員紹介や一社員にフォーカスした記事を作成すると、どういう人か、どんなことが好きなのかがわかり、業務の合間のコミュニケーションやアプローチの足がかりになると思います。
最初に私自身の紹介記事をアップしたのですが、それを見た他の支店の方から「こういう趣味があるんだね」とご連絡をいただき、その反響に嬉しさを感じました。
また、コロナ禍で本社に集まる機会が減って以降、新入社員が入っても配属先が違うとなかなか関わりを持てないことが続いていたので、新しく入社された人の紹介記事などは、みなさん楽しみにしてくださっています。
人物紹介のほかにも支店や営業所の事業内容紹介を写真付きで掲載したところ、「あそこの支店はこういうふうなんだね。初めて知った」という声も多かったです。社員だけでなく、支社や営業所、その地域にスポットを当てることで、まだまだ新しい発見が生まれると思っています。
―― 今後、取り組みたいテーマは何ですか？
現在、着手しているところですが、部署の事例紹介です。現在、RPAやAIなどの技術を駆使して一部の業務の自動化を推進していますが、それを全社展開するためにどういった場面でその技術が活用できるかを楽しく、わかりやすく説明していきたいと思っています。
また、社内報を通じて各部署の業務を知っていれば、例えばお客様から相談を受けた場合に、「私の担当ではないが、あの部署にその分野が得意な人がいる」といった新しいつながりを生むこともできるはずです。
―― 今、抱いている課題感はありますか？
課題としては「全社員の方に読んでいただく、満足していただく事」だと思っています。
社員の皆さん、会議の前後など、様々な場面で社内報の記事を話題に出してくださっていますが閲覧率100%には届いておりません。皆さんに主体的に「読みたい」と思っていただける記事をどうつくるか、が制作側としての励んでいく事だとおもっています。
あえて閲覧回数が少ない部署や人にインタビューや記事制作をお願いしたり、あるいはそうした人と親しい人の記事を作るなど、アプローチをいろいろ思案しているところです。
あと、繁忙期に記事制作を依頼すると担当者の方の負担も大きくなってしまうので、記事のストックや、ネタの準備を、もっと計画的にしていかなければと考えています。
―― 社内報担当者としてのやりがいを教えてください。
何よりも、読者である社員の方からの反応が次も面白いものを作っていこうというモチベーションに繋がっています。こういう要望があったから次はこんな記事を書いてみようというような、さまざまな学びが得られるので、読者の方からの声はとても大切にしています。
現在は、1週間に１度の更新を目指していますが、業務の都合上それがずれ込んでしまうこともあります。そんな時に、「今日は社内報の更新はないの？」と聞かれると、「楽しみにしてくださっている方がいる」、とうれしく感じ、これからも制作をがんばっていこうというやる気がでます。
また、社内報制作に関わっていく事で社員の皆さんの事を知る機会が増えたと感じています。私自身、社内報が話のタネになることが多いと感じ、そのきっかけを元に多くの人との関係を広げることができました。同じように、社内報が社員の皆さんの話題のきっかけになっていることを嬉しく思います。
―― 社員の皆さんに好評な秘訣は、記事の切り口や見せ方に、楽しく読める工夫がなされているからだと思います。これからも定期的に機能や企画などに関する情報発信をいたしますので、ぜひご活用ください。今後とも、よろしくお願いいたします。