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社員の到達率100%。紙文化の会社が約3カ月でWeb社内報を浸透させるまで

石坂産業株式会社の前川敦子さん、本藤はるかさん

産業廃棄物の中間処理業から環境教育活動まで、幅広い事業を手掛ける石坂産業株式会社。テレビ番組『カンブリア宮殿』に石坂典子社長が出演するなど、注目を集めています。

社内では一部社員に社用携帯やパソコンが支給されておらず、情報共有は紙中心でしたが、「社内報アプリ」導入により情報伝達のWeb化に挑戦。公開から3カ月で100%の社員が「社内報アプリ」を活用するまでに変化しました。広報課の前川敦子さん、本藤はるかさんに詳しくお話を伺いました。

■石坂産業株式会社

・事業内容:産業廃棄物中間処理業、環境教育事業
・従業員数:約180人(2020年8月時点)
・広報担当者様:広報課 前川敦子様、本藤はるか様

【導入目的】

  • Web上で会社の情報を全員に届け、アーカイブ化する
  • 情報発信の頻度を高めてさまざまな社員を紹介し、より横の連携を生み出す
  • コミュニケーションツールとして活用する

【課題】

  • 社用携帯やパソコン未貸与の社員もおり、情報共有は紙が中心だった
  • 紙社内報(季刊)では情報のタイムラグが発生する

【効果】

  • 直感的に分かる閲覧画面、管理画面ですぐに使いこなせる
  • カテゴリや記事検索機能で、会社の情報を的確に整理
  • 効果測定を活用し、「社内報アプリ」を読んでいない社員を着実に減らす
  • 正社員・パートの到達度は100%を達成
  • 効果測定で成果を可視化し、社長の信頼を得る

紙社内報のタイムラグを改善し、横の連携を創出したい

――「社内報アプリ」導入前、どのような課題があったのでしょうか。

石坂産業株式会社の本藤はるかさん
社内報担当の本藤さん

本藤さん:石坂産業では、以前から紙の社内報(A4判4~6ページ)を3カ月に1回、全社員に配布していました。誌面構成は社長インタビュー、社員インタビュー、部署紹介、トピックスページなど。取材やデザインまでほぼ全て自分でやるのは大変でしたし、紙で毎回印刷しているのももったいないと感じていました。

また、3カ月に1回の情報発信ではどうしてもタイムラグがあります。弊社の事業は廃棄物処理から環境教育活動まで幅広く、社員はそれぞれ違う仕事をやっており、横の連携を感じにくい部分もあります。横の連携を生むためには、まずはお互いを知ることから。3カ月に一度の紙社内報ではなく、もっとタイムリーに記事を出して、互いの理解を深める機会を増やしたいと考えました。

「紙文化」「ホワイトボードでの情報共有」からの変革

前川さん:弊社はもともと紙文化の企業で、一人1台、パソコンやスマートフォンが貸与されているわけではなく、社内イントラもありませんでした。会社が周知したい情報は紙で印刷して、その都度ホワイトボードに掲示していく状態です。これでは社員全員に会社の情報がなかなか行きわたらず、社員が会社への帰属意識を持ちにくくなってしまうのではと思いました。

そこで紙社内報をWeb化し、会社の今の状況や、社員にとって必要な情報を伝えること、それを社員が検索しやすい環境をつくりたいと考えました。Web社内報が、社内イントラの代わりとなるイメージです。仕事に関するマニュアルや過去の社内報、社内イベントの写真・動画などもアーカイブし、今後のために残していくことも重視しました。

前川さん:他には、「コミュニケーションツール化」という目標を掲げました。社長から「多様性が重視される今の時代に、社員自らが意見を出せるような組織文化をつくりたい」という要望がありました。そのためにはまず、社員同士のコミュニケーションを深めて、互いに話しやすい雰囲気をつくることが必要です。そのためのツールとして、Web社内報を活用しようと思いました。

ほしい機能がそろい、「まさにこれだ!」と感じた

――何が「社内報アプリ」導入の決め手となったのでしょうか。

前川さん:弊社では、個人のスマートフォンやパソコンで社外からアクセスする社員が多いことが前提となります。自社サーバーにWeb社内報のサイトを構築し、アクセスを制限するのは現実的でないため、ASP(インターネット上で利用できるサービス)を使うことになるだろうと想定していました。その条件でインターネットで検索していたところ、ウィズワークスの「社内報アプリ」がヒットしました。

商品資料を見た時に、「まさにこれだ!」と思いました。全社員に情報を届けられるセキュアな商品であること、PDFや動画なども幅広く記事化でき、社員にも投稿権限を付与できることなど、ほしい機能が集まっていました。スピード感を持って導入できることが魅力的で、「社内報アプリ」1点推しで社長に相談し、導入を決めました。

操作性が高く、すぐに使いこなせるように

石坂産業株式会社の本藤はるかさん

――実際に「社内報アプリ」を使い始めて、操作感はいかがでしたか。

本藤さん:2020年4月から「社内報アプリ」の運用を始めました。ツールにおける操作性は非常に重要ですが、「社内報アプリ」は誰でも簡単に記事を投稿できる点が良いですね。

ウィズワークスの担当者による導入前レクチャーで、ユーザー管理や記事更新の仕方を一度教えてもらっただけで、その後は自分たちですぐに使いこなせるようになりました。閲覧側の画面も、どこにどの情報があるのか直感的に分かるデザインになっていて、操作性が高いと思います。

 

記事デザインはテンプレートが9種類あり、通常の「読む型」、写真をたくさん載せられる「ギャラリー型」、新入社員紹介にぴったりの「人物紹介型」など、記事の方向性に合わせて使い分けできるところも便利です。

石坂産業の社内報(新入社員紹介)
新入社員紹介の記事は「人物紹介型」のテンプレートを活用して作成

 

情報整理、アーカイブの点では

  • 「I NEWS」(お知らせ)
  • 「I WAVE」(旧社内報で紹介していた情報)
  • 「I Column」(社長コラム)
  • 「I Base」(社員に知っていてほしい社会・環境問題など)
  • 「I Strage」(過去の動画やファイルなどのアーカイブ)

など5つのカテゴリを用意しました。記事の検索機能もあるので、社員が自由に情報を探すことができます。

効果測定により到達率を可視化。社長自身が積極的に活用するように

――到達率を上げるために、特に役に立った機能はありましたか。

前川さん:効果測定の存在は非常に大きかったです。前職では、WordPressを使ってWeb社内報を運営していましたが、サイト全体や記事単位での分析しかできない点を課題に感じていました。

「社内報アプリ」では、いつ、だれが、どのデバイス(パソコン、iPhone、Android)で、どの記事を読んだかまで、詳しく分析することができます。読んでいない人には、上長を通じて本人に声を掛けて、直接「社内報アプリ」をお勧めしました。

 

効果測定の結果(アクティブユーザー数、PV数など)は定期的に社長にも報告していました。着実に「社内報アプリ」が社内に浸透していることを示し、社長からの信頼も得られたようで、社長自身が積極的に「社内報アプリ」にトップメッセージを発信するようになりました。

当初は社長のインタビュー記事を月1回載せる予定でしたが、それを待たずに社長が自ら原稿を提供するようになり、今では月2~3回、「社長コラム」と題して記事を配信しています。社長コラムが次々に配信されると、ユーザー数が増えて好循環が生まれます。

    石坂産業の社内報(石坂典子社長のTOPメッセージ記事)
    当初の石坂典子社長のインタビュー記事
    石坂産業の社内報(石坂典子社長のコラム記事)
    「社長コラム」として新たにスタート。多くの社員に愛されています

    前川さん:効果測定によって、成果を数字の形で社長に示すことができてよかったです。最近、社員から社内報に関する情報提供が届くようになったのも、うれしい変化ですね。

    他にも、新卒社員が取り組む社内コミュニケーション活性化プロジェクトとコラボ。各部署に配属された新卒社員たちが、先輩との交流を兼ねて、周りの社員に「社内報アプリ」のダウンロード方法を広めてくれました。

    このように、社内の協力を得て地道な活動を続けた結果、開始直後は50%ほどだったアクティブユーザー数が、今ではほぼ100%を達成しました。

     

    「社内報アプリ」によって、これまでの紙文化の会社になかった、新しい取り組みができました。今後は新卒社員のプロジェクトとも連携し、彼らのリアルな取り組みと、ツールとしての「社内報アプリ」をうまく組み合わせて、よりコミュニケーションが豊かで風通しの良い会社を作っていきたいです。

    ――ありがとうございました。


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