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グループウェア、いいね!、コメント、タグとは? 読者に有用な運用について解説

用語解説|グループウェア、いいね!、コメント、タグ

Web・アプリの社内報を作る上で知っておきたい専門用語を紹介する用語集。今回は、いいね!、コメント、タグなど、機能に関わる用語を、ICT初心者向けに分かりやすく解説します。[第1回:クラウド/スマホアプリ他][第2回:UI/ダッシュボード他]

グループウェア

グループウェア・groupware

企業が社内での情報共有やコミュニケーションを円滑化し、業務効率向上を目指すためのソフトウェアの総称。多くの場合、多様なツール群で構成された統合パッケージとして提供されています。

スケジュール管理、タスク管理、ファイル共有、電子メール、チャット、設備予約管理、掲示板など、実現できる機能は多種多彩ですが、提供形態の主流はクラウド型です。

代表例はおおむね以下の通り。

    • Office365(Microsoft)

    Microsoft社が提供するクラウド型グループウェアで、つねに最新のMicrosoft Officeのアプリケーションをクラウド上で利用できることが、他では代えがたい最大のメリット。ウィズワークス発行『社内報白書2020』の「現在使用しているグループウェア」の調査結果では、従業員数3,000人以上の企業では50%以上、全体でも34.4%を占め、2位以下と大差をつけて第1位となっています。

    • G Suite(Google)

    おなじみのGoogle社のWebアプリケーション群「Gmail」「Googleドライブ」「Googleカレンダー」などをパッケージ化し、ビジネスユーザー向けに機能強化・追加を果たしたもの。データセンターの信頼性とコストパフォーマンスの高さで、世界的人気を誇ります。

    • サイボウズOffice(サイボウズ)

    「中小企業のチーム力を強化する」と銘打ったグループウェアで、日本のビジネスにおける使い勝手を20年以上にわたり追求して、日本の中小企業の支持を集めています。クラウド版とパッケージ版から選べるのが特長。

コスト抑制のため、すでに一般的用途にて導入済みのグループウェア上で、社内報を発行する企業も増えてきていますが、もともと社内報としての使い勝手を追求したサービスではないため、「使いづらい…」という声も聞こえてきます。

ポータルサイト

ポータルサイト・portal site

用語解説|ポータルサイト

ポータル(Portal)は「玄関」「入口」という意味。そこから、ブラウザを立ち上げてWeb閲覧を始めるときに、ユーザーがまず表示させるWebサイトを、「ポータルサイト」と呼びます。

検索サービスが提供する「Yahoo! JAPAN」「goo」や、プロバイダ各社が運営する「@nifty」「OCN」などが有名。多くは広告収入で運営されているため、サイト自体の集客を目指して多機能化が進み、ニュース、天気予報、翻訳、辞書、地図、乗換案内、株価など、数多くの便利な情報と機能が詰まった総合サービスとなっています。

近年、こうした総合ポータルサイトを企業内で展開する「社内ポータルサイト」が注目されています。社内限定環境下で、業務に必要な情報やツール類を集約し、社内の情報共有とコミュニケーションの円滑化を期待するものです。

ただ漫然と導入するのではなく、「自社の情報共有やコミュニケーションにおける課題は何か」「何を目指してどう使いたいか」など考察した上で適したポータルを導入し、社員の皆さんにも目的を意識してもらいながら運用することが大切です。

いいね!

いいね!・Like

用語解説|いいね!

SNSやニュースサイト、ブログなどで、個別のコンテンツに対して好意や支持の気持ちを表現する、コミュニケーション機能のこと。このボタンを押したユーザーの数や、(仕様によっては)ボタンを押したユーザー名のリストなどが表示され、コンテンツへの好意的反応を定量的に測るための指標となります。

また、Web社内報・アプリ社内報などの社内のコミュニケーションメディアとして使う場合、1つの記事には1人1回しか「いいね!」ボタンを押せないことを生かして、投票用途に応用するといったアイデアもあります。

コメント

コメント・comment

SNSやニュースサイト、ブログなどで、個別のコンテンツに対して意見・感想・返答などを書き込めるようにする機能のこと。近年、企業でも社外向けの広報施策としてTwitter、Facebook、Instagramなどを運営することが当たり前になってきていますが、そうした企業発のソーシャルメディアでは、「いかにコメント欄をにぎわすか」に注力しているものです。

というのはもちろん、コメントがにぎわって盛り上がれば人が集まり、楽しく巻き込まれてくれる人が幾何級数的に増えてさらに楽しくなり、その企業のファンになってもらうきっかけになりうるからです。

このプロセスと効果は、Web社内報・アプリ社内報でコメント機能を利用する場合でも、範囲が社内限定となるだけで、構図としては似ているはず。社内報のファンになってもらうためにも、「コメントで反応したくなるようなコンテンツ作り」という視点も、情報発信の際に加味してみてはいかがでしょうか。

タグ

※ここでは、Webページを記述するHTMLなどのマークアップ言語で使うタグのことではなく、Webサイトやブログ、SNSなどで、情報や記事を分類・整理する手法としてのタグについてご説明します。

用語解説|タグ

一般的にWebサイトで読者が読みたい記事に到達しやすくする誘導としては、まずはジャンル分け・テーマ分けとしての「カテゴリー分類」を考え、多くの場合、これをグローバルナビゲーション内に組み込みます。

例えば、Web社内報で

①トップからのメッセージ
②事業部・拠点の紹介記事
③社員個人にフォーカスして人柄や活躍を伝える記事

を、それぞれ連載企画とする場合、これら3つは別のカテゴリーに分類するでしょう。それは、読者がそのとき読みたいジャンルやテーマの連載を追いかけるには、そのほうが構造として親切だからです。

とは言え、必ずしもカテゴリー分類だけで事足りるわけでもありません。上記の3つの連載企画を例に、考えてみましょう。

連載のある回が

①トップからの[新事業に関する]メッセージ
②[新事業に携わる]事業部の紹介記事
③[新事業の中核メンバーである]社員個人にフォーカスした記事

だったとしたらどうでしょうか。「新事業」という切り口でも、この記事群をひとくくりに探せたら、新事業についての理解を多面的に深めてもらえそうです。

このように、1つのコンテンツ上には、カテゴリー分類で伝わる特徴以外にも多様な切り口が存在します。こうした多様な切り口を、カテゴリー分類の縦割り的な枠を超えて、自由な切り口で横断的にアプローチできるようにするのが、「タグ」です。カテゴリーは別々だったとしても、例えば「新事業」というタグさえ付けていれば、「新事業」という切り口でも、記事をひとくくりにすることができるのです。

Twitter、Facebook、InstagramなどSNSで日常的に「タグ」「ハッシュタグ」を使う人も増え、タグの用途・目的・使い方もかなり一般化しました。読み手にとって便利な切り口としてタグを提供できると、探しやすさが格段に向上します。

ただし、タグはある程度システマチックに考えたほうがよく、場当たり的にあまり増やしすぎると、目的の分からないタグで溢れ、かえってユーザビリティの低下を招きます。今追加しようとしているタグがカテゴリーとは違った切り口を提供できるか、その切り口は読者にとって有用か?――いったんこのように自問自答してからタグを追加するなど、運用には注意が必要でしょう。


「社内報アプリ」なのか、グループウェアなのか

ウィズワークスの「社内報アプリ」は双方向性を実現する機能としては「いいね!」ボタンとコメント機能を備え、それぞれいつでも機能オン・オフが可能です。「いいね!」とコメントの数は、管理画面トップのダッシュボードからリアルタイムで把握できます。

多機能な総合パッケージとして、業務全体への貢献を目指すのがグループウェアだとすると、「社内報アプリ」はあくまで社内報に特化して、使い勝手や効果を追求したコミュニケーションポータルです。自社にとって必要なツールは何か、じっくりご検討いただければと思います。

「社内報アプリ」に関する詳細な情報は「社内報アプリの特長・機能」のページをご覧ください。


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