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グループウェア、ポータルサイト、CMSとは? クラウドの周辺用語を解説

用語解説|クラウドイメージ

Web・アプリの社内報を作る上で知っておきたい専門用語を紹介する用語集。今回は、クラウドで提供されるサービス周辺の頻出用語を、ICT初心者向けに解説します。[[1]アプリ編

クラウド

クラウド・Cloud

インフラ、ハードウェア、ソフトウェアなどを自前で用意することなく、必要なサービスをインターネット経由で、好きなタイミング・期間・プランで利用する形態のこと。

最も身近な例は「Gmail」でしょうか。メールサービス利用にあたり、多くの企業では自社用メールサーバーを準備して社員のメールアカウントを発行し、社員はパソコンにOutlookなどをインストールして利用してきました。これが「非クラウド」の状態です。

一方で、近年はグーグル社が提供する法人向けグループウェアのクラウド「G Suite」を利用する企業も増えてきました。企業がG Suiteを契約しGmailを使う場合、当然ながら自社用メールサーバーを立てなくてもメールアカウントを発行でき、従業員は何もソフトウェアを準備しなくても、Webブラウザとインターネットさえあれば、直ちにメールサービスを利用可能です。

●メリット

[簡単]短期間利用して気に入らなければ止めるなど、気軽に導入可能。

[メンテナンス不要]自前でハードウェアやソフトウェアなどを準備する場合は、バージョンアップやセキュリティ対策など、すべて自分で行うことになります。しかし、クラウドであれば、サービス提供者の責任で最新化やセキュリティ対策がなされているため、メンテナンスする必要がありません。

[コスト抑制]利用期間・利用人数・利用機能などのそれぞれについて、自社にとって必要最小限の分だけに設定することで、コストも必要最小限に削減できます。

●デメリット

[パッケージの不自由さ]クラウドの場合、できあがったパッケージやプランの中から、自社の希望に最も合ったサービスを選んで導入することになります。そのため、そのサービスにあらかじめ用意されたオプション設定の範囲を超えて、自社の状況や要望に完全に合うように、ソフトウェアそのものをカスタマイズすることはできないのが一般的です。

グループウェア

グループウェア・groupware

グループウエア企業が社内での情報共有やコミュニケーションを円滑化し、業務効率向上を目指すためのソフトウェアの総称。多くの場合、多様なツール群で構成された統合パッケージとして提供されています。

スケジュール管理、タスク管理、ファイル共有、電子メール、チャット、設備予約管理、掲示板など、実現できる機能は多種多彩ですが、提供形態の主流はクラウド型です。

代表例はおおむね以下の通り。

    • Office365(Microsoft)

    Microsoft社が提供するクラウド型グループウェアで、つねに最新のMicrosoft Officeのアプリケーションをクラウド上で利用できることが、他では代えがたい最大のメリット。ウィズワークス発行『社内報白書2020』の「現在使用しているグループウェア」の調査結果では、従業員数3,000人以上の企業では50%以上、全体でも34.4%を占め、2位以下と大差をつけて第1位となっています。

    • G Suite(Google)

    おなじみのGoogle社のWebアプリケーション群「Gmail」「Googleドライブ」「Googleカレンダー」などをパッケージ化し、ビジネスユーザー向けに機能強化・追加を果たしたもの。データセンターの信頼性とコストパフォーマンスの高さで、世界的人気を誇ります。

    • サイボウズOffice(サイボウズ)

    「中小企業のチーム力を強化する」と銘打ったグループウェアで、日本のビジネスにおける使い勝手を20年以上にわたり追求して、日本の中小企業の支持を集めています。クラウド版とパッケージ版から選べるのが特長。

コスト抑制のため、すでに一般的用途にて導入済みのグループウェア上で、社内報を発行する企業も増えてきていますが、もともと社内報としての使い勝手を追求したサービスではないため、「使いづらい…」という声も聞こえてきます。

ポータルサイト

ポータルサイト・portal site

ポータルサイト

ポータル(Portal)は「玄関」「入口」という意味。そこから、ブラウザを立ち上げてWeb閲覧を始めるときに、ユーザーがまず表示させるWebサイトを、「ポータルサイト」と呼びます。

検索サービスが提供する「Yahoo! JAPAN」「goo」や、プロバイダ各社が運営する「@nifty」「OCN」などが有名。多くは広告収入で運営されているため、サイト自体の集客を目指して多機能化が進み、ニュース、天気予報、翻訳、辞書、地図、乗換案内、株価など、数多くの便利な情報と機能が詰まった総合サービスとなっています。

近年、こうした総合ポータルサイトを企業内で展開する「社内ポータルサイト」が注目されています。社内限定環境下で、業務に必要な情報やツール類を集約し、社内の情報共有とコミュニケーションの円滑化を期待するものです。

ただ漫然と導入するのではなく、「自社の情報共有やコミュニケーションにおける課題は何か」「何を目指してどう使いたいか」など考察した上で適したポータルを導入し、社員の皆さんにも目的を意識してもらいながら運用することが大切です。

CMS

コンテンツマネジメントシステム・Contents Management System

コンテンツマネジメントシステム(CMS)

CMSとはコンテンツマネジメントシステムの略で、Webサイトの制作から管理・更新まで、HTMLCSSのスキルなしに簡単に対応できるシステムのこと。

CMSが一般的となる以前は、Webサイトの構築には専門的な知識が必須で、サイトの中を行き来するナビゲーション設定など、非常に手間のかかる緻密な作業を行っていました。

これに対しCMSでは、サイト内ナビゲーションやパンくずリスト設置、トップページから新着記事への誘導など、手間のかかる部分は、あらかじめCMS側で自動的に生成してくれます。

要は、新しい記事を更新する際に、付随して更新されるべきUI部分は、ほぼ何も配慮する必要がありません。テキスト原稿や画像など、記事を構成する素材のみ準備して、Word書類を作り込む程度のデザイン作業をしつつ、CMSに投入するだけで、簡単に更新できるのです

●CMSのメリット

[スピーディ]速報性を要するなら欠かせない、更新の手軽さを備えています。

[Web知識不要]基本的な更新ならHTMLやCSSのスキルは不要です。

[コスト削減と分業可能]更新できる人材の間口が広がるので、内製化によりコスト削減につながるとともに、他の拠点からも更新してもらうなど、分業化で作業負担も軽減できます。

●CMSのデメリット

[導入にハードル]一般的に、CMSの導入時にはコストと稼働がかかるため、CMS自体の変更はそう頻繁には行いません。そのため導入時には、自社で実現しようと思っているWebサイトに最適なCMSを、慎重に選定する必要があるでしょう。

[記事移行が手間]すでに運用しているWebサイトの記事を移行する必要がある場合、相応の手間が発生します。

[サイト構造の自由度に制限]サイト内ナビゲーションなどUI部分が自動生成されるメリットと引き替えに、もともと決まっているサイト構造から逸脱した、例外的構造のページを作成することは、原則としてできません。

ダッシュボード

ダッシュボード・Dashboard

用語解説|ダッシュボード

複数のデータを集積し、概要を一覧表示できる画面のこと。

ウィズワークスの「社内報アプリ」では、管理画面のトップページにダッシュボードを表示、ユニークユーザー数のほか、いいね!数、コメント数、ビュー数のランキングを一覧表示しています


「社内報アプリ」なのか、グループウェアなのか

多機能な総合パッケージとして、業務全体への貢献を目指すのがグループウェアだとすると、「社内報アプリ」はあくまで社内報に特化して、使い勝手や効果を追求したコミュニケーションポータルです。自社にとって必要なツールは何か、じっくりご検討いただければと思います。

「社内報アプリ」の具体的な機能、料金体系が分かるサービス紹介資料を、無料でご提供いたします。「資料請求」ページからお気軽にお申し込みください。


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