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Web社内報の運営を少しでも楽に!制作や情報収集に社員を巻き込むコツ

2020.07.09
運用・体制

Web社内報の運営を少しでも楽に!制作や情報収集に社員を巻き込むコツ アイキャッチ

「Web(アプリ)社内報に興味を持ってほしい」「経営課題の解決に寄与したい」という思いで懸命に運営を続けているものの、社内報担当者1~2人で日々の更新準備や情報収集をこなすのは手一杯で、正直苦しい。そんな悩みを抱えている担当者は少なくないでしょう。

作業負荷を少しでも減らすためには、周りの社員を巻き込むことが重要です。今回は、情報が集まらず困っている担当者、逆に更新すべき記事が多いなど業務過多で困っている担当者、それぞれに向けて、お悩み解決につながるヒントをお伝えします。

Web社内報は半数が1~2人体制で運用

ウィズワークスが発行する『社内報白書2020』によると、Web社内報の担当者数は「2人」が32.6%、「1人」が22.5%となっており、半数が1~2人の少人数体制で回している実情がうかがえます。Web社内報で「編集委員がいる」と回答した企業は17.1%にとどまり、紙社内報での回答結果と比較すると8.0ポイント低くなっています。

『社内報白書2020』による、Web社内報の運営担当者数に関する調査結果

『社内報白書2020』における、Web社内報の運営の協力体制に関する調査結果

少人数で運用していると、さまざまな悩みに直面することも多いはず。ここからは、よくあるお悩み別に解決方法をご紹介します。

よくあるお悩み:ネタが集まらない

「社内報が社内に浸透しきっておらず、社員からの情報が集まらない」「一人でプレスリリースや社内イントラを見てネタを探すものの、どうしても情報が偏ってしまう」「毎日何の情報を更新したらよいか途方にくれている」といった情報収集に関するお悩みを抱える担当者は多いことでしょう。

 

解決策①自分から情報を取りに行こう

さまざまな職場や社員の情報が集まってくる部署の担当者と接点を持ち、社内報に生かせるニュースがないか聞いてみましょう。

例えば人事・総務の担当者、営業部門を束ねる部署長やマネジャー、実店舗や工場を持つ企業であれば、その統括責任者や店長、工場長など。どの組織にも、いろいろな情報を集めるのが得意な人、業務上情報が集まってくる人がいるはず。新商品の裏側、特技を持つ社員、盛り上がっている社内活動など、記事化につながる情報が得られるでしょう。自分一人で情報を集めようとするのではなく、情報提供者を見つけることで情報の幅も格段に広がります。

解決策②自然に情報が集まってくる仕組みを作ろう

Web社内報内や社内イントラにアンケートフォームを作り、社内報で取り上げてほしい情報を募集するという手もあります。①のように自分から情報を取りに行くのが難しい場合でも、自動的に情報が集まってくる仕組みを作っておけば、より効率的に作業を進めることができます。

アンケートが思うように集まらない時は、「新商品の開発秘話を募集しています!」など今どんな情報を求めているかが伝わるように、募集テーマを絞り込んでみるのもおすすめです。

よくある悩み:逆にネタが集まりすぎて大変

一度に複数の部署から記事化を依頼され、それをこなすだけで精いっぱいになるケースもあるでしょう。少人数体制の中で、無理にたくさんの記事を更新し続けるのはどうしても限界がありますし、運営側が社内報を楽しめなくなってしまうのはよくありません。

解決策:発行目的に立ち返り、優先順位を考えよう

そんな時は、社内報の原点でもある、発行目的に立ち返ってみましょう。

例えば、発行目的を「①経営理念の浸透②社内コミュニケーションの活性化③仕事へのモチベーションアップ」としている場合には、多く取り上げているのは何番で、足りていないのは何番なのか。今の社内課題と照らし合わせて、どの発行目的に関わる記事が必要か考え、記事化すべきテーマを取捨選択することが大切です。

よくある悩み:一人で取材も撮影も記事更新も回すのは限界!

社内報担当者が記事制作の実務まで全てこなしているケースも多いでしょう。誰かが記事を書いてくれたら、撮影を手伝ってくれたら…と思ったことはありませんか?

 

 

解決策:各部署に協力者を作ろう

そもそも人手が足りていない場合は、社内報制作の協力者を各部署から1~2人ずつ募集し、「社内報チーム」を作るのもいいでしょう。(「編集委員」と名付けているケースもあります。)各部署のリアルな情報が集まりやすくなるため、ネタ探しに困っているなら一石二鳥です。

その一方で、チームのメンバーには、各自の通常業務と兼務で社内報制作をお願いすることになります。ハードルが高いようにも感じられますが、どうすれば協力を得られやすくなるのでしょうか。

ポイント① 簡単・得意な作業から少しずつ参加してもらう

まずは撮影のみ、記事の更新作業のみなど、短時間で終わる簡単な作業から参加してもらいましょう。各メンバーが得意な分野、興味関心がありそうなことから依頼し、段階的に作業量を増やしていくことをおすすめします。

ポイント② 作業はできる限り簡略化する

簡単に参画できる仕組みを整えることも大切です。あらかじめ原稿のフォーマットを準備しておき、タイトルや本文、画像を当てはめるだけにする。デザインもいくつか決まったテンプレートを用意するなど、メンバーに「これだけ簡単に社内報へ参加できるんだ」と感じてもらいます。

ポイント③ 定期的にコミュニケーションを取り、フィードバックする

通常業務との両立や作業の進め方など、メンバー同士で共通する悩みもあるはず。月に1~2回、社内報チームで会議を開き、定期的に話し合える機会を作りましょう。また、作業を任せきりにせず、こまめにコミュニケーションを取って連携を深めることも重要です。メンバーが担当した取材や記事制作のフィードバックも丁寧に行いましょう。

ポイント④反響の「見える化」でやる気アップ

Web社内報の特徴は、記事のPV数やコメント数など、反響が目に見えて分かること。その反響をメンバーへ逐一報告し、モチベーションアップにつなげましょう。自分が担当した記事がたくさんの人に見られたり、好評価を受けたりすることは、メンバーのやりがいや達成感に直結します。

また、記事の本文中に「この記事は●●さんが作ってくれました」と記載して読者へ紹介するなど、積極的に社内報チームを盛り上げ、メンバーの士気を高めていくことが大切です。

ポイント⑤ 各メンバーの上長に理解・協力してもらう

メンバーに気持ちよく参画してもらうには、各部署の上長の理解を得ることが必須条件です。社内報の存在意義や、社内報が経営課題の解決にもつながることをしっかりと説明し、通常業務と両立しやすい環境を整えてもらえるよう、上長に理解と協力を仰ぎましょう。

可能であれば、人事評価制度の指標に「社内報への貢献度」を組み込んでもらうことで、メンバーのモチベーションアップにもつながります。

Web社内報は社員を巻き込みやすいツール

社員の協力で作業負荷を減らすことができれば、社内報担当者は今後の戦略や改善策を考えるなど、より根本的な業務に注力できるようになります。

社員を巻き込むために必要なのは、社員が簡単に社内報制作へ参加できる仕組みづくりです。最近のWeb社内報はCMS(Webの専門知識がなくても、原稿や画像を一元的かつ容易に管理・保存できるシステム)を使って簡単に更新できるケースが増えており、より社員を巻き込みやすい環境になってきています。ぜひこの機会に、自分一人で業務を抱え込むのではなく、協力者を得ることに目を向けてみてください。


ウィズワークスの「社内報アプリ」は、CMSを活用したWebとアプリ一体型の社内報ツールです。記事の管理権限は4種類あり(上から順に管理者・編集長・編集者・投稿者)、投稿者が記事を提出→編集者が確認、差し戻し→修正後に編集長が確認…というような承認フローがアプリ内で完結できます。Web社内報制作に社員を巻き込むにはぴったりです。

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