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社内コミュニケーションの重要性・活性化させる方法は?

公開日 : 2021.05.31  最終更新日 : 2022.04.03
運用・体制

社内コミュニケーション活性化のメリット社内コミュニケーションを活性化することは、生産性の向上や従業員離職率の低下につながる大事な施策です。社員同士のコミュニケーションのきっかけとして、社内レクリエーションや社員食堂の活用や、会社の動きや仲間を知るための社内報の運用などが有効です。このコラムでは社内コミュニケーションの重要性と、活性化させる方法について解説します。

社内コミュニケーションが必要な理由

多くの組織には、社員同士(ヨコ)の関係、上司と部下(タテ)の関係、部署間(ナナメ)の関係があります。社内コミュニケーションを考える上では、これら全ての関係においてコミュニケーションが円滑であることが大切です。風通しの良い環境は従業員満足度を高める一助となり、企業イメージの向上にもつながるでしょう。

一般的に、企業にとって社内コミュニケーションが重要な理由には次のようなものがあります。

  • 会社・部署の目標やビジョンを共有でき、組織の強化につながるため
  • 仕事の進捗状況を共有でき、業務が効率化するため
  • 社員同士で仕事への取り組み方を話し合い、能力の向上につなげるため
  • 良好な人間関係を築き、企業や仕事に対する満足度を高めるため
  • それぞれの状況・業務内容を把握することは不正の抑止力となるため

7割以上の企業で社内コミュニケーションに課題を感じている

社内コミュニケーションの活性化が重要視されている一方で、少なからず課題を感じている企業が多いのが現状です。HR総研が20203月に発表した「社内コミュニケーションに関する調査報告」によると、企業規模を問わず、「社内のコミュニケーションに課題がある」と感じる企業は76%、さらに、「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害となる」と認識している企業は95%に上っています。

また、社内コミュニケーションの課題について、「部門間」が65%と最も多く、次に「経営層と社員」が58%、「部署内の課長とメンバー」が41%となり、「他部署(ヨコ)」と「上司と部下(タテ)」の関係性に課題を感じていることが浮き彫りとなりました。[1]

[注1] ProFuture株式会社/HR総研:「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査 結果報告

社内コミュニケーションを活性化させるメリット

では、社内コミュニケーションが活性化すると、企業経営においてどのようなメリットがあるのでしょうか。

1. 生産性の向上

上長と部下のコミュニケーションが円滑であれば、業務上で問題が起こった際にもすぐに相談できるため、生産性の向上につながります。また、部署間のコミュニケーションが円滑であれば、自部署での解決が難しい問題が起こった時も、すぐに確認や助けを求めることができます。

このように、会社全体で情報をしっかりと共有することで、それぞれの持つ能力を余すところなく生かせるため、生産性の向上につながるといえるでしょう。

2.従業員離職率の低下

日頃から何か問題が起こったときに、上司や同僚に気兼ねなく相談ができる環境はストレスなく働く上で重要な要素です。>風通しが良く、社員同士の良好な関係を築ける職場環境を整えることは、人間関係を理由とした離職を減らすだけでなく、優良な人材の確保にも有効な手段です。

厚生労働省の「平成 30 年雇用動向調査結果の概況」によると、転職入職者が前職を辞めた理由について、「職場の人間関係が好ましくなかった」を上げた割合は、男性で7.7%、女性では11.8%となっています。特に、男性では前年と比べ0.5ポイント上昇しており、職場の人間関係を重視する傾向は年々強まっていると思われます。[2]

[注2]厚生労働省「平成 30 年雇用動向調査結果の概況」

3. 従業員満足度の向上

従業員満足度(ES)とは、その企業で働く社員の満足度を表す指標です。賃金や福利厚生、職場環境など、さまざまな要素を基に決定されます。特に、企業では上長と部下の意見交換が活発であるほど、不満の改善を図りやすいため、従業員満足度(ES)の向上が期待できます。

従業員満足度を高める方法はさまざまですが、具体例として、ワークライフ・バランスの充実や、多様な働き方の実現があります。これは、社内コミュニケーションが活発で、それぞれの業務を全体把握できている組織の方が達成しやすいでしょう。

従業員満足度を上げることで優秀な人材が定着し、ひいては企業の業績アップにもつながります。

4. 顧客満足度の向上

部署間での連携がとれている企業では、クライアントに最良の提案をできる可能性が高まります。特に、営業部門では、他部署の状況やリソースを把握していなければ、正確で効果的な提案は難しいでしょう。他部署の状況を把握していないがために、納期に間に合いそうもない依頼を受けることは、企業の信頼低下につながりかねません。

また、クライアントから企業に問い合わせがあった場合も、各部署の業務を把握していれば、スムーズに担当者に取り次ぐことができます。企業内部の信頼関係が構築されているからこそ、顧客満足度の向上にもつながるといえます。

5. 企業イメージの向上

企業の賃金や社風などを、さまざまな方法で判定し掲載している「企業情報サイト」では、その企業に勤めていた「社員の口コミ」が投稿されています。「風通しの良さ」「社員の相互尊重」など、コミュニケーションに関する項目が多いため、日頃から活性化や改善に努める企業は、社員の口コミでも企業のイメージを向上できるでしょう。

もし、社内コミュニケーション活性化のためにユニークな取り組みを行っていれば、Webメディアやテレビに露出する機会があるかもしれません。社内外問わず、企業イメージの向上につながる可能性があります。

6. 情報共有の活性化

社内で行う日常的な業務の中に、社員1人で完結できるものはほとんどありません。基本的に仕事は所属する部署だけでなく他の部署とも連携して行っていくものです。

社内コミュニケーションが不足していると、部署内や他の部署との意思疎通や情報共有が円滑に進まず、無駄な時間を消費することになります。

一方、日頃からチームワークができている社員同士であれば、意思の疎通や考えの共有が円滑に進められます。情報共有にかかる時間を軽減できるだけでなく、成果物のクオリティー向上にもつながるでしょう。

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社内コミュニケーションが阻害される3つの原因

社内コミュニケーションが阻害される3つの原因

社内コミュニケーションが阻害される原因としては、主に次の3つが挙げられます。

1. 会社の規模が大きく組織が細分化されている

規模が大きく社員の人数が多い会社は、組織が細分化され、部署ごとの業務の役割が明確に線引きされています。そのため、自分の業務や部署以外の社員とコミュニケーションをとる機会が少なくなってきます。

社内コミュニケーションが足りないと、部署関連系の意識を醸成することが難しいため、社員が個々の仕事に集中し「自分たちの部署に干渉してほしくない」「他の部署のことはどうでもいい」といった考え方を持ちやすくなります。

このようなセクショナリズムは会社が停滞する原因となるため、早めの対策が必要です。

2. 会社の気質や社風からコミュニケーションが取りにくい

会社にはそれぞれ、経営方針や会社理念、社員たちが作り上げた社風や気質があります。仕事の中でのコミュニケーションを「無駄だ」「さぼっている」と考える雰囲気が社内に蔓延していると、社員同士のコミュニケーションは自然と減ってしまいます。人間に例えると性格のようなもので、なかなか変えることが難しい部分です。

例えば、時間外労働などのコストをできるだけ削減し、徹底した業務効率化を推進している会社であれば、雑談などを交えて行う長時間会議やミーティング、業務中のちょっとした情報交換を良しとしない場合があり、社内コミュニケーションが取りにくい雰囲気ができてしまいます。

また、会社によっては、ヒエラルキーが厳格で、経営者や上司に意見を言いづらい環境の場合もあります。社員が経営者に、部下が上司に思ったことを言えない雰囲気は、タテのコミュニケーション不足を招きます。

タテのコミュニケーションが不足すると、経営者や上層部の意図が社員に伝わらない、社員のモチベーションが低下する、組織の問題に中間管理職や経営者が気付かないといった問題が生じ、最終的に会社の弱体化にもつながってしまうでしょう。

3.社員同士が顔を合わせる機会が減少している

昨今ではテレワークを導入する企業が増えたため、社員同士が顔を合わせる機会が減り、社内コミュニケーションが減少したケースもあるでしょう。

2020年から世界を騒がせている新型コロナウイルスによって、自宅で業務を行うテレワークを推進する会社も増えています。オンラインチャットなどを利用することでコミュニケーションを図ることは可能ですが、社内で直接対面して会話をするのと同じような気軽な相談や情報共有をしづらいと考える人も多いでしょう。

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社内コミュニケーションの方法

社内コミュニケーション活性化にはさまざまな方法があります。ここでは、社内で簡単に導入できる、コミュニケーション活性化の方法を紹介します。

1. レクリエーション

社員旅行やバーベキューなど、全社員参加型のレクリエーションを開催します。家族的経営が多い従来型の日本企業では、社員旅行を企画することが多くありました。最近は従業員個々の事情を考慮して、社員旅行は減ってきましたが、それでもBBQや懇親会といった軽めの社内交流イベントを取り入れることもあります。こうしたコミュニケーションの機会創出により、普段は交流のない他部署の社員とも会話をすることができます。

また、チーム対抗のスポーツイベントでは、普段なかなか見ることのできない社員の意外な一面を知るきっかけともなるでしょう。気負わずに参加できるイベントであれば、上司と部下の距離も縮まりやすくなります。

現在はコロナ禍のため、オンラインで楽しめる全社員参加型のイベントも増えています。

2. 社員食堂・ランチミーティング

誰かと共に食事をする「共食(きょうしょく)」をする成人はストレスが少なく、健康を感じる傾向にあると農林水産省は発表しています。[3] リラックスして食事を楽しめる社員食堂の活用は、コミュニケーションの活性化においても有効でしょう。

また、社員食堂などの施設設計が難しい企業では、会議室などを開放し、強制ではないランチミーティングなどを開催するという方法もあります。会議よりもフランクに会話を楽しめるほか、仕事外での様子をお互いに知ることで、社員同士が健康状態に配慮しあえる場にもなります。コロナ禍の現在はオンラインで開催することもあります。

[注3]農林水産省:「食育の推進に役立つエビデンス(根拠)」

3. 社内報

社内情報伝達のツールとして活用されてきた社内報も、社内コミュニケーションツールとして効果的です。冒頭でも述べた通り、社内コミュニケーションでは、社員同士の関係(ヨコの関係)、上司と部下の関係(タテの関係)、部署間の関係(ナナメの関係)を考えることが大切です。よく考えられた社内報は、これら3つの関係をつなぐコミュニケーションインフラとしての機能を持っています。社内報ができることとして少し具体例を挙げてみましょう。

  • 経営層の考える企業イメージや将来像を一般社員と共有できる
  • 各部署の特集ページを充実させることで、他部署への理解が深まる
  • 部署内メンバーのインタビュー記事があれば、会話のきっかけとなる

 

このように、会社のビジョンや現在の状況、社員一人一人の個性などを全員で共有できることが社内報の魅力といえます。

最近では、印刷媒体の社内報だけでなく、アプリやWebで閲覧できる社内報も増えてきており、よりリアルタイムに情報を共有することが可能です。

また、紙社内報での課題だった一方通行のコミュニケーションも、Web媒体ならば「いいね!」や「コメント」を活用して、双方向のコミュニケーションを実現できる点も魅力です。

4. 社内SNS

働き方の多様化に伴い、在宅勤務など、社内に出勤することが少ない社員もいるでしょう。そのような社員とも交流ができるように、社内SNSを導入するのも良いでしょう。

チャットツールだけでなく、リモート会議機能も付いていると、家にいながらミーティングに参加することもでき、コミュニケーションの活性化に役立つといえます。

社内 コミュニケーション

5. 1on1

上司と部下が11でミーティングを行うことを1 on 1といいます。

部下は業務上の報告や仕事をしていて困っていることなどを上司に相談し、上司はその報告や相談に対してフィードバックします。普段伝えられていない悩みだけでなく、今後会社の中でどう働くかといった話もでき、1対1で話すことで、上司と部下のあいだに信頼関係が生まれやすい点がメリットです。

取り組みのポイント

どのような問題も、まずは課題を理解することが重要です。社内コミュニケーションを改善・活性化する上でのポイントと、注意点を解説します。

1. どこに課題があるか把握する

まずは、社内のコミュニケーションのどこに課題があるかを把握することが大切です。社員同士「ヨコ」の関係なのか、それとも上司と部下の「タテ」の関係なのか、または、他部署「ナナメ」との関係かによりコミュニケーションの手法は変わってきます。まずは、社内のどの関係に課題があるかを把握するかが重要です。

2. 相互理解に努める

課題に合った手段が見つかり、いざコミュニケーションを活性化する段階となったら、相互理解を深めることに努めましょう。相手はどのような業務に従事しているのか、仕事・私生活での悩みはないか、など、意思疎通の基本は相手を「知ろう」とする姿勢です。否定することなく、まずはお互いを「知る」ための努力をしましょう

3. 積極的に行動する

コミュニケーションを活性化するために新しい取り組みを導入しても、活用しなければ意味がありません。最初は賛否両論あるかもしれませんが、まずは積極的に行動に移してみましょう。もし、取り組みに積極的でない社員が多い場合は、上長が率先して行動するほか、試用期間を定めるなどして、様子をみてみましょう。

社内コミュニケーション活性化の取り組み 企業事例

実際に企業が実施している取り組みが分かると、社内コミュニケーション活性化のイメージがわきやすくなるでしょう。ここでは、具体的な企業事例をご紹介します。

サイボウズ株式会社【仕事Bar】

グループウェアの開発、販売、運用を行うサイボウズ株式会社では、リラックスした雰囲気で仕事の話をする場(Bar)の開催を支援する「仕事Bar」という制度があります。飲食を活用して業務上のコミュニケーションの質と量を高めることを目的に、5人以上の会を開催する際に1人あたり1,500円を補助します。社内コミュニケーションが生まれやすくなる効果が期待できます。

※参照:サイボウズ流「チームワークあふれる会社にするコミュニケーション」とは?

株式会社メルカリ【シャッフルランチ】

フリマアプリ「メルカリ」の企画・開発・運用などを手掛ける「株式会社メルカリ」は、全社員からランダムに組み合わせた5~6人のチームでランチを行う「シャッフルランチ」を実施しました。部署の垣根を越えた交流となり、さまざまな職種の視点を取り入れることで仕事の質を上げられます。

※参照:「シャッフルランチ」でコミュニケーションを活性化♪ #メルカリな日々 2017/7/18

株式会社サカタのタネ【Web社内報】

種子・苗木・球根・農園芸用品の生産・販売を行う株式会社サカタのタネでは、Web社内報を通じて社内コミュニケーションの活性化を進めています。世界各国の社員がお気に入りの写真や趣味の写真を投稿する企画があり、記事のコメント欄では同じ趣味を持つ人が楽しく会話を繰り広げているそうです。そこから発展して「社内の昆虫好きで集まろう」という話も出ており、新たなコミュニケーションが生まれています。

※参照:趣味の写真から業務ノウハウまで!各国から投稿が相次ぐ、双方向型グローバル社内報ができるまで

社内報で社内コミュニケーションを活性化しよう

社内コミュニケーションを活性化することは、企業の業績を上げるだけでなく、従業員満足度の向上にもつながります。

とはいえ、コミュニケーションに課題を抱えている企業が多いのが現状です。「経営陣と社員」、「上長と部下」などタテの関係性、「他部署」などナナメの情報共有など、特に困難と言われる関係は全社員参加型の「Web社内報」が、コミュニケーション活性化のきっかけづくりとして有効です。

ウィズワークスの「社内報アプリ」は低コストでマルチデバイス対応の社内報ツールなので、ブログやSNS感覚で記事作成ができ、「コメント」や「いいね!」機能も充実しているため、簡単に全社員参加型のコミュニケーションを実現できます。

「どのように導入すればいいか分からない」「利用料金について知りたい」といった方は「資料請求」ページからお気軽にお問い合わせください。


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