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2社統合の新会社。全国の拠点を巻き込み、経営と社員、社員間の絆を育む社内報へ

広報担当者の鈴木様(左)、橋爪さん(右)メタルワン建材および三井物産スチールの建設鋼材事業と製鋼原料事業を継承し、2014年11月に設立されたエムエム建材株式会社。2社の統合により新しい会社に生まれ変わった同社は、コミュニケーションツールとしてさまざまな媒体の社内報を活用してきましたが、今般2021年2月、社内報アプリを導入しました。
全国の拠点に社内報の制作チーム(タスクフォース)メンバーをおいて、制作過程からコミュニケーション活性化に挑む、広報担当のお二人にお話を伺いました。

※撮影時のみマスクを外していただきました。

【導入目的】

  • 社内のみならずグループ会社の全社員が閲覧できるツールとする
  • 経営陣と社員間の双方向コミュニケーションの場とする
  • 異なる会社から集まった社員間のコミュニケーションを促進する

 

【課題】

  • 1つの会社に、2つの社内報(合併前の紙版、Web版)が混在
  • 新たな社内報(紙)を創刊するもなかなか読まれず、一方通行になりがちで反響を得にくい
  • 全社が一つになるには、社員間コミュニケーションの場が必要であった
  • コロナ禍もあり、コミュケーションの場が減少した

 

【効果】

  • 経営陣の人柄を伝えるコンテンツで、現場と経営の距離が近く
  • 各拠点の社員を社内報制作に巻き込み、拠点間のコミュニケーションも活性化
  • 経営陣や他部署が積極的に社内報アプリを活用するようになり、価値が向上
  • 管理画面で社員の反応を把握し、対策を実施することで閲覧数アップへ
  • 通勤時・在宅時など、読者の都合に合わせて閲覧ができる

■エムエム建材株式会社

  • 事業内容:建設鋼材事業、製鋼原料事業
  • 従業員数:単体約650人、連結約1,000人(2021年4月現在)
  • 広報担当者様:橋爪英子様、鈴木翼様

 

統合後、経営の声を伝え、社員間交流を促進するツールとして社内報に注目

―― まずは、社内報アプリの導入を検討したきっかけから教えてください。

橋爪さん:弊社は2社の統合により生まれた会社で、当時経営としてもコミュニケーションを非常に重要視していました。グループ会社を含め約1,000人の社員に、経営からのメッセージを届けるために、また、知らない者同士だった社員間のコミュニケーションを促進するためにも、社内報を活用できないかと考えていました。

ただ、統合後しばらくは優先すべき業務が他に多々ありましたので、2社が元々発行していた紙・Web社内報をそのまま継続していましたが、3年目に広報担当部署が事務局となり、新たに社内報タスクフォース(以下T/F)を立ち上げました。

全国から選出されたメンバーに、企画から取材、撮影までを担ってもらう体制としたのは、制作過程においても、T/Fメンバー間でコミュニケーションが生まれることを期待してのことでした。

事例紹介1
社内報の歴史を振り返る橋爪さん(右)と鈴木さん

 

その後、新社内報(紙)を創刊し、一定の目的は達成できたのですが、課題も見えてきました。紙は、なかなか読んでもらえないところがあります。特に、紙の社内報は、一方通行になりやすいです。

そこで、社内イントラに社内報のWeb版を載せて、動画配信も始めたのですが、残念ながら、このイントラを見られないグループ会社の人も半数以上いました。

また、当時のWeb版の作り込みは外部に委託していましたので、ある程度の制作日数が必要で、リアルタイムな発信ができませんし、日々締め切りに追われて大変でした。そうした全ての課題を解決する方法を模索している中で出合ったのが、ウィズワークスの「社内報アプリ」だったわけです。

―― 「社内報アプリ」の導入の決め手となったことがあれば教えてください。

橋爪さん:双方向コミュニケーションツールとして課題を解決できそうだったこと、私たちでも簡単に記事を作れそうだったことがポイントでした。また、スマートフォンで閲覧できることも魅力的でした。

タイミングよく、コロナ禍で在宅勤務が増えたこともあり、社内の電話を固定電話からスマートフォンへ切り替える話も出ており、さまざまな条件が合致して、導入が決定しました。

コンテンツ制作は、他社事例も参考に。全国の社員を巻き込み記事を制作

―― 導入からスタートまでの間、社内報アプリのサポートで良かったことはありましたか?

橋爪さん:私たちはWebに精通しているわけではなく、システムの勉強が必要だったこともあり、契約からスタートまでは約2カ月と、思ったより時間を要しました。ただ、ウィズワークスの方にWeb会議などでシステムの使い方を教えてもらいながら、いざ、スタートしてみると、そんなに大変ではなく、慣れてしまえば問題ありませんでした。

鈴木さん:私はまず、社内報アプリを触ってみて直感的に「操作面は大丈夫そうだな」と思いながらも、「これまで年に数回の発行だった社内報を、毎月アップするとなると、どうしたらいいのだろう」と漠然とした不安があったので、ウィズワークスの方にいろいろとアドバイスをいただきました。「他社では部署紹介をやっていますよ」などと、たくさん事例を教えてもらえたのは、とても参考になりありがたかったです。

橋爪さん:ウィズワークスが主催する、他社の社内報担当者とのオンライン交流会に参加できたのも良かったです。他社と社内報に関する課題を共有できたり、「なるほど、そういう使い方をしているのか」と気付きを得たり、生の声を伺って学びが多くありました。

鈴木さん:全国の社内報コンクール「社内報アワード」のオンラインイベントにも参加させていただき、社内報の好事例をたくさん知ることができました。コンテンツ制作の参考になりました。

―― 御社の社内報はコンテンツが多彩で魅力的ですが、T/Fメンバーは現在、何人いらっしゃるのでしょうか。

鈴木さん:全国に9チーム、21人のメンバーがいます。人選は各部署の上長にお任せしていますが、若手社員が中心です。SNS世代は、こういったものに慣れているので、自分で動画まで作り込んで送ってくれる人もいますね。

T/Fメンバーとは異なりますが、2021年度の新入社員も社内報制作に巻き込みました。3チームに分けて、自由に自己紹介動画を制作してもらい、社内報アプリに載せたのですが、それぞれカラーが違っていて面白かったです。ビュー数も高く、社内からも評判でした。

事例紹介2
ランチと絡めて自己紹介をするなど、新入社員の個性が伝わる動画に

役員への突撃インタビュー、拠点のグルメ対決企画も

―― 企画制作で意識していることはありますか?

橋爪さん:コロナ禍で、以前のように経営陣と若手が直接対話をする機会も少なくなってしまったので、その代わりになればと思い載せているのが、経営陣への突撃インタビュー動画です。

事前に質問内容を知らせず突撃で質問し、プライベートな話題も交えつつざっくばらんに答えていただいて、経営陣の人柄にクローズアップして伝えています。なかなか話す機会がない経営陣に対しても、親しみを持ってもらえたらと意識して作っています。

事例紹介3
正月に家族とゲームを楽しんだエピソードを披露する役員。動画で人柄がよく伝わる

 

―― ビュー数やいいね数が多かった記事は、東京の本社と新潟支店という、離れたメンバーで構成されているチームのコラボ企画「東京vs新潟 グルメ対決」ですね。

橋爪さん:人気の拠点紹介企画の一つですが、このコロナ禍では旅行もできませんので、地域発信の企画で楽しんでもらえたら、との思いもありました。

鈴木さん:風のうわさで、おいしそうなものの写真を某SNSにアップしていると聞いていた方に写真提供をお願いしたところ、たくさん写真を提供してくださいました。やはりSNSに慣れている方には、社内報アプリにも協力してもらいやすいです。

事例紹介4
それぞれの地域のおすすめ麺類で対決。本部長と支店長に対決風のポーズを決めてもらっている

 

―― 社内報アプリに対する社員の反応はいかがでしょう。

橋爪さん:盲導犬支援活動を紹介した記事などに対して、「こういった活動は素晴らしいですね」と、メールで直接感想を寄せてくれる社員もいます。また、2022年2月でリリースから1年が経つので、社内報アプリ内のフォーム機能を使い、読者アンケートを実施するところです。

また、管理画面でビュー数やいいね数を簡単に確認できるので、よく見ています。例えば、T/Fメンバーが投稿した記事には、彼らと同じ部署の人がいいねを押すことが多いことが分かります。そうした中で、違う部署の人が多くいいねを押している記事があると、「この記事はより幅広い層に共感を得たんだな」と分かります。

うれしかったのは、情報システム部の方が社内のシステム委員会の場で、「コミュニケーションツールとして使えるので、何か発信するときには使ってください」と社内報アプリを紹介してくれたこと。こちらからお願いしたわけでもないのに、ありがたいです。

役員からも「何かあれば、社内報アプリに載せたら?」と発言してもらえることが増えており、紙社内報のときよりも明らかに認知度が上がっていると感じます。

事例紹介5
社員の巻き込みがとても上手なお二人。社内には、ポジティブな変化が着実に生まれ始めている

社員の行動パターンを基に、記事更新と通知のタイミングを工夫

―― 閲覧数を上げるためのポイントがあれば教えてください。

橋爪さん:社内報アプリはタイムリーに記事を出せるのが魅力です。素材が集まった記事から簡単に投稿し、後から修正もできるので、作り手側の精神的な負担も減りました。こまめに記事を更新する方が、閲覧数が上がるように思います。新着記事を読んだときに、昔の記事までさかのぼって見ているのか、他の記事も閲覧数も伸びています。

鈴木さん:記事更新時の社内通知は、社内イントラへの掲示と、メール配信とで時差をつけて行っています。社内イントラは記事公開日のお昼休み前に、メールはその翌日の15時ごろにお知らせします。どちらも、スマホやPCをよく開く時間帯を狙っています。

更新のタイミングも工夫しています。営業が忙しい月末・月初は避ける。金曜日は比較的、PCを開いて書類の整理などを行う方が多く、その合間に社内報アプリを見てくれるので、そうした実績を参考にして更新しています。特に、T/Fメンバーが作った記事は閲覧数を上げて、彼らのモチベーションを高めてもらいたいので、更新のタイミングをしっかりと合わせています。

―― 現時点で感じておられる効果や、今後の展開ついてはどうお考えですか?

橋爪さん:普段顔を合わせることがない遠距離のT/Fメンバーが、社内報アプリの制作を通じて、オンラインで顔を合わせています。それだけでもコミュニケーションは活発になっていますし、社内のつながりも少しずつで生まれてきていると思います。

今後の目標は、グループ会社からもT/Fメンバーとして制作に参加してもらえるような体制にできればと考えています。これまで以上に、普段は関わりのない人たちと交流することになりますが、そこに取り組まないと、当初の目的が達成できません。今後は、より積極的にグループ全体のコミュニケーション促進を図っていきたいと思います。

―― ありがとうございました。

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