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グループ30社、2万人を一つにつなぐ スピード感と臨場感あふれるアプリ社内報

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グループ企業理念「よく生きる」のもと、国内教育、グローバル教育・介護・保育など、幅広く事業を展開するベネッセグループ。20211月、グループ会社約30社、2万人をつなぐデジタル基盤として、社内報アプリを導入しました。コロナ禍で働き方が変化する中、迅速に「社内報アプリ」の導入を実現し、グループのインナーコミュニケーション(以下IC)を推進しています。ブランド・広報部 ブランド・インナーコミュニケーション課の皆さんにお話を伺いました。

■目的、課題、効果

【導入目的】

  • グループ全社員がアクセスできるデジタル基盤を整備する
  • スピード感を持った情報共有で、仕事の誇り、働きがいを醸成する
  • グループの理念、価値観への共感を喚起する

 

【課題】

  • グループの事業が多様化し、各社の働き方も変化する中、インターナルコミュニケーションの見直しが急務
  • グループ会社ごとにデジタル基盤が異なり、全社員が見られるツールが必要
  • リモートワーク化、フリーアドレス化で紙社内報の配布が困難に

 

【効果】

  • 操作しやすく、誰もが簡単に記事を作れる
  • リアルタイムな投稿で、スピード感、臨場感あふれる情報共有が可能に
  • 効果測定から、グループ会社ごとの反応をみて次の企画に生かせる
  • グループ共通の話題によって、グループへのエンゲージメント向上も

■株式会社ベネッセホールディングス

  • 事業内容:国内教育、グローバルこどもちゃれんじ、介護・保育、その他
  • 従業員数:約2万人
  • 社内広報担当者様:泉ひろ恵様、明日佳織様、岩永華奈様

 

働き方が変化する中、グループ30社共通のコミュニケーションインフラを整備

―― 以前から紙の社内報、イントラ、朝礼など、充実したインターナルコミュニケーション(IC)ツールをお持ちでした。その中で新たにWeb社内報を検討することになった経緯を教えてください。

泉さん
泉さん

泉さん全社員が見られる共通のデジタル基盤がなかったことがきっかけです。

ベネッセグループは教育、介護・保育、生活など事業が幅広く、各グループ社員の働き方も大きく異なります。その中で、互いの情報共有ができるツールは必要不可欠です。

以前は、紙の社内報を配ることで情報共有を図っていたのですが、コロナ禍でオフィスのフリーアドレス化やリモートワーク化が進み、一人ひとりに紙の社内報を配ることは難しくなりました。グループ朝礼も、リアルからオンラインに変更。場での空気感を伝えづらくなっていたことにも不安がありました。

社員が企業理念「よく生きる」に共感できるきっかけを持てるよう、スピード感を持って、グループ全体に等しく情報が伝えられるデジタルツールが必要だったわけです。

―― サービス検討の際、重視されていたポイント、そして、「社内報アプリ」に決めた理由を教えてください。

明日さん
明日さん

明日さん:スピーディーに導入できるよう、開発の負荷が少ないこと、自分たちでも簡単に運用ができることを重視しました。

「社内報アプリ」は、トライアルで操作画面を見て、これなら自分たちですぐにできそうだと、クリアにイメージできました。ランキング表示やPV数も簡単に見ることができましたし、コメント機能の仕様なども分かりやすかったです。

さらに、導入企業の声やウィズワークスの知見を凝縮して、どんどんバージョンアップをしていくとの説明を聞いて、これからの可能性を感じたことも決め手の一つです。

泉さん:直感的に触れるアプリで、すぐにでも弊社の社内報アプリとして機能するイメージが持てたことは大きかったですね。閲覧する側の社員にとっても、とても見やすそうでした。

岩永さん
岩永さん

岩永さん:管理側としては、Wordを普段使いできれば問題ない操作感で、やりやすそうでいいと思いました。私はサイトを作る経験自体が少なかったので、実現したいサイトイメージをウィズワークスに伝えながら、サイトマップの整理などから一緒に考えられたこともよかったです。

 

 

明日さん:ウィズワークスのサポート体制にも安心感がありました。「IC全体をどう設計していけばいいのか」という相談にも、「アプリだけでなく、イントラも紙も朝礼も、いろいろなものを使い分けながら、最適解を一緒に探っていきましょう」といった提案を受けました。全体を俯瞰しつつ、ずっと一緒に伴走してもらえそうだなとの期待感もあり、社内報アプリに決めました。

―― 導入決定後、社内公開に向けて準備をする中で感じられたことも聞かせてください。

岩永さん:トップ画面をカスタマイズしたのですが、標準の機能を生かしつつ、「ここを少しカスタマイズすればできますよ」と、一緒に見やすいページを考えてくださったので助かりました。

明日さんこちらのオーダーを受けるのではなく、「なぜ、それを実現したいのですか?」というところから、一つひとつ丁寧に確認しながら、「それならば、こういう仕様ができるか開発側と相談しますね」と、一緒に考えてくれたのはうれしかったですね。さすが社内報のプロだな、と思っていました。

泉さん:オープン後の今も、当社の記事を読み込んでサポートしてもらっていることがよく分かり、「一つのチーム」として一緒に動いてくださっていると感じます。伴走サポートしてくださるウィズワークスの皆さんも含めて、社内報アプリは非常に頼りになる存在です。

スピード感と臨場感が圧倒的に違う!リアルタイムな情報発信でグループが一つに

―― 「Beyond」と名付けて社内報アプリをスタートしてから、ユーザーからの反応はいかがでしょうか。

明日さん:運用開始から半年が立ちましたが、これまでで一番反響が大きかったのは、東京オリンピック2020のセーリングの企画です。オリンピックの期間中は毎日 23回記事を更新していました。

泉さん:レース直前の選手たちの意気込みや会場の緊張感、レース結果のレポートをタイムリーに更新していきました。昨日、今日、たった今の情報をすぐにグループ全体に発信できたのは、社内報アプリならでは。圧倒的にスピード感と臨場感が違いました。

記事紹介1
期間中は、大会会場にいる監督(ベネッセの執行役員)が電話でコメントをボイスメールに録音→ほぼリアルタイムでAIがテキスト化したメールと録音音源が広報担当のメールに着信→すぐに「社内報アプリ」にUP、というスピード感で記事を投稿

 

明日さん:コメント欄をつけたことも大きかったと思います。コメント数は、記事によって差がありますが、今回のセーリングの記事では、社員から「毎朝見るのが日課です」「テレビでは見られない裏側を見られたのでうれしい」「オリンピックを身近に感じられた」「同じ社員が出ていて誇りに思いました」という声を、たくさんもらいました。グループみんなで感動を共有できたことは、とてもよかったと思いますし、アーカイブとして残るのもいいですね。

他にも、大会前に、セーリング経験者の社員が競技の基本や見どころを解説する動画を公開するなど、オリンピック期間を通じてさまざまなコンテンツでグループ全体を盛り上げられました。

記事紹介2
セーリング経験者の社員が、競技の基本や見どころを解説する動画も公開

 

―― 他にも、グループ横断の新規事業・業務改善提案制度に関連する記事で、閲覧数がぐっと伸びた印象があります。

泉さん:この提案制度はグループ横断の経営の仕組みとして今年からスタートし、グループ各社の社員が積極的に情報を取りに来てくれました。その情報発信の場が社内報アプリということで、初めてその存在に気付いてくれる人も多かったと思います。また、提案制度の事務局メンバーも、グループ全体に情報発信できる場を探していたので、社内報アプリがあって良かったです。

「提案制度の情報は『Beyond』へ」と、メルマガで案内をしたり、ポスターを掲示したり、いろいろなツールを使いながら、社内報アプリに誘導しました。企画をブラッシュアップするためのセミナーの開催情報や、二次審査プレゼンをオンラインでリアルに視聴できるURLなどを掲載し、多くの社員が来てくれました。

記事紹介3
提案制度の二次審査プレゼンの視聴URLを告知し、実際に多くの社員が参加した

 

効果測定から閲覧につながる記事を企画。グループへの誇りが生まれる場所へ

―― グループ報の目的として、経営理念や経営メッセージの浸透、仕事のモチベーションUP、グループ間の交流の促進などを掲げていたかと思います。当初の目的に近づいている感はありますか?

泉さん提案制度もそうなのですが、理念や価値観に共感してもらえるような活動をいくつも行なっていて、そうした情報が、今までとはまったく異なるスピードで発信できています。今までは届かなかったグループ会社の社員もアクセスができるようになって、確実に広がっていると感じています。

岩永さん:効果測定からも、特に、自分の会社が記事で紹介されると、その会社からのアクセスが増えることが分かってきました。

泉さん:あるグループ会社の記事を載せたとき、他のグループ会社から「協業ができそうなので、つないでほしい」との連絡が入ったことがあります。これはまさに私たちがやりたかったことで、とてもうれしかったです。紙社内報の時にはあまりなかったことで、「Beyond」上で気軽に編集部に問い合わせられる設計にしているからか、ハードルが低いのだと思います。そうした社内報アプリの良さを生かして、これからグループのつながりをいっそう深めていければ、と思っています。

―― グループ報として、今後注力したいことはありますか?

泉さん:もっと多くの会社の人に、定期的に訪問してもらえるように考えて作っていきたいです。例えば、グループ共通の話題を記事にすることで、閲覧にもつながると感じています。

以前、グループ全体で取り組むDXをテーマに特集記事を作った際に、各会社でDXがどう進んでいるのか。グループ全体のDXの方針はどうなっているのか紹介したことで、興味を持ってもらえました。今後もさまざまなテーマで、グループ各社の個性を発揮しながら、大きな方向を共有できる場にもしていきたいです。

―― 今後、社内報アプリで取り組みたいこと、また、目指す姿を教えてください。

岩永さん:日常業務に生かしていけるヒントを得たり、他の仲間の取り組みを知ることで、自分もがんばっていこうと思えたり、ベネッセグループで働いていることが誇らしいなと、気付きを得てもらえる場所にしていきたいと思っています。

明日さん:「Beyond」という名前は、100を超える公募の中から選んだのですが、決め手は、命名者が込めた思いと、私たちが目指したい姿が一致していたからでした。「社会課題を乗り越える」「グループの垣根を超える」「今のベネッセを超えて、新しいベネッセになっていく」など、さまざまな「Beyond(超える)」を実現したいと考えています。個社での仕事もしつつ、グループ全体を意識して、視野が広がるきっかけとなる。そんな媒体にしていきたいです。

泉さん:「よく生きる」というグループの理念を大切にしている社員が、さまざまな場所で、お客様の「よく生きる」のために働いているのがベネッセグループです。このサイトの記事から具体的な知識を得るだけではなく、「『よく生きる』ってそういうことなんだな。こういうことが大切なんだな」とふと理念に共感できるような、ベネッセグループらしいサイトを目指していきたいと思います。

―― ありがとうございました。

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