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社内の情報共有はどうすればいい?重要性や共有時のポイントを紹介

オンライン会議テレワークや時短勤務など働き方が多様化している昨今、社内の情報を漏れなく共有することはとても大切です。うまく情報共有ができないと、結果的に業務に支障が出る可能性もあります。社内の情報共有が重要であることをしっかり認識し、適切な対策を実施しなければいけません。

この記事では、社内でどのように情報共有を行ったら良いのか、押さえておきたいポイントや具体的な方法を紹介します。社内の円滑な情報共有に役立ててください。

情報共有の重要性とは?

企業における情報共有が重要なのは、情報が業績にも影響する大きな要素だからです。

社員が持っている情報を社内やチーム内の全員で共有すると、仕事の効率化を図ることができます。情報共有を習慣化しておけば、必要な業務を漏れなく行えるだけでなく、トラブルへのリスクを減らすことができます。次第に社員同士の信頼感も高まっていくでしょう。情報共有がスムーズであれば、生産性や商品の品質が向上するというメリットも期待できます。

情報共有がうまくいかない理由

社内の情報共有が重要だと分かっていても、実際にはスムーズにできずに悩むことも多々あります。社員間の情報共有がうまくできない場合、その理由や原因は複数あります。 まずは、うまくいかない理由を把握しておきましょう。

知識が属人化している

社員が仕事で獲得した知識や情報は、そのままにしていると「属人化」してしまいます。属人化とは、社内での情報共有ができずに知識が特定の社員に偏ることです。ある特定の情報を持つ社員が不在になった場合は、必要な情報が得られないためチームとしての仕事が滞ってしまいます。もし、その社員が退職した場合、その社員だけが有する知識や情報は使えなくなってしまうでしょう。

 また、優秀な社員のノウハウが共有されていなければ、企業全体の業績も思うように上がらなくなってしまいます。情報と知識の両方を、属人化せずに社員間で共有することが大切です。

情報共有の方法やタイミングがバラバラ

情報共有がうまくできない理由の一つとして、情報共有の方法やタイミングが社内で決まっていないことも挙げられます。

電話や対面で口頭だけの説明をすれば、社員への情報共有は一時的なものになってしまうでしょう。業務に関する大切な情報を共有する場合は、メールや資料など目で確認できる状態で伝えることが大切です。

最近では、チャットツールを活用して情報共有することも増えています。ただし、チャットをするだけでは、情報共有が一時的なもので終わったり、共有される社員が限定されたりする可能性があります。社内で円滑な情報共有を実現するためには、方法やタイミングを明確に決めて共通認識を持つことが必要です。

また、仕事上さまざまなコミュニケーションツールを使い分けているケースも多く、どのツールで誰と連絡を取っているかは人によって異なります。どのツールで情報共有がされるかが決まっていれば、情報を受ける相手が確認しやすくなり、より確実に必要な情報を得られるでしょう。

さらに、毎週決まった曜日の同じ時間に情報を共有する、などのルールがあれば忘れずに確認できるでしょう。こうしたルールがなければ、自分でたびたび確認する必要があり、時には大切な情報を見逃してしまう可能性もあります。

情報を共有するためには、誰が、誰に、いつ、何を利用してどのような情報を発信するのか、というルールを決めておくことが重要です。

円滑な情報共有のメリット

円滑な情報共有とは

社内での円滑な情報共有のメリットには、社内全体の知識向上や業務の効率化があります。また、仕事の引き継ぎや研修についても時間短縮になるのがメリットです。ここでは、それぞれの項目について詳しく解説していきます。

チームや社内全体の知識を底上げできる

社内での情報共有が円滑にできると、社内全体が持つ知識を底上げできます。全社員の知識を社内で共有できれば、個人では得られない貴重なノウハウを活用することも可能になるでしょう。

他の社員が行った業務から得られたノウハウは、情報を共有しなければその人だけのものになってしまいます。情報共有をスムーズにしておけば、各社員から集まった豊富な経験を、各自で業務に生かせます。一人ひとりの知識が増えることにつながるため、全体的な知識も増えて効率化や生産性の向上も期待できます。個人で得られる情報には限りがあるので、円滑な情報共有により他の社員の知識も活用できるメリットは大きいでしょう。

業務を効率化できる

社内でスムーズに情報共有が行われていると、業務の効率化につながります。特に、作業の正確な進め方やポイントなどの情報を蓄積しておくことが大切です。

このような情報を共有できれば、業務経験やスキルが少ない社員でも業務を効率的に進めやすくなります。情報がなく、社員のスキルに作業効率が左右される場合、スケジュール通りの業務遂行ができなくなるなどの業務ロスが生じてしまいます。ノウハウを共有することで社員の作業効率を底上げし、企業全体の生産性を高めることができます。

引き継ぎ・研修時間を短縮できる

情報共有が十分に行われていると、業務に必要な資料をすぐに入手できます。どこにどのような資料があるのかが明確に分かれば、業務の引き継ぎにかける時間を短縮できるのは大きなメリットです。

前任者や管理者はマンツーマンで伝達する時間が少なく済み、業務を引き継ぐ社員は仕事内容が把握しやすくなります。引き継ぎにかけていた時間を他の仕事に振り分けられるので、生産性のアップにもつながるでしょう。

 また、新社社員への知識や情報伝達も、スムーズにできて時間短縮になります。新入社員が入社するたびに長期間の研修を行う必要もありません。マニュアルを作成して情報共有しておけば、新入社員から同じような質問が繰り返されることも少なくなるでしょう。

情報共有の方法

情報共有の方法

 

ここでは、有効活用したいツールや社内ミーティングなど、具体的な情報共有の方法を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

ExcelやGoogleスプレッドシート

例えば、Excelに顧客からの問い合わせ内容と回答、過去のトラブルと解決策などを記載しておくと、情報を網羅的に共有できます。GoogleスプレッドシートはWeb上のアプリケーションで、複数人で同時に閲覧や編集をすることが可能です。日報やマニュアル、議事録などを共有するときに、便利なツールとして活用できます。

ただし、スプレッドシートの数が多くなると、管理しにくくなります。どこに保管されているのかをまとめておいたり、URLのリストを作成したりといった工夫をすると良いでしょう。

社内ミーティング

各部署などで社内ミーティングを定期的に行い、情報交換をすることも情報共有の手段の一つです。

社内ミーティングは、チームメンバーが業務で経験した事例や、顧客や案件に関する情報をチームで共有するために有効です。対面でのミーティング以外にもWeb会議やチャット通話など、インターネットを活用してミーティングをする方法もあります。定期的に情報を共有できる上に、社員のコミュニケーションを活性化する場にもなるでしょう。

社内情報共有ツール

ITツールを活用すると、従来の方法よりも迅速で手軽な情報共有が可能になります。

社内情報共有ツールには、スケジュールや顧客情報を管理するものや、気軽にチャットができるものなどがあります。リアルタイムで複数の社員が情報を共有、活用できるため、ファイル送信やデータ分析などがスピーディになり業務の効率化につながります。

社内報も有効な情報共有ツールです。コロナ禍により紙媒体での情報共有が難しくなり、Webやアプリの社内報を取り入れる企業も増えています。

社内情報共有のポイント

ここでは、社内の情報共有を円滑に進めるためのポイントを解説していきます。まずは自社の現状を確認し、情報共有における課題を分析しましょう。また、情報共有のルールを設定した上で、社員に十分に周知することも重要です。

社内の課題に合わせた共有方法を使う

初めに、情報共有について社内の現状を確認し、何が課題なのかを把握します。どのような対策が必要かを洗い出した上で、情報共有の方法を決定・改善するのがポイントです。

企業が抱える課題ごとに、導入すべきITツールは異なります。課題を確認せずに導入し、ツールの機能が課題の解決につながらなかった場合、導入した意味がなくなってしまうでしょう。課題に合うITツールを選び、必要な機能を活用するからこそ情報共有がスムーズになります。

共有方法や整理のルールを決める

社内の情報共有を円滑にするには、情報の共有方法や整理方法についてルールを決めることが大切です。情報共有のルールとして、使うツールの種類やタイミング、共有する情報の種類などを決めておくと良いでしょう。ルールが決まっていれば迷うこともないので、効率的に情報を共有できます。

グループ分け、タグ付けなどの機能を活用し、必要な情報を整理することもおすすめです。情報共有のためにITツールを導入する際には、ぜひルールを決めて活用しましょう。

情報共有のルールや重要性を社内周知する

情報共有のルールが決まったら、それを社内全体に浸透させて、より情報共有が円滑になるようにします。なぜ情報共有が重要なのか、社内のどのような課題を解決するためにツールを導入したのかについても、社内周知しましょう。

ツールによって情報共有がスムーズになると、コミュニケーションの活性化や業務の効率化が進み、生産性が高まります。そして情報共有の重要性がより認識されます。一人ひとりに周知することで、より円滑に情報共有ができるようにしましょう。

まとめ

画面やツールで情報を共有

社内の情報共有を円滑にすることは、業務の効率化やコミュニケーションの活性化につながるため大変重要です。情報共有を進めるには、社内ミーティングやITツールを導入する方法などがあります。情報共有がうまくいかない理由は企業ごとに違うので、課題を把握してから必要なツールを導入するのがポイントです。ぜひ社内ルールを決めてツールを活用し、メリットの多い情報共有の円滑化を進めていきましょう。

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