テレワークは国の「働き方改革」の中でも推奨されてきた働き方です。昨今のコロナ禍により、テレワークを導入する企業がさらに増えてきました。効率的な働き方ができるテレワークですが、一方でコミュニケーションが不足しやすいという課題も抱えがちです。
この記事では、テレワーク中のコミュニケーション不足から生じる問題について、課題ごとの解決方法を解説していきます。記事を参考にテレワークで働く方の環境をより良くして、コミュニケーションの活性化を図ってみてください。
目次
テレワーク中に感じるコミュニケーションの課題とは
ここでは、テレワークで生じやすいコミュニケーションの課題ごとに内容を解説していきます。
いつコミュニケーションを取ればいいかわからない
社内で業務を行うのであれば相手の様子が見えるので、コミュニケーションを取ることは簡単です。しかし、隣にいる人に気軽に話し掛けられる社内での業務とは違い、テレワークの場合は相手の顔や様子が見えません。
チャットツールやメールなど、インターネットを介する手段はありますが、気を遣ってしまい気軽に連絡できない、相手からの返信がすぐに届くとは限らないため連絡しないなどの理由から、コミュニケーションが不足しやすくなります。社員同士のちょっとした行き違いでも、積み重なっていくと業務への悪影響に発展してしまう可能性もあります。
情報量が少なくなりやすい
社内では対面で会話ができる環境なので、得られる情報量は必然的に多くなります。仕事の話から何気ない雑談に発展することもあり、意図しない場面でも情報が得られる可能性が高いです。また、社内であれば、休憩時間にも社員間のコミュニケーションを取る時間が自然発生することもあります。
一方、テレワークの場合は主にチャットツールやメールなどでコミュニケーションを取るため、相手の表情や動作などは見ることができません。表情や仕草が見えないと、伝えたい内容が相手に確実に伝わっているかどうか判断しづらいこともあります。テレワークでは、チームメンバー同士の信頼関係がうまく築けないという課題も生まれやすくなるでしょう。
ITツールで情報共有しなければいけない
社内での会議で情報を共有する際には、参加者全員が会議室に集まり対面で行えます。社員は時間になれば決められた場所に集合するだけで済み、会議に参加するために特別なスキルは必要ありません。しかし、テレワークの場合にはWeb会議システムの使い方を習得し、Web上でも滞りなく進めるための環境整備などが必要になります。
自宅でITツールを1人で操作し使いこなせることはもちろん、セキュリティやネットワークの整備も重要な課題になります。ITツールを導入してもうまく使いこなせないと、資料の共有や伝達不足などによって業務に支障をきたす可能性もあります。
社員が孤独を感じる可能性もある
オフィスで仕事をしているときには近くに人がいるので、気になったことや不安があれば気軽に相談できます。しかし、テレワークでは、分からないことがあってもすぐに聞けないというデメリットがあります。電話をかける、チャットツールなどを使いWeb上で相談する、といった手段はありますが、相手の時間をとってしまうことをためらったり、手間を掛けるのが面倒になったりと連絡を避ける方も少なくないでしょう。
このような状態が続いてしまうと、次第に社員間のコミュニケーションは少なくなります。そのため、テレワークでは社内にいる場合よりも社員が孤独を感じやすいといえるでしょう。
また、分からないことをそのままにしてしまった結果、仕事のミスにつながることも考えられます。悩みを相談する機会をなくしてしまい、最終的に退職してしまう可能性もあるので、コミュニケーション不足の課題解決を目指していくことは重要です。
テレワーク中のコミュニケーション不足を解決する方法とは
ここでは、テレワークで起こりやすいコミュニケーション不足の課題を解決する方法を紹介していきます。コミュニケーションを自然に取る環境づくりや、個人の仕事の取り組み方を改善することで、前述したようなコミュニケーション不足で発生する課題を解決しましょう。
朝礼を行う
朝礼は必ずしも社内だけでするものではありません。テレワークで在宅勤務中でも、あらかじめ時間を決めてオンラインで朝礼を行えば、大事な予定や連絡事項を伝える機会になります。オンラインなら自宅で無理なく参加でき、全員が顔を合わせることも可能です。テレワークに慣れていない人が、ITツールの使い方などを他の人に教えてもらう機会にもなります。
また、企業の最新情報を知ることもできるので、仕事の効率化を図ることもできるでしょう。職場の一体感を保つためには、オンラインでも可能な朝礼を行うのが効果的です。
業務状況を可視化する
テレワークでは、出社時のようにお互いの様子が見られないため、一部の社員に業務が偏ったり、チーム全体の進捗の遅延に気付きにくかったりする可能性があります。業務状況を可視化し、各社員がどのような状況で業務に取り組んでいるのかを把握しておくことが重要です。
例えば、スケジュールを共有するためのカレンダーを使い、各社員やチーム全体の業務内容や進捗を可視化します。朝礼でそのカレンダーを共有しながら、1人1分ずつ、今日やることや業務上困っていることを報告し合う方法も効果的です。業務の状況が分かるだけでなく、コミュニケーションのタイミングもつかみやすくなりますし、チーム全体で目標を達成する雰囲気も醸成できます。
ITツールをうまく活用する
テレワークのコミュニケーション不足を解消するには、使いやすいITツールを活用するのが効果的です。
例えば、Web会議システムは、パソコンのカメラやマイクを使って複数の人が対面で話し合いができます。参加者全員の顔を見て会議ができるので、コミュニケーション不足の解消につながる方法です。ビジネスチャットを使えば、マンツーマンや複数名でもメッセージをスピーディにやり取りできます。
情報共有用のツールも活用すると良いでしょう。ファイル共有システムはクラウド上で情報を共有・管理するツールで、アクセス権限の設定も可能です。セキュリティ対策をしながら情報を共有することができます。
グループウェアは、上記のような複数のツールを統合しチームで使いやすくするためのITツールです。進捗状況が把握しやすくなり、タスク漏れ防止にもなります。
さらに、勤怠管理を効率的にするツールもあります。テレワーク時の出退勤の時間を共有・把握しやすくなり、出勤しなくても業務に取り組んでいるか可視化できます。
社員一人ひとりとミーティングを行う
テレワークではWeb会議や朝礼などに加えて、社員と1対1でミーティングをするのもコミュニケーション不足解決方法の一つになります。
上司が部下の一人ひとりと定期的に話し合うメリットは、単にコミュニケーションの量を増やすだけではありません。重要なのはコミュニケーションの質を高めることです。
適切なステップを踏んでミーティングを行えば、部下の仕事ぶりのみで判断することなく、成長している面なども捉えることができます。また、一方的に上司が話すのではなく、相手の話を傾聴して理解し、仕事を振り返りながら質問することがポイントです。部下が上司に認められていると感じるなら、仕事に対するモチベーションは上がり業績にも反映されるでしょう。
目標・成果物を明確にする
目標や成果物を明確にすることは社内でも大切ですが、テレワークの場合は特に可視化することが重要です。社内と違い、テレワークの場合はいつでも確認できる環境にはありません。そのため、目標が明確でない場合、どんどん誤った方向へ進んでしまう可能性もあります。
例えば、業務内容や進捗状況、締め切りの期限などを日報に記載して共有すると、社員の取るべき行動も明確になります。チームメンバー間で明確にした目標や成果物を共有すれば、互いにサポートしやすくなり信頼関係は向上するでしょう。
こまめに状況を共有する習慣をつける
テレワーク中は、社内で業務しているときとは違い、目で他の社員の状況を確認できません。コミュニケーション不足を解決する方法として、社員は自らこまめに自分の状況を共有する必要があります。お互いに見えないからこそ、仕事の進捗状況や行動について積極的に共有する習慣を付けておくことが大切です。
現在取り組んでいる仕事の内容や進捗状況、さらに直面している課題などをメンバーで共有しておくと良いでしょう。こまめな情報共有を習慣付けると安心感が生まれ、万が一問題が発生しても早期解決できる可能性が高まります。
円滑なコミュニケーションを実現するコツを紹介
テレワークでスムーズなコミュニケーションを実現するには、いくつかのポイントがあります。
全社共通のルールを設定する
テレワークでは、誰もが使いやすいコミュニケーションツールに統一した上で、企業ごとの共通ルールを決めておくことが大切です。「チャットツールでは相手の状況が分かりにくいため、急ぎの返信を求めない。緊急性が高い要件は電話で伝える」など、業務の進行を妨げないようなルールを設定しましょう。
また、公私の区別をつけるため「出勤・退勤時にはチャットで共有する」「コミュニケーションツールの使用は勤務時間内にする」なども設定しておきたいルールです。
スピーディなレスポンスを意識
相手の顔が見えないテレワークでは、連絡が入ったときに素早くレスポンスをする方がコミュニケーションの活性化につながります。自分からこまめに発信することも大切ですが、まずはチャットツールなどで連絡がきたときにスピーディに返信することから始めると良いでしょう。
ただし、相手にもスピーディなレスポンスを求めるのは避けるべきです。誰しも手が離せないときや集中して仕事をしているときがあるものです。社内の見える場所にいれば察することもできますが、テレワークでは相手の様子は見えません。急ぐ場合は、あらかじめ期限を伝えておきましょう。
テキストには表情がないことを理解する
チャットツールと対面には、大きな違いがあるので注意が必要です。コミュニケーションには「言語」の他に表情など言葉以外で伝わる「非言語」の情報があり、対面での会話の場合は言語と非言語の両方で十分なコミュニケーションが取れます。しかし、文章だけで表現するテキストでは相手の表情は分かりません。文章だけでは感情的に取られたり、「そっけない」という印象を与えたりする可能性もあるので、工夫が必要です。
TPOに配慮しながら、語尾を「～ですね」「残念でしたね…」のように柔らかい印象にする、語尾に「！」「です～」などの表情をつける、顔文字やスタンプのようなチャット特有の機能を使う、などの工夫をすると良いでしょう。
意識的にコミュニケーションを取る
社内での業務であれば、社員同士で雑談をする機会は多くあるでしょう。一見無駄にも見える雑談には、コミュニケーションをスムーズにするほか、情報を共有できるというメリットもあります。しかし、在宅で行うテレワークでは、社員間の雑談が少なくなってしまうのは避けられません。テレワークでもチャットツールを積極的に利用するなど、コミュニケーションを意識的に取るよう社員に働きかけることが大切です。
会話が必要なタイミングを判断する
文章のみのチャットツールを使ったコミュニケーションでは、時には思わぬ誤解を受ける可能性もあります。また、伝えたい内容によっては、テキストだけでは難しいこともあるでしょう。相手に誤解を与えてしまったと感じたら、すぐに電話やWebミーティングで直接相手と会話するのがおすすめです。会話が必要、と判断するタイミングが遅れた場合、話が思わぬ方向へもつれてしまう、相手が感情的になってしまうといった事態も起こりかねません。会話のタイミングを逃さないのは、テレワークで注意しておきたい大切なポイントです。
社内報を活用する
テレワークは互いの顔が見えにくくコミュニケーションが取りづらいため、Web社内報を活用して社員間のコミュニケーションを活性化させるのもポイントです。Web社内報によって、社内にはどのような社員がいるのか、自分の業務以外にどのような事業があるかを知ることができるので、コミュニケーションの足掛かりとなります。
すでに社内報が発行されている企業の場合は、社内の情報がきちんと社員に浸透しているのかを改めて見直すことも大切です。テレワークの人がほとんどなのに紙媒体での社内報しか存在しない、一部の人にしか共有されていない、といった課題があれば、何らかの解決策を講じなければいけません。そのうえで、Web社内報を十分に活用しコミュニケーション不足の改善を目指していきましょう。
テレワークにおけるコミュニケーション改善の成功事例
テレワーク時のコミュニケーション不足を改善するため、企業が具体的にどのような取り組みを行っているのか、ここからは実例を挙げてお伝えします。
日本マイクロソフト
日本マイクロソフト株式会社は、テレワークを活用した働き方改革で多くの実績を持っています。同社では2017年3月から、Microsoft Teamsを導入。これにより、社員のコミュニケーションを、チャットや電話、Web会議で行なえる仕組みを整え、いつでもどこでも働くことができる環境を実現しています。
また、テレワークで生まれる孤独感の解消に向けて、同社では、仕事の話題を禁止し、雑談のみに限定したTeams会議「Coffee Break」を開催。現在、週1回のペースで開催しており、お互いの在宅勤務の状況や日々のちょっとしたことを共有しあうことで、チームのコミュニケーションやコラボレーションの円滑化・活性化を図っているといいます。
ガイアックス
ソーシャルメディアやシェアリングエコノミー領域でビジネスを展開する株式会社ガイアックス。SNSマーケティングを支援するソーシャルメディアマーケティング事業部では、2015年からテレワークを実施しています。
同事業部では、新型コロナウイルスの感染拡大前は月に2回、オフラインミーティングを実施していましたが、コロナ禍でフルリモートに移行してからは、週に1回のオンラインミーティングに変更。テレワークという環境下でも、情報共有を促進し、組織の一体感を保つため、ミーティングの頻度を上げ、基本全員参加必須として、2時間のミーティングをしています。
毎回30人前後が出席し、案件情報の共有、組織として報告、議論しなくてはいけないことを集める会議をしているといいます。
楽天コミュニケーションズ
楽天コミュニケーションズ株式会社は楽天グループの子会社で、主にモバイル・クラウドサービスなどの固定系通信サービス (IP電話、インターネット接続サービスなど) を行っている会社です。
新型コロナウイルス感染拡大よりも前から、同社ではテレワークを積極的に推進。ZoomやMicrosoft Teamsのほか、楽天グループのメッセージアプリであるViberなど、さまざまなオンラインツールを活用しています。一方、テレワーク時のコミュニケーション不足を改善するため、「1on1ミーティング」で相談しやすい環境を作っています。
2020年3月には「原則在宅勤務」の方針に切り替え、全社員の9割以上が恒常的に在宅勤務に。それに伴い、従来の「1on1ミーティング」に加え、研修プログラムを強化。「コロナ禍を学びの機会に変える」といったメッセージにより、毎月計測している、社員エンゲージメントを図るパルスサーベイでは、コロナ禍において最高値をたたき出しました。
また、オンライン会議では必ずビデオモードを「オン」にして、たとえ画面越しであってもお互いの顔を合わせる、オンライン面談の機会を増やすなど、テレワークのメリットを享受しつつ、ルール化により意識的にコミュニケーション機会の創出を図っています。
ワコールホールディングス
インナーウェアメーカーの株式会社ワコールホールディングスでは、新型コロナウイルスの感染拡大でテレワークの社員が大きく増加しました。
そこで課題になったのが、経営陣と従業員、従業員同士の双方向コミュニケーションでした。特に、コロナ禍で勤務状況が変化する中、社員の約7割を占める外勤社員（店舗販売員）への情報共有が課題に。これを克服するため、同社では「社内報アプリ」の導入に踏み切ります。
社内報アプリでは、コーポレートコミュニケーション部が中心となり、経営情報やお店の好事例などをタイムリーに発信。会社の方向性を伝え、理念浸透や帰属意識の醸成に役立っているほか、コメントやいいね機能により、双方向のコミュニケーションが生まれ、従業員からは、「グループの情報を共有できたり、つながれていることが感じられて、ワクワクしています」といううれしい声があがっています。
※参考： 動画や写真を多用してタイムリーに発信。情報が集まり、帰属意識が高まる社内報アプリへ
テレワーク中もWeb社内報で情報共有しよう
テレワークは、社内で対面での仕事をするよりもコミュニケーション不足になりやすい働き方です。その結果、情報の共有が減り孤独になりやすいなどの課題が生じて業務にも影響する可能性があります。課題解決にはITツールや社内報、Web朝礼などの改善方法があります。
「ウィズワークス株式会社」の社内報アプリは、Webの知識がない人でも簡単に運用できます。簡単な操作でも高機能で低コストなのが特徴です。社員参加型の総合情報ポータルなので、テレワーク中のコミュニケーションの活性化につながるおすすめの社内報アプリです。テレワーク下のコミュニケーションに課題を感じている企業の方は、ぜひ「資料請求」ページからお問い合わせください。