社内コミュニケーションの活性化は、業務効率の改善や生産性の向上を図る上で欠かすことはできません。特に近年はリモートワーク化の流れが進み、今まで以上に組織のコミュニケーションが重要視されています。
「情報がうまく伝達されていない」「社員間のやり取りが少ない」、そのように感じているのであれば、社内コミュニケーションツールの導入を検討してみましょう。この記事では、社内コミュニケーションツールを導入するメリットや、ツールを選定するポイントについて解説します。
目次
社内コミュニケーションツールとは
社内コミュニケーションツールとは、社員同士で意思疎通や情報共有を図るための手段の総称です。広い意味では電話やメールも含まれます。
最近では、主にチャットツールやWeb会議システムなどを「社内コミュニケーションツール」と呼ぶことが一般的です。他にも、クラウドを利用した共有型ワークスペースや多機能なグループウェアなど、社内コミュニケーションツールに分類されるサービスは多岐にわたります。このようなツールは全て業務効率を飛躍的に向上させる効果が期待できます。
もちろん、電話やメールもビジネスでは欠かせないツールであることに変わりはありません。しかし、業務効率やスピード感を求めるのであれば、オンラインを活用したコミュニケーションツールは必須といえるでしょう。
社内コミュニケーションツールを導入する5つのメリット
社内コミュケーションツールを導入する主な目的は、社員同士の活発なやり取りを促し、組織を活性化させることです。
ここでは社内コミュニケーションツールの導入で得られる5つのメリットについて解説します。
1. 連絡の応対が早くなり業務効率が改善される
社内コミュニケーションツール導入のメリットは、従来よりも連絡の応対にかける時間が短くなることです。チャットであればメールよりも文章が簡潔になるため、相手からのレスポンスも早くなります。
従来ではビジネスにおける連絡手段と言えばメールか電話の二択でした。メールはビジネスマナーを考慮して文面を考えなければならず、作成に時間がかかります。
電話の場合は相手の都合で連絡が取れないこともありますし、また会話内容も自身でメモを取らなければなりません。
一方、チャットでのやり取りは文面が簡潔になり、場合によってはスタンプ機能だけで意思の疎通を図ることもできます。文章の作成にかける時間が短縮されるので、テンポよく連絡を取り合うことが可能です。やり取りの記録も残るので、後で用件を見直したいときにも役立ちます。
2. 社員一人ひとりの担当業務が明確になる
グループチャット機能を利用すると、社員一人ひとりの担当業務を明確にすることができます。チームのメンバー全員でメッセージを共有できるため、「誰が」「何の仕事を」「どの程度担当しているのか」という情報を把握しやすくなるからです。チーム内への情報伝達が効率的に行えることに加え、メンバーごとの業務進捗共有の場としても機能します。
進捗が遅れている場合やトラブルが発生した際も、メンバー同士で速やかに連携を取りフォローすることができるでしょう。
3. 連絡手段が一元化され情報管理が容易になる
社内コミュニケーションツールの導入には、情報が管理しやすくなるというメリットもあります。連絡手段を統一することで、業務上必要な情報を一つのツールに集約させることが可能です。
スマートフォンの普及に伴い、現代では連絡の手段も多様化しています。仕事においてLINE、slackなど複数の連絡手段を利用されている方もいるでしょう。
しかし、相手によって連絡手段を変えていると情報が分散されてしまい、確認したい情報がすぐに見つからないということが考えられます。重要な連絡を見落としてしまうということもあるかもしれません。このようなヒューマンエラーを避けるためにも、業務上の連絡手段を限定することで情報の分散を防ぎ、履歴確認が容易になります。また、ツールの統一により情報セキュリティを強化することも可能です。
4. 対面会議の回数を削減できる
社内コミュニケーションツールを効果的に活用することで、対面会議の回数を減らすことができます。
Web会議の活用はもちろん、簡単な情報共有程度であれば、グループチャットで事足りることも多いでしょう。対面会議の回数が減れば会議の開催に伴うコストの削減も可能です。自宅から会議に参加することもできるので移動コストがかかりません。資料共有もデータで行われるため、用紙代や印刷コストも不要です。大人数が参加する会議や研修を開催する際も、Web上の会議であれば社外の会議スペースをレンタルする必要がなくなります。
最近ではリモートワークの普及に伴い、Web会議システムはビジネスで欠かせないツールとなりつつあります。ただ、使い慣れていないと接続や資料の共有がうまくいかないこともあるでしょう。社内で統一のツールを使用し、事前に運用ルールを定めておくと良いでしょう。
5. 組織が活性化し社員のエンゲージメントが高まる
コミュニケーションツールは社員同士のやり取りが活性化しやすいというメリットもあります。
組織内でのコミュニケーションが増えることで、社員の会社に対する帰属意識が高まり、結果として仕事の品質・生産性の向上が期待できます。メールと異なり、チャット形式では文面に細かく気を遣う必要はありません。また、スタンプ機能もあるのでより気軽に応答ができます。
近年では若い世代を中心に電話が苦手という方も増えています。カジュアルな連絡手段を用いることは、人材の定着という効果も期待できるでしょう。
社内コミュニケーションツールの選び方
自社に導入する社内コミュニケーションツールの選び方、ポイントについて解説します。
1. 導入目的を明確にする
社内コミュニケーションツールの導入で最も重要なことは、ツールの導入目的を明確にすることです。
自社の問題点を俯瞰して捉えて洗い出しておかなければ、適切なツールを選ぶことができません。企業向けに提供されているコミュニケーションツールの機能は多岐に渡ります。スペックだけ見るとどれも魅力的に見えてしまうかもしれませんが、実際に利用する社員のニーズにマッチしていなければ効果的に活用することはできません。
「なんとなく便利そうだから」「他の会社でも導入されているから」というような曖昧な理由で導入してしまうと、社員も活用方法がイメージできず困ってしまいます。事前に社内でアンケートを実施する、コミュニケーションの課題を部署ごとにヒアリングするなど、現場の声も拾い上げると良いでしょう。
2. 機能とコストのバランスを考慮する
多くの場合、ビジネス用のコミュニケーションツールは月額使用料やライセンス料が発生します。導入ツールを選ぶ際は、機能に対してコストが適切かといいう観点でも検討するようにしましょう。
ツールが多機能であるほど、利用料金も高額になる傾向があります。しかし、搭載機能の全てを自社で有効活用できるとは限りません。シンプルな機能で安価なツールの方がコストパフォーマンスに優れる可能性も考えられます。
ツールによっては各企業に合わせたカスタマイズにも対応しているので、性能や価格の面で要望があれば、ベンダーの担当者に相談してみましょう。
3. パソコンが苦手な人でも利用できるツールを選ぶ
新たに導入するツールを社内で広く活用してもらうためには、そのツールの使いやすさも重要です。社員全員が一定以上のパソコンスキルを有しているとは限りません。パソコンの操作が苦手な人でも問題なく運用できるツールを選ぶようにしましょう。
また、パソコンだけではなくタブレットやスマートフォンでの使用感も忘れずに確認しましょう。コミュニケーションツールを自宅や出先で使用する機会も多いので、パソコン同様に使いやすさをチェックしておくと安心です。
社内コミュニケーションツールの種類と代表的なサービス
代表的な社内コミュニケーションツールについて簡単に紹介します。自社の課題に合わせて導入を検討してみましょう。
チャットツール
チャットツールは簡潔なメッセージのやり取りに特化したコミュニケーションツールです。
コミュニケーションの活性化や業務効率の改善に効果を発揮します。LINEなどのSNSが普及しており、誰でも感覚的に操作できる使いやすさも特徴です。
画像データやワード・エクセルなどのファイルの送受信にも対応しており、音声でのやり取りやビデオ通話機能を備えているツールもあります。ビジネスの場でも広く活用することができるでしょう。
代表的なチャットツールとして「slack(スラック)」や「Chatwork(チャットワーク)」が挙げられます。これらのツールは他社でも使用されている場合が多く、社外との連絡にも活用できる点がメリットです。
Web会議システム
Web会議はリモート会議とも呼ばれ、離れた相手とリアルタイムで映像や音声、ファイルの共有ができるシステムのことです。リモートワークが普及した現代では必須のツールであり、すでに使用しているという方も多いでしょう。
有名なツールとしては「Zoom(ズーム)」や「Google Meet(グーグル・ミート)」等が挙げられます。これらはクラウド型Web会議システムと呼ばれ、導入が簡単ですぐに運用できることがメリットです。
セキュリティ面も考慮したいのであれば、自社サーバーを使用するオンプレミス型システムもおすすめです。多くは企業ごとのカスタマイズに対応しているので、自社のセキュリティポリシーに即した運用が可能です。
ウィズワークスの「社内報アプリ」もおすすめ
チャットツールやWeb会議システムは社員同士のコミュニケーションに特化したツールであるのに対し、情報共有やコミュニケーション活性化に長けたツールもあります。その中の一つが、ウィズワークスの「社内報アプリ」です。
社内報アプリは直感的に操作できるほか、記事のテンプレートが複数あり、ウィズワークスが培ってきた社内報のノウハウが詰め込まれています。また、記事に対して「いいね」を付けられる機能を備えているので、全社員参加型の運用ができることも特徴です。
社内報にはコミュニケーション活性化だけでなく、社員のモチベーションや会社への帰属意識を向上させる効果もあります。社内報アプリを活用して、全社員に読まれる社内報を発行してみましょう。
目的・ルールを明確にして社内コミュニケーションツールを導入しよう
社内コミュニケーションツールはあくまで手段であり、目的ではありません。span class=”pt”>導入にあたり大切なことは、ツールの使い方や、期待する成果を明確にしておくことです。
また、仕事とプライベートの境が曖昧になりやすく、コミュニケーション疲れを起こす社員もいます。運用時には事前にルールを定めておくことも大事です。
組織の活性化や生産性向上のため、社内コミュニケーションツールは欠かすことができません。新たなツールを導入する際はその目的や運用ルールを明確にして、適切に活用するようにしましょう。
ウィズワークスの「社内報アプリ」は、Web知識がなくても簡単に運用できる社内報ツールです。社内報ツールを活用したコミュニケーションの活性化、社員のモチベーション向上に関心がある方は、「資料請求」ページからお気軽にお問い合わせください。