社内報をより良いものにしていくためには、社員の意見を取り入れることが大切です。そのための手段の一つとして、アンケートの実施があります。しかし、重要性を認識していながらも、実施する手順や内容をどうしたら良いか不安に思っている担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、より多くの人に読まれる社内報を目指すために、アンケートの活用法について解説します。アンケートの目的や役割を十分理解した上で、回答してもらえるよう工夫しながら設問を考え、多くの声を集めることでより魅力的な社内報となるよう取り組んでいきましょう。
目次
社内報のアンケートの役割と目的
社内報でアンケートを実施することで得られる効果は、主に以下の3つがあります。
- 現在の社内報について評価が把握できる
- 行われている企画の評価を知り、新しい企画が募集できる
- 実際に社内報が閲覧されているかの状況を確認できる
アンケートの役割・目的とこれらの3つの効果について詳しく解説します。
社内報の評価を把握する
社内報をより良いものにしていくためには、読んだ人に感想を聞き改善していくことが重要です。具体的には、全体の満足度に加えコンテンツの内容やデザイン・発行の頻度やボリュームなど、項目ごとに意見を聞いていきます。
有益だった情報や役立った記事、興味をひかれなかった記事、印象に残ったコーナーなど、できるだけ細かく項目を分けてアンケートを行うことで、評価されている点が確認でき、改善点を洗い出せるでしょう。
新しい企画を募集する
社内報で行われている企画について、アンケートを行うことで人気・不人気などの反応を把握できます。また、次に行う企画について、どのようなものが良いか確認する機会にもなるでしょう。
アンケートの中で次に行う企画を募集すると、新しい企画の発案につなげられます。ただし、会社として求められている発信内容と社員のニーズは必ずしも一致するものではありません。両者のバランスを考えながら、社内報を活性化する企画を考えることが大切です。
社内報が閲覧される状況を把握する
アンケートに読むタイミングについての設問を作ることで、社内報を読んでいる社員の総数だけでなく、読まれるシチュエーションやタイミングといったユーザー行動も分かります。
例えば、以下のような設問を作ると良いでしょう。
- 休憩中や退勤後など社内報を読む時間
- オフィス内や自宅、通勤電車内など、社内報を読む場所
- 一人で読むか、家族にもシェアしているかなど、社内報を読む相手
休憩中に読む社員が多い場合は休憩時間の過ごし方を話題に取り入れてみたり、家族と一緒に読む社員が多いことが分かれば家族も参加できる企画を考えたりと、読まれている環境を詳しく把握することで企画のターゲットや記事の内容に生かしやすくなります。
社内報のアンケートを実施するときのポイント
社内報のアンケートを実施する際には、事前に注意しておきたいポイントがいくつかあります。
まずは、アンケートの目的を明確にすることです。目的が曖昧では、アンケートの意味が薄れてしまいます。また、設問も曖昧になり、集計してみたものの知りたい情報が分からなかった、ということにもなりかねません。
次に、アンケートは回答したくなるものでなければなりません。そのためには質問をただ羅列するだけでなく、答えやすいと感じてもらえるよう工夫することも必要です。
また、紙面やWebなど、媒体によってメリットが異なるため、実施媒体も先に決めておく必要があるでしょう。
ここでは、社内報のアンケートを実施するときに意識したいポイントについて解説します。
アンケートの目的を明確にする
アンケートを行う前に、そのアンケートによって具体的に何を得たいのか明確にしておきましょう。例えば社内報の満足度を知りたいのか、新しい企画を募集したいのか、またはリニューアルに向けてアイディアを募集したいのかなど、目的はさまざまです。
アンケート結果から何を得たいのかによって、設問の内容も大きく異なります。目的を明確に定めたうえでアンケートを行えば、目的に沿った内容の回答を得られる可能性が高まり、より高い効果が期待できるでしょう。
回答したくなるような工夫をする
アンケートは回答する従業員の協力を求めなければなりません。アンケートの内容がつまらなかったり、回答するメリットがなかったりすると、従業員から前向きな協力は得難いでしょう。そのため、アンケートの内容・質問に興味を持てるよう工夫し、回答する意欲を引き出すことが必要です。
さらに、アンケートと一緒に家族で参加できるクイズを掲載し、クイズに正解した中から何名かにプレゼントが当たる企画を行うなど、回答者にメリットを提示することも効果が見込めます。
アンケートの実施媒体を決める
アンケートを実施する媒体は、主にWeb、ハガキ、紙媒体の3つが挙げられます。
Web媒体はすぐに答えられるため多くの回答が見込めますが、家族など複数名による回答ができません。ハガキは家族も参加できますが、アンケートの送付から回収までに時間と手間が掛かります。また、紙面はハガキに比べるとコストを抑えられますが、回収方法を考える必要があります。
媒体によって手軽さが異なるため、アンケートの回答数は大きく変わるでしょう。それぞれのメリットやデメリットを把握し、アンケートの目的に合った媒体を決める必要があります。
社内報のアンケートに含める内容
社内報のアンケートを作る際には、気持ちよく回答してもらえる工夫も必要です。
例えば、アンケートの質問の前に導入文を入れて回答しやすい雰囲気を作り出す、アンケートの目的や活用方法を明確に伝える、といった回答者への配慮は有効な手段になります。同時にアンケートの回答に必要とする時間や設問数なども触れておくと、回答へのハードルも下がるでしょう。
ここでは社内報に関するアンケートの効果をより高めるためにアンケートに入れたい内容を解説します。
アンケートの目的
アンケートは読者である従業員に回答してもらわなければいけません。そのためには、回答者にアンケートの目的を分かりやすく伝える必要があります。
社内報に従業員の意見が必要な理由、また、それをどのように活用するかを説明しましょう。目的をより明確に伝えられれば、従業員の協力も得やすくなります。アンケートの目的について従業員の賛同を得られれば、より積極的に社内報の改善や目的達成に協力してくれるようになるでしょう。
所要時間・設問数
軽い気持ちでアンケートに協力したら意外と設問数が多かった、面倒な設問が多く回答に時間がかかった経験がある人も多いでしょう。そのため、より多くの人からアンケートの回答を得るために、はじめに、回答に必要なおおよその所要時間や設問数について知らせておくことも重要です。
「5分で終わる」「選択式の設問に20個回答すれば終わる」など、完了までの目安が分かればアンケートへのハードルも低くなります。
回答を多く集めるには、全体の回答時間は数分で終了するよう心がけ、設問数も30問程度に絞って行うと良いでしょう。
回答者の情報
回答者の属性に関する情報も、アンケートに載せる際に重要な項目です。
回答者の年代や性別、所属している部署、組織、居住地、掲載する際に載せるニックネームなどの項目を設定します。属性を明確にすることで、記事や企画などの反応を確かめやすくなるためです。
この記事にはどの年代からの反応がいいか、この企画にはどの属性の人がよく参加しているのかなど、記事や企画のターゲットを設定する際にも役立つでしょう。
社内報の評価
社内報がどのように評価されているかを確認するため、アンケートの項目に加えてみましょう。質問の項目としては、主に次のようなものがあります。
- 社内報を読んだ全体的な感想
- お気に入りの企画
- 社内報を読み終わるまでにかかった時間
- どの時間を利用して社内報を読んだか
- 社内報を読んだ場所はどこか
- 社内報を読む頻度はどのくらいか
回答の内容を見ながら、企画の人気度や社内報の活用方法や、次回以降に改善するポイントを確認しましょう。
新規企画の募集
社内報を活性化させるには新しい企画を作り出すことも大切です。その際、従業員のニーズに沿った企画を打ち出せば、より多くの人に閲覧してもらえる上に社内コミュニケーションの活性化にもつながります。
例えば、社内報で紹介したい近隣の施設やお店、今後取り上げて欲しい社内報の企画などを尋ねる項目を作れば、新しい企画を作るきっかけになるでしょう。また、定期的に新しい企画を行うことで、多くの社員や家族が社内報に興味を持つようになります。
要望・フリースペース
社内報のアンケートに質問ばかり掲載していると、一方的なコミュニケーションとなり、ときには堅苦しく感じられることもあるでしょう。要望欄やフリースペースを作ることで、一方的なコミュニケーションにならず、より協力的な回答が得やすくなります。
アンケートの回答者を従業員だけでなく従業員の家族も対象とするケースであれば、家族の方が自由に書いた内容を社内報に載せるという企画を作ることも一つの手です。
例えば、フリースペースに従業員の子どもがイラストを書いた場合、社内報に載せるかもしれないとアナウンスしておけば、従業員の子どもがイラストを描き掲載されるのを楽しみに待ってくれるでしょう。その後、実際にイラストを載せることで家族間の話題にもなり、社内報への注目度が高まるほか社内コミュニケーションの活性化にもつながります。
お礼
アンケートの最後には、必ずお礼の言葉を掲載するよう心掛けましょう。社内報の記事作成や活性化のためにこれからも協力してもらえるよう、回答してくれた人への感謝の言葉は毎回伝える必要があります。
また、感謝の言葉とともに、回答を今後の社内報作成に活用する旨を明記しておけば、次回以降も社員の協力を得やすくなります。1行や2行であっても、お礼の言葉の有無で回答をするモチベーションも大きく変わるでしょう。
社内報アプリのアンケート機能を活用しよう
社内報をさらに充実させ社内コミュニケーションを活性化するために、従業員へのアンケートは重要なポイントです。アンケートを実施することで社員の反応を確認できるとともに、新規企画を募集して社員が参加できる社内報を作ることができます。
一般的な紙媒体の社内報の場合、紙面でのアンケート形式か別途アンケートフォームの作成が必要です。しかし「社内報アプリ」であれば、Web上で社内報を閲覧できるだけでなく、アンケート機能が実装されています。
アンケートでは、簡単な操作で設問を自在に増減できる上、いつでも何本でもアンケートを実施できます。社内報を通じて社内のコミュニケーションを改善し、従業員がよりいきいきと働けるようサポートできるツールであるともいえるでしょう。
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