仕事を行う上でバラバラになりがちな社員の気持ちをまとめたいと考えたとき、有力な方法の一つが「社内報」です。社内報で企業理念や目標、現状などを共有することで、社員間に連帯感が生まれ、会社への愛情や希望・成長意識が芽生えます。
本記事では、社内報の目的や掲載すべき内容・さらにはおすすめのテンプレートを紹介します。社員に刺さりやすいテンプレートを作成し、社員のモチベーション向上を目指しましょう。
目次
社内報の目的とは？
社内報の担当者は、「何を書くべきか分からない」という課題に直面することがあります。そのような場合、例えば、「誰に」「何を」「どんなタイミングで」「どんな効果を狙って」「どんな方法で伝えるか」を明確にした上で「そもそも何のために社内報を作るのか」を考えてみるとよいでしょう。
また、発行目的も重要です。「社内報は、会社を構成する人と組織のエンゲージメントを高め、持続的に企業価値を向上させるツール」であり、 「従業員の会社に対する愛着心や思い入れを表すものである」ということを前提に発行目的を明確にしておくことで、企画に悩んだ時にも発行目的に立ち返り確認しながらブレない社内報を制作することができます。
1. 会社への帰属意識を高める
自分の会社への愛着は「会社を知ること」から始まります。自分がどんな会社で働いているのか、どんな仲間がいるのか、これからどこへ向かうのかなど、社内報でさまざまな情報を共有することで、社員は自分の会社に愛着を感じ、会社のために働こうというモチベーションが沸いてくるでしょう。
近年は業務形態の多様化や終身雇用制度の崩壊などから、社員の会社への愛着や「会社をより良くしよう」という意欲が低下しているといわれています。社内報で情報を共有することで「自分もこの会社の一員として働いている」という自覚を促し、帰属意識を高めましょう。
2. 会社のビジョン・経営方針を伝える
社内報は、会社の目指すところや経営方針を周知するときにも有効です。
社員が会社のビジョンや経営方針をしっかりと理解していれば、皆が同じ方向を向いて働けます。トップから新入社員まで何をすべきかを把握しやすく、効率的かつ精力的に業務に当たることができるでしょう。
忙しく働いている社員ほど、「何のために働いているのかよく分からない」「会社が何を目指しているのか知らない」という迷いが起こりがちです。企業は理念やビジョンを明確化し、そのような社員に対して方向性を示すことが必要です。
会社のビジョンを伝える方法については、こちらのコラムでも詳しく紹介しています。あわせて
ご覧ください。
■関連コラム
経営理念を浸透させるには？ 社内で浸透しない原因と成功させるポイント
3. 社員が知っておくべき情報を共有する
社内報には、「社内イベント」や「コンペのお知らせ」などといった、社員が知っておくべき情報を周知する役割もあります。社内制度や社則の変更も社内報に掲載するのが一般的です。
全社的に知らせる内容については、個人宛てメールやチャットツールで一斉送信する企業も多いかもしれません。しかし、メールやチャットは常に新しいメッセージを受信するため、情報を読み返しづらいというデメリットがあります。合わせて社内報に掲載することで、情報を読み返しやすくなり、情報周知の徹底を図りやすくなります。
4. 社員の業務をサポートする
社内報で業務効率化に有益な小ネタやツールを紹介したり、ビジネススキル向上のコツを伝えたりすることで、社員の業務効率を上げる効果が期待できます。新入社員や中途社員に向けて、ベテラン社員の働き方や効率の良い仕事の進め方を共有しても良いでしょう。
また、市場のトレンドや自社の現在の立ち位置、競合の動向などを共有すれば、業務のヒントを得ることもあるかもしれません。営業やマーケティング職の人であれば、顧客に対して他社との違いや優位性をアピールできる要素をつかむきっかけになるでしょう。
社内報にはどんなことを書く？
社内報を戦略的に活用することで、社員の意欲向上や業務効率化が期待できます。社内報を作成するときには、以下のような内容を盛り込むと良いでしょう。
- 企業の現状に関する情報
- トップ・役員のメッセージ
- 成功プロジェクト・部門の紹介
- 社員紹介
- 趣味などのカジュアルなコンテンツ
社内報のデザイン・レイアウトを決める際のポイント
上述のように、社内報は、組織を強化する上で重要な役割を果たしてくれるものです。せっかく労力をかけて作るのですから、読まれる社内報を作りたいもの。そのために、デザインやレイアウトのコツを知っておくのはとても大切です。たとえ自分がデザイナーではなくても、指示を出す上で大事なポイントはおさえておきましょう。
1. ターゲットに合わせた内容にする
社内報には「誰に読んでもらいたいのか」というターゲットの設定が必要です。若手社員向けなのか、中堅以上の社員向けなのか。オフィスで働く人向けなのか、工場や店舗などの現場で働く人向けなのか。ターゲットが違えばレイアウトで大事にするポイントも変わってきます。
中堅以上のマネージャー向けの社内報ならば、ビジネス誌のように、文章やタイトルはやや堅めのタッチで、文字量も多めでもいいかもしれません。一方、若手社員や、工場や店舗など現場スタッフを主なターゲットとする場合、写真やグラフなどビジュアル要素を多く使い、行間を空け、文体もポップで明るいタッチにするといった工夫が必要です。
2. 伝えたい内容を適切に伝えるための「構成要素」を考える
「そのページで最も伝えたいのは何か」を吟味することはとても大切です。そして、それを伝えるには文章やグラフ、写真、図版などの中でどれが最も適しているかを考えましょう。
大事なのは、最初から原稿を書き始めるのではなく、まずは伝えたい内容をしぼりこみ、それを最も効果的に伝える構成要素は何なのか、どのような要素があれば伝わるのかを決めることです。その上で原稿を執筆したり、素材を用意したりしましょう。
3. 自社のブランドイメージを意識する
自社のブランドイメージをつくっていくのは、他ならぬ社員です。社員の発言や行動は、そのまま対外的なブランドイメージを形成していくため、社内に向けたブランディング、すなわちインターナルブランディングは、対外的なブランディングの第一歩となります。
社内報はインターナルブランディングのツールとして有効であり、ブランドの浸透・定着に重要な役目を果たします。コンシューマー製品を扱っている企業であれば、社員やその家族は顧客でもあります。そのため、社内報は対外的なツールと同じクオリティで作っていく必要があるでしょう。
また、クリエイティブな雰囲気の会社なら、斬新なデザインや独創的な表現を盛り込むのもいいでしょう。その場合、一般的な商業誌も参考になるはずです。
ほかにも、「組織を活性化させ、エネルギッシュな会社というブランドイメージに刷新していきたい」と考えているなら、社内報のデザインをそうしたイメージのものに変えていくだけで、社員に伝わるメッセージも変わってきます。
重要なのは、自社にどういうブランドイメージを浸透させたいか、それを踏まえたデザインを意識することです。
社内報のテンプレートを作成するメリット・デメリット
メリット
デザインをテンプレート化することでレイアウトがある程度決まるため、デザインの知識がない新しい社内報担当者が入っても簡単にデザインすることができます。また、忙しい時でもテンプレートに沿って原稿や写真を流し込んでいくとデザインできるため、社内報制作の時間短縮にもつながります。
連載企画はテンプレート化し、毎回同じデザインを引き継ぐことで、読者にとっても「これは●●の連載だ」と認識してもらいやすいメリットもあります。
デメリット
過去のテンプレートでは表現しきれない新企画が出てきた際は、同じテンプレートを使い続けることはできず、新たなものを検討する必要があります。ターゲットや発行目的が変われば、デザインのテイストも変わるため、その際もテンプレートの見直しが必要です。
社内報のテンプレート作成で意識したいこと
社内報の作成は、テンプレートから作成すると効率的です。テンプレート次第で社内報の印象が変わりますから、レイアウトをしっかり意識して作成しましょう。
社内報のテンプレート作成で、意識したいポイントを紹介します。
1. 適切に目線を誘導する
一般に、何かを読むときの人の目線は次のように動くといわれます。
- 右開きの印刷物：右から左
- 左開きの印刷物：左から右
この法則から外れるレイアウトは読みにくく、社内報を途中で閉じてしまう人が出るかもしれません。自然に目線が流れるレイアウトを心掛けましょう。
2. 文字や画像の大きさに差を付けてレイアウトする
視覚的なインパクトを狙うなら、「ジャンプ率」を意識しましょう。ジャンプ率とは、文字と画像の大きさに差を付けてレイアウトするときの比率です。
同じページに同じサイズの文字・画像が並んでいると、見る人に単調な印象を与えてしまいます。あえて文字・画像を不ぞろいな大きさにすることで、画面にメリハリを出しましょう。
また、要素に優先順位をつけることも有効です。大きく扱いたいもの、小さくてもキャプションなど補足があれば十分伝わるものなど、見せたいもの、読んでほしいものに優先順位をつけることで、何を伝えたいのかが明確になることを心掛けましょう。
3.タイトルや見出しをビジュアル要素として使う
文字だらけのページが多いと、それだけで読む気をなくしてしまう人がいます。そんなときは見出しやタイトルを大きくしたり色を付けたりして、ビジュアル要素を高めましょう。ページ内のレイアウトが単調になりにくく、目を通しやすくなります。
また、文字数が多い場合は、最初の文字を大きく・太くするなどの配慮が必要です。読者の目線を適切に誘導することで、読者の離脱を防ぎます。
4. 種類の違う情報を並べるときは構成を切り分ける
1つのページでさまざまな情報を伝えたいときは、太い罫線や写真などで切り替えると分かりやすくなります。地の色を変えたり罫線で区切ったりすることで、違う内容を並べても違和感なくレイアウトできるでしょう。
また、縦書き・横書きを混在させるのも、情報を区別する上では有益なレイアウトです。
誌面デザインでは、ターゲットに対して企画意図や伝えたい情報を明確に伝える表現方法と、最後まで読ませる可読性、明快さ、ビジュアル性が求められます。そのためには、企画ごとに「ストレスのない可読性」、「ユーモアとウィット」「物語性や舞台性の演出」「ロジカルな情報処理」「気付きやワクワク感」など、内容にあったタイトルや文章、画像や図版の大きさ、配置を工夫することが重要です。
社内報のテンプレートを参考にしたい場合は？
Microsoft の「PowerPoint」「Word」「Excel」などが使用できる環境なら、無料の社内報のテンプレートが利用できます。「とりあえずどんなものか作ってみたい」という場合は、こちらを参考にしてみるとよいでしょう。
その他、無料／有料で活用できるテンプレートから、おすすめを紹介します。
1. Microsoft Officeのテンプレート（無料）
MicrosoftのWord用のテンプレートです。見出しやヘッダーなどはすでに設定されており、様式をそのまま使えます。領域を選択して内容を変更すれば、自社独自の社内報が簡単に作成できます。もちろん、画像、図形、表、ハイパーリンクなどの挿入も簡単です。
Microsoft「社内報」
2. パワポン（無料）
オフィス用品などでおなじみのアスクルが提供する、無料テンプレートサイトです。ニュースレターやお便り・行事予定などのテンプレートがあり、用途に合うものを選べます。
ただし「PowerPoint」が利用できることと、無料会員登録が必要です。
パワポン「キーワード 「社報」のテンプレート」
3.Adobe InDesign（有料）
プロのデザイナーも活用する本格的なデザインツールです。シンプル、カラフル、スタイリッシュなどさまざまなテンプレートがあり、発行目的やターゲット、企画趣旨に合わせてテンプレートを選ぶことができます。
使いやすいテンプレートで魅力的な社内報を作ろう
社内報は企業と社員の結び付きを強めたり、社員同士の連帯感を強化したりする上で有益です。パフォーマンスを高めたい企業は、企業戦略の一つとして有益に社内報を活用してください。
「なるべく効率的に社内報を作りたい」という場合は、テンプレートの作成がおすすめです。「目線の動き」「文字のそろえ」などを意識して、見やすさ重視の社内報を作りましょう。
ウィズワークスの「社内報アプリ」は20種類以上の記事作成用テンプレートがあり、HTML・CSSなどの知識がない人でも簡単に魅力ある記事を作れます。「社内報を検討しているが一から作るノウハウがない」「社内報のテンプレートで簡単に作成したい」といったお悩みをお持ちの担当者の方は、ぜひ「資料請求」ページからお気軽にお問い合わせください。