業務改善を取り入れるにあたり、具体的な流れやコツ、注意点を把握できていないとうまく進められるか不安になります。
今回は、業務改善を効率よく、かつ効果的に進められるよう、取り組むポイントや進め方を解説します。業務改善が成功すれば企業発展にもつなげられます。さらに業務改善にも使えるフレームワークも紹介するので、あわせて参考にしてみてください。
目次
業務改善とはどのようなもの？
まずは業務改善について知っておきましょう。業務改善とは何か？ 必要な理由とは？ このような疑問を解決します。
業務改善とは
業務改善とはその名の通り、現状の業務内容や業務フロー、目的などを見直して改善することです。同じような言葉に「業務効率化」「業務削減」「コスト削減（経費削減）」などありますが、これらもまた業務改善の一環です。業務の「ムダ」を省くことで、業務効率化やコスト削減へとつなげています。
業務改善が必要な理由
近年、少子高齢化の背景もあり日本は労働者の数が減少しています。加えて働き方改革が推進される中、多くの企業では少人数・短時間で業務をこなさなければいけません。ムダな作業をする暇はなく、従業員一人ひとりの生産性を高めるためは、業務改善が不可欠です。
また業務改善は、業務フローを見直すきっかけにもなります。ムダな業務や作業を省き、業務のスムーズ化が実現できれば、社員の負担も軽くなるでしょう。
業務改善で得られるメリットとは
業務改善を行うことで得られるメリットは、主に下記の3つです。
- 人材育成の時間を削減できる
- 金銭的なコストを減らすことができる
- 業務の効率化で働きやすくなる
それぞれ詳しく解説するので、参考にしてみてください。
人材育成の時間を削減できる
業務改善によってムダな業務がなくなり、業務を標準化することができればマニュアル化が容易になります。業務内容が多いことを理由にマニュアルを作成しなかった企業も、マニュアル化を進めることができるでしょう。
マニュアルが整備されていれば、人材育成にかかる時間とコストを削減できます。
金銭的なコストを減らすことができる
業務改善ではデジタル化を進めることもあります。デジタル化によって、これまで紙で作成していた資料はパソコンやタブレットなどで閲覧できるようになります。ペーパーレス化によってコピー用紙やインク代、紙資料の保管代など、大幅なコスト削減が期待できるのです。
また業務改善は、仕事の量を軽減できるので、残業代や休日出勤手当など、人件費削減にもつながります。
業務の効率化で働きやすくなる
業務改善によって、ムダな業務を削減し価値の高い業務だけを残せます。「この業務は必要なのか？」という従業員の不満を減らせるので、従業員のモチベーションを下げずに済みます。
一人ひとりが働きやすい環境を整えられるので、離職率の低下にもつながるでしょう。
業務改善の基本的な進め方
業務改善の基本的な進め方を解説します。手順に沿って進めることで、業務改善を成功へと導きましょう。
業務を見える化する
最初に行うべきことは既存業務の見える化です。「誰がどのような業務を行っているのか」「どれだけの時間を費やしているのか」、ここを把握する必要があります。この部分が分からないと、どこを改善するばよいのか分からなくなります。
見える化するときは、マニュアルに起こしましょう。マニュアル化することで、既存業務の効率アップにつながるだけでなく、特定の人しか行えなかった業務を、社員全員が行えるようになります。
改善目標を立てる
業務を見える化したことで改善すべきポイントを把握できたら、「何が問題なのか」「どのように改善するとよいのか」、この2つを明確にして、具体的な改善目標を設定します。
改善目標は業務フロー全体、部署ごと、個々の目標をそれぞれ設定するとよいでしょう。目標を分けて設定することで、まずは個々の目標を、そして部署ごと、最終的には業務フロー全体の目標達成へと段階的に進められます。
優先順位を決める
改善目標に対し優先順位を決めます。「取り組みやすさ」「改善による効果の大きさ」「コスト」などを考慮し、何を優先して行うべきか順位をつけましょう。
改善計画のマニュアル作成を行う
改善目標に優先順位を付けたら、最後は改善計画のマニュアルを作成します。業務ごとに詳細な改善計画を立てることも大切ですが、まずは改善計画全体のマニュアルが必要です。
具体的に書かれたマニュアルがあれば、これから目標達成するためにやるべきこと・手順が明確になります。業務改善を進めていく中で、方向性にブレが生じるのを防げるので、効率よく遂行できるでしょう。
業務改善にも使えるフレームワーク7つを確認
業務改善の進め方を把握できたところで、実際に業務改善を実施してみましょう。おすすめなのが業務改善フレームワークの活用です。流れを把握できるフレームワークを活用することにより、効率よく効果的に業務改善を実行できます。
今回は業務改善におすすめのフレームワークを7つ紹介するので、経営者や担当者の人は参考にしてみてください。
ECRS
ECRS（イクルス）とはEliminate（削減）、Combine（統合）、Rearrange（置き換え）、Simplify（簡素化）の頭文字をとった業務改善フレームワークです。これら4つの手順でムダな仕事を削減し、業務効率化へとつなげています。
しかしただ単にムダを省くだけの業務改善ではありません。「作業をまとめられないか？」「入れ替えできないか？」「単純にできないか？」など、あらゆる視点から、各企業に適した改善策を検討し提案してくれます。
PDCAサイクル
PDCAサイクルとはPlan（計画）、Do（実行）、Check（確認）、Action（改善）の頭文字を取った業務改善フレームワークです。計画→実行→確認→改善のサイクルを、順に沿って繰り返すことで、業務改善を継続的に行えます。
最初に改善の目標を設定し業務計画を立てましょう。計画を基に4つのプロセスを順番に沿って繰り返すことで、業務改善を図れます。効果が出れば継続して、さらなる改善が期待できますし、効果が現れなければ別の改善策を見つけるためにPlan（計画）からやり直します。
ロジックツリー
ロジックツリーは名前にもあるように、木構造をしたフレームワークです。1つのキーワードから関連性のある問題・原因を広げていき、問題の原因を多角的に掘り下げられます。
例えば「残業が多い」という問題点からは「人手不足」「業務が多い」の2つに展開します。「人手不足」は「人材が集まらない」「離職率が高い」と展開し、「業務が多い」は「ムダな業務が多い」「機械の老朽化」などが展開できるでしょう。これを繰り返すことで、見えていなかった問題点にも気付きやすくなります。
BPMN
BPMN（ビジネス・プロセス・モデリング表記法）は、課題点を発見するためのフレームワークです。図形や矢印などを用いてプロセスを描画するので、一目で業務工程のフローや担当者などを把握できます。
国際標準規格に定められた表記法を用いていますが、表記法としてではなく共通言語としても捉えられるといったメリットもあります。
KPT
Keep（継続）Problem（問題）Try（トライ）の頭文字を取ったフレームワークです。現在効果があって継続すべきこと・良い点（K）、問題だと感じること・悪い点（P）を踏まえ、今後取り組むこと（T）を書き出して業務改善を図ります。
Tryで実践したことは、振り返りを行うことで改善効果が期待できるのです。KPTは、業務改善の基本方針を示しています。
マンダラート
マンダラートは、アイデアをたくさん出したいときに活用できるフレームワークです。3×3の9マスに「お題」を書き込み、放射線状に広げながらアイデアを出していきます。
最初に3×3の中央の1マスにお題を書きましょう。お題が書かれた周囲の8マスに関連ワードを書き込み、それぞれの関連ワードから周囲に9マスを作成します。さらにそこにも派生ワードを書き込むと、1つのテーマから81マスが埋まり、全64個の関連ワードがひねり出されるのです。
バリューチェーン分析
一連の事業に関わる業務を機能ごとに分類し、どの工程において価値が生まれるのか、どこに注力すべきかを分析するフレームワークです。自社の強みや弱みを把握する際にも活用されます。
またバリューチェーン分析は、競合他社との差別化要因を把握したいときにも効果的です。
業務改善を行うときの大切なポイントと注意点
業務改善を行うときは、主に4つのポイントを踏まえるようにしましょう。
まず1つ目は、QCDを考えることです。QCDとはQuality（品質）Cost（費用）Delivery（納期）のことで、業務改善において重要となる3つの要素を示しています。理想は高品質で低価格、納期を早めることが理想ですが現実的には無理があります。そこで優先順位をQuality（品質）＞Cost（費用）＞Delivery（納期）とすることで、効果的な業務改善が図れます。
2つ目は、具体的な目的を設定することです。目的があやふやになると何を優先して改善するべきか判断に迷います。業務改善に時間がかかったり、場合によっては意味がなかったりする恐れがあります。何を目的に業務改善を行うのか、具体的な目的を設定しましょう。目的が明確であれば従業員の理解と協力も得られるはずです。
3つ目は、現場の意見に耳を傾けることです。業務改善を行うのは主に上層部や管理職になると思われます。しかし、業務を遂行するのは現場の社員たちです。どのような悩みを抱えているのか、どこを改善するべきかしっかり意見を聞くようにしましょう。意見を聞くことでより効果的な業務改善を図れるようになります。
そして4つ目は、その場しのぎでなく長期的に考えて計画することです。その場しのぎになると、根本的なところを改善できないままになります。その後の業務に影響が出る恐れもあるので、長期的な目線で計画を立てることが大切です。
業務改善でスタッフの環境や企業の収益を大きく変えていこう
労働者の減少や働き方改革の推進により、多くの企業にとって業務改善は欠かせないものとなっています。いかに効果的な業務改善をできるのか、企業の大きな課題となるでしょう。
自社で業務改善を進める際には、社員に向けてどのような業務改善を行っているかをタイムリーに発信していくと良いでしょう。業務改善は現場からの声や要望を聞くことで、より自社に合ったやり方で改善が図れます。
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