新入社員が編集委員。PDCAを高速で回し、希薄になりがちなコミュニケーション課題に奮闘

施設建設の専門知識と経験を持ち、プロジェクト関係者間のコミュニケーション解決や、プロジェクトの推進をサポートする株式会社山下PMC。2021年より社内報アプリを活用した社内報『YPark（ワイパーク）』の運用を開始されました。

編集を担当するのは、新入社員で構成される社内報事務局の面々です。初代リーダーである瀬口竜汰様、2代目リーダー編集委員の小橋拓己様に社内報アプリの導入によるメリットや運用方法などを伺いました。

コロナ禍と事業拡大期によりコミュニケーションが希薄に。スマホで見られる社内報アプリに注目

——まずは、社内報アプリの導入を検討したきっかけから教えてください。

瀬口さん：山下PMCは、社員の約8割が転職してきたメンバーで構成されています。会社の規模拡大に伴い、毎月数名の新規社員が入社しています。元来フラットな組織で社員同士のコミュニケーションが活発でしたが、新型コロナウイルス蔓延で懇親の場が激減し、在宅勤務が増えたことで、インターナルコミュニケーション不足によるさまざまな課題が浮き彫りになっていました。

例えば、お互いの顔がわからないまま同じプロジェクトを進めていると、ちょっとしたことでもミスコミュニケーションが生まれてしまいます。特に新入社員は入社当初から在宅勤務で、名前と顔がほとんど一致しないという状況でした。そこで、社員の皆さんがコミュニケーションできるハブとして、社内報の立ち上げを検討し始めました。

また、紙ではなくWebの社内報を検討したきっかけは、社員がプロジェクトごとに全国を飛び回っていることも理由に挙げられます。スマートフォンから気軽に閲覧できれば、全国どこにいても会社を身近に感じることができます。

 

——「社内報アプリ」の導入の決め手を教えていただけますか？

瀬口さん：大きく3つあります。1つ目は大手から中小までの幅広い企業が導入しているということで、さまざまな企業の事例を保有しているという点です。2つ目は管理画面の操作が簡単であり、テンプレートも豊富であること。また、導入後においてもサポート体制がしっかりしているのも魅力に感じました。

３つ目は、気軽にスマートフォンで閲覧できるアプリであることです。休憩時間にお茶を飲みながら気軽に閲覧できますし、移動中のちょっとした合間にも閲覧できます。また、社員が集まる場で社内報の記事をネタにしながら会話できるといった利用方法も見込めます。

小橋さん：アプリで社員同士がつながれるのは何よりの魅力ですね。社内報がアプリであることに抵抗がある人がいるかもしれないとは思いましたが、一度インストールしてログインしてしまえば、スムーズに閲覧できます。

 

「社内報ってなに？」から社内報アプリのサポートを活用

——社内報の取り組みが初めてだと思いますが、ご苦労されたことはありますか？

瀬口さん：社内報の立ち上げは会社として初めてのことでしたし、しかも担当は新入社員です。また、そもそも社内報がどういった目的で制作されるものなのか、そしてどんな企画を立てれば良いのかも全くわからない状態でした。そういった中で、インターナルコミュニケーションの専門会社であるウィズワークスさんのサポートは大変ありがたいものでした。

例えば、豊富な他社事例を紹介いただくことで、記事の考え方やネタ探しのヒントになりました。取材に必要な視点や方法についてもサポートいただき、大変助けられました。メルマガなども参考にしながら、山下PMCならではの社内報に仕上がったと思います。

小橋さん：私たち社内報事務局にはそれぞれに通常の業務があり、社内報運営に充てられる時間はメンバー全員で月平均30時間（4人工）程度と、多くのリソースを社内報に傾けられないのも悩みの一つでした。そのため、自分たちが取材・執筆するのではなく、社員の皆さんが記事を執筆するというスタイルで運用しています。

 

社内報アプリは、コミュニケーションだけでなく実務に役立つ

——社内報アプリを導入したことで何かメリットはありましたか？

小橋さん：ありました。まだ社会経験が少ない私のような新入社員にとっては、社内報を通じてネットワークをつくることができました。社内報の記事の作成にあたり、原稿執筆依頼やさまざまな協力依頼を通じて、普段はあまり関わりの少ない部署の方々とコミュニケーションを取れるようになりました。

また、社内で推進されているプロジェクトの内容も発信していることから、今まで部署内でしか知り得ない情報や詳細な業務内容を他の部署にも共有することができるようになり、それによって新たな発見もあるでしょうし、それぞれの業務にも取り入れられるアイデアを得ることができるようになったと思います。

瀬口さん：私自身、社内外でのネゴシエーションに役立つかもしれないと自ら志願して社内報事務局のメンバーになりました。仕事で関わるプロジェクトのメンバーは全員、経験が豊富な先輩方ばかり。そういった方々の中でどのようにすればきちんと自分の意見を伝えられるようになるか、同等に意見交換ができるようになるためにはどうすれば良いかを学ぶ機会になると思いました。

小橋さん：私自身も、社内報アプリに掲載されている情報をもとに関連部署にアプローチし、プロポーザルの際の事例紹介として活用したことがあります。コミュニケーションだけでなく実務にも役立つとは思いもしない成果でした。

 

瀬口さん：加えて、Web社内報なので詳細なデータ分析が可能です。インターナルコミュニケーションの課題を見つけたら、すぐに改善に向けたアクションを取ることができます。PDCAを高速で回すことができるのは、大きなメリットだと思います。

小橋さん：どういった記事を制作すれば閲覧数を伸ばせるのか、というところは今もなお模索中ですが、我々で独自に行っている分析結果を見ながら、徐々に人気のある記事を増やすことができるようになりました。

 

新入社員がハブとなり、経営層と社員をつなぐツールへ

——ちなみに、人気記事はなんですか？

瀬口さん：一番閲覧されているのは社長の記事「まるちゃん日記」です。経営層が積極的にかかわることに社員が関心を抱いています。その効果でそのほかの記事の閲覧数も上がっています。また、社長自らが管理画面に入って記事を書いていただく体制を確立したこともあり、非常に高い頻度で発信を行っています。

 

——社長自らが管理画面から記事を投稿されているとは、めずらしいですね。 

瀬口さん：過去に、経営層一人一人に一筆をいただく企画を実施したことで、社内報への理解が深まりました。その後、社長自らが編集委員となる新入社員へエールを送る場をつくってくださったのですが、そこで社長が「私も記事を書こうかしら」とおっしゃってくださいました。

小橋さん：最初はGoogleのフォームに書き込んでもらい、それを社内報アプリの管理画面に入力するといった運用を想定していたのですが、社長が「それでは二度手間になるから」と、自ら管理画面の使用方法をレクチャーしてほしいとおっしゃってくださいました。

瀬口さん：入社1〜2年目の若手が運営しているというのも大きなポイントだと思っています。良くも悪くも怖いもの知らずといいましょうか、経営層や先輩社員にも臆することなく接することができるのも大きな要因だと感じます。

 

社内報アプリの運用を新人社員の“登竜門”に、山下PMCの“レガシー”に

——最後に今後の目標を教えてください。

小橋さん：社内報アプリは全体の約85%の社員が閲覧していますが、それを100％に持って行くことが目標です。

また、社内報アプリの編集委員を新卒のメンバーが取り組むことでコネクションづくりに役立ててもらいながら自身の仕事に展開できるような、山下PMCの社員としての登竜門のような立ち位置として運用され、さらにそれを脈々と受け継いでもらいたい。そのため今、長期的な運用を見据えたマニュアルづくりを進めています。社内報アプリを山下PMCの文化にしていきたいです。

瀬口さん：私はもうすぐ編集委員を卒業しますが、社内報アプリの記事の内容が普段の会話に出てくるようにじっくりと育ててほしいと思います。私も記事のネタを積極的に会話に出しながら社内報アプリのファンの輪を広げていきたいですね。

——ありがとうございました。