1958年から、社内報『みつくみ』を発行されている住友理工株式会社。ここ10年でM&Aによる規模拡大とグローバル化が一気に加速し、従業員間のコミュニケーションや会社の方針・動向についての共有がより重要となってきました。一方、DX推進のため印刷物の削減にも注力しています。
そこで、検討されたのが、会社にPCを持たない製造部門の方も会社支給や私用のスマホでも気軽に閲覧でき、双方向コミュニケーションも可能な「社内報アプリ」の導入。現在、『みつくみ2』として、冊子『みつくみ』と併用して発行されています。社内報ご担当の3人にお話を伺いました。
【導入目的】
- グループ全体のパフォーマンスアップにつなげる、双方向コミュニケーションの活性化
- 海外を含む全グループ会社での、情報の共有（タイムリーな発信とアーカイブによる活用）
- サステナビリティへの対応（ペーパーレス）
【課題】
- 冊子の印刷は必要数に抑えたい。社内報のデジタル化に関しては、社有PCを持たない人でも、会社支給・私用のスマホやタブレットで社外からでも簡単に閲覧できることが必須
- 社内情報の中でも、ニュースや人事情報など速報性が必要なものはタイムリーに発信したい
- 冊子は誌面スペースに制限があり、増ページすると費用がかかるので、すべての寄稿や情報が掲載できないことがある
【効果】
- ビューランキングや「いいね」、コメント、さらにアンケートなどで、読者の反応が可視化できた
- 冊子やPDF仕様の社内報では外注していたレイアウトを、「社内報アプリ」では内製できる
- 冊子の印刷部数が「社内報アプリ」の導入前と比較して約40％削減。ペーパーレスとコスト削減に結びついた
■住友理工株式会社
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- 事業内容：自動車用部品（防振ゴム、ホース、制遮音品・内装品、燃料電池（FC）部材、ゴムシール材）と、一般産業用品部門（精密樹脂ブレード・ロール、鉄道車両用・住宅用・橋梁用防振ゴム、高圧ホース・搬送用ホース）の製造、およびそれらの技術を生かし「自動車（モビリティ）」「インフラ・住環境」「エレクトロニクス」「ヘルスケア」の分野への製品やサービスの提供
- 従業員数：単独 3,275名、連結25,519名(いずれも2022年3月末現在)
- 広報担当者様：広報IR部 加藤 里英子様、杉本 佳名子様、寺田 憲司様
目次
「社内報アプリ」の使い勝手はもちろん、高い専門性に裏付けられたアドバイスが決め手に
――社内報のWeb化の検討を始められた経緯をお聞かせください。
寺田さん：当社には1958年創刊の『みつくみ』という冊子の社内報があります。その価値を大事にしながらも、情報社会の流れに合わせてタイムリーに情報共有できるWeb版を導入したらいいのではないかという話がコロナ前あたりから出ていました。そこで、『ぼいす』という名称の、イントラで閲覧できるPDF版の発行を開始し、冊子の『みつくみ』と年間３回ずつ、交互に出すようになったのが2020年の頭です。
でも、当社はモノづくりの会社なので、社有のPCを持っていなくてイントラに入れない方も多く、そういう相当数の方に向けてPDF版も印刷しなくてはいけない。結局、デジタルなのに紙になっており、タイムリーにはなってないじゃないかということで、再検討することになりました。
――そこで、ウィズワークスにお声がけくださったのですね。「社内報アプリ」を導入された決め手は何でしたか？
寺田さん：ウィズワークスさん主催の社内報セミナーに参加するなど、前々から懇意にさせていただいていたので、まずは「社内報アプリ」についての情報収集をし、他社のサービスと比較しました。
結果、他社のシステムと比較して、使いやすさ、費用感、運用のしやすさなどで優位であろうということで判断しました。あとはサポート面ですね。ウィズワークスさんの社内報への専門的な知見、情報量のもとでアドバイスがいただけるのは、たいへんありがたいなと思いました。
杉本さん：社内報アワードを毎年開催されていて、他社事例が常にアップデートされているのも魅力ですね。また、記事の制作テンプレートがあってPCスキルが高くない人でもすぐに対応が可能なこと、ひと目で効果測定できることなど、機能面でもいいなと思いました。
――実際の使用感はいかがですか？
杉本さん：テンプレートがとてもいいですね。冊子でもPDF版でもレイアウトは外注していたので、デザインってどうやってするものなのか全くわかっていませんでした。そんな私でも躊躇なく使えるほど、「社内報アプリ」のテンプレートは、書式も色も見出しの大きさやフォントも組み込まれていて、とても簡単ですごくよかったです。
寺田さん：ユーザーインターフェースというか使い方が簡易なので、私たち以外の部署の人に投稿してもらう場合も、ちょっとしたマニュアルを見てもらうだけでスムーズにできます。管理者の負担が少なくていいですね。
杉本さん：そのうえで、ちょっとしたわからないところなどを質問すると、ウィズワークスさんのご担当者はどんなに些細なことでも打てば響くかのように、的確に返答をくださる。それが心強いです。
速報性や話題性が高いものはWeb版で、熟読が必要な情報は冊子でと、特性に合わせて併用
――現在、社内報はどういう形で運用されていますか？
寺田さん：2021年の10月以降、「社内報アプリ」を使ったWeb版社内報を『みつくみ2』と名付けて、企画記事は年に3回、Café Terrace（従業員エッセイ）という企画は隔月、ニュースや人事情報・みんなのPhotoなどは適時発信しています。
この発信のスタートによって、PDF版の『ぼいす』は役目を終える形としました。冊子版『みつくみ』は従来通り年に3回発行。ただ、サステナブルな観点から『みつくみ2』の中に『みつくみ』のカテゴリーを作ってそこでPDFを見てもらえるようにし、冊子本体は希望者に必要な部数だけを印刷して配るようにしています。
その結果、「社内報アプリ」導入前は7200部印刷していましたが、現在は4400部。約40%削減できました。
――Web版と冊子版とをどう使い分けていますか？ また併用されているメリットを教えてください。
寺田さん：Webは冊子のようにページ数の制限などがないので、がんばった分だけ記事を載せられるんですよね。そこで、Web版には読者におもしろいと思ってもらえる記事、読んでほしい情報を増やしています。一方、冊子ではトップメッセージや決算数値といった、会社経営に関わる重要な部分、しっかり読んで理解し、全員で共有すべきことを中心に掲載しています。
先述しましたが、冊子の記事はすべてWeb版にもアップしているので、こうした重要なことをPCやスマホがあればいつでも見ることができ、さらにアーカイブされるので過去の記事も探しやすい。そこが併用しているメリットだと感じています。
加藤さん：Web版を始めてから、「このコーナーの過去の記事をアーカイブで、一気に見てきました」と言って取材を受けてくださる人が増えている印象です。
寺田さん：また、読者からの投稿写真で構成する企画を、以前は冊子の裏表紙で実施していましたが、スペースに限りがあるので、せっかく送ってくれたのに掲載できない場合もあったんですね。それをWeb版に移行したことで、たくさんの写真を見やすいサイズで紹介できるようになりました。
加藤さん：内容が盛りだくさんで誌面では伝えきれない場合、冊子版に掲載した記事の続編をWeb版にアップするといった連動企画も行っています。「住友理工テクノロジー」と題した企画などもそのスタイルで発信し、好評でした。
社内広報は、経営的視点からも重要かつゴールがない仕事。よって、やりがいも無限大
――Webの社内報ならではの双方向コミュニケーションの効果に対し、ご実感はありますか？
杉本さん：反響については、年に１回、アプリのアンケート機能を使って調査しています。昨年１月に実施したアンケートの集計では「冊子のほうが読みやすい」という意見もありましたが、「社内報アプリ」の導入前に一時的に使用していた別のWeb社内報のシステムと比べるとビューが格段に増えています。
「いいね」も着実に増えており、匿名性があることをもう少し宣伝すれば、さらに伸びるのではないかという気がしています。
今年1月に実施したアンケートではタイムリーな情報が取れることなどWebに関する満足度が昨年より上がっていました。
――人気の高い記事を教えてください。
加藤さん：ビューランキングが高いのは、従業員にスポットを当てた企画です。海外駐在員に現地での仕事、私生活を語ってもらう、30代前半ぐらいの層に新人時代を振り返ってもらうといった、普段は表に出る機会が少ない従業員を紹介する記事への関心が非常に高いですね。
杉本さん：それ以外でビューが高いのは、人材開発部からの情報です。
コロナが始まって以降、製造部門勤務の方などが1箇所に集合して実施する研修が難しくなったので、会社からスマホを支給して、それでテストを受けてもらうといった取り組みがトライアル的に始まったんですね。それを受けて人材開発部が「受講できる研修一覧」といった形の情報を発信したところ、とても反響が高かったんです。こういった情報をみんなが求めていたんだなと実感しました。
――今後、取り組みたいテーマは何ですか。
寺田さん：グループの新しい中長期経営ビジョンに向けての取り組みが始まります。その浸透も社内広報の大事な役割ですので、経営企画部などと協力して、いかに従業員の皆さんに伝えていくかが大きな課題です。
加藤さん：新しい中長期経営ビジョンに対して、部署として、また一従業員としてどう実行していくかを語ってもらうなど、各自が自分事として考えるきっかけになる企画を実施したいと思っています。DXやGXなどに関しても同様で、まだニュースの中の話だと捉えている従業員も少なくないように見受けられますので、各部署の取り組みを具体的に紹介するような企画も考えています。
もう一つ、企画段階なのは「外から見た住友理工製品の紹介」です。当社は自動車部品以外にも高速道路の橋桁や鉄道用の部品など、多くの製品を製造しています。会社で作っている製品が世の中で役に立っていることを実感してもらえるような記事も作りたいと考えています。
寺田さん：当社は、2013年以降、海外企業とのM&Aによって急激にグローバル化したので「一致団結」に向けてはまだ伸び代がある。そこに向けて社内報の役割は大きいと考えています。
常にインターナルコミュニケーションの目的に立ち返って、会社の情報をしっかり隅々まで従業員の皆さんに伝え、そして皆さんの声をしっかり吸い上げること。グループ全従業員のコミュニケーションを活性化させて、高いモチベーションで楽しく働いてもらえる環境を創出すること。それが、社内広報の役割だと思っています。
当社に限ったことではないでしょうが、社内広報に対して社長をはじめマネジメント層がとても重要視しています。それだけに求められるハードルが非常に高い。ゴールがない仕事ですが、それゆえにやりがいも無限大だと思っています。
――そうした大事な業務に「社内報アプリ」をご活用いただていることが、私たちの誇りです。これからも「社内報アプリ」をどんどん進化させていきたいと考えています。本日はありがとうございました。