変革期にあるグループの風土醸成に一役！現場・経営の両方から活用される社内報に

予備校・塾はもとより、幼児から社会人を対象に多彩な教育事業を展開する河合塾グループ。3つの学校法人、22の事業会社及び持ち株会社、2つの機能会社、2つの財団法人から構成され、全国に500カ所以上の校舎・教室を展開しスタッフ数は3000人にもおよびます。

そんな大きな転換期を迎えた組織を支えるべく、2022年7月に紙の社内報をWeb化。学校法人河合塾は、2023年に創立90周年を迎え、社内報「Keiju」は創刊40周年を迎えます。さらなる変革を推進するグループ経営戦略本部　経営戦略担当の皆様にお話を伺いました。

紙の社内報で伝えられる情報量に限界を感じ、社内報アプリに切り替え

――　社内報のWeb化を検討することになった経緯から聞かせてください。

伊藤さん：長らく紙面の社内報を年4回発行してきたのですが、紙面だとタイムリーな発信が難しく、スペースにも限りがあります。そろそろデジタル化しては、との声があがっていました。

 

宮﨑敦子さん：配送コストや現場における配布の手間なども問題となっていましたね。

伊藤さん：限られた発行頻度ゆえに「間違いがあってはいけない」と校正にかなり時間が掛かっていることも課題でした。さらにグループが急拡大し、同じグループながら他の法人が何をしているのか分からない。もっとグループ間のシナジーを生み出すためにも、まずは相互理解の場としての社内報が求められていました。

宮﨑敦子さん：グループ会社が増えれば読者層も広がります。みんなに広く伝えたいことと、ある一定の人たちに伝えたいことの両方をかなえなくてはなりません。紙の媒体のままでは難しいと考え、Webへの切り替えを決心しました。

 

――　サービスを検討する上ではずせなかったこと、社内報アプリに決めたポイントは何でしょうか。

伊藤さん：OBOGや家族にも見てもらいたいので、最低限のセキュリティは担保しつつ、社外の人にも容易に見てもらえるツールであることが第一条件でした。探してみたところ、アプリでも提供できる会社は多くはなく、その中で出合ったのがウィズワークスでした。

相談してみると、システムを提供するだけではなく、社内報やインターナルコミュニケーションそのもののアドバイスをしてくれるとのこと。私たちとしてもツールを変えるだけではなく「河合塾グループをよりよくしていきたい」との思いがありましたので、そこも伴走していただけるのは魅力的でした。

また、社内報を作られている会社だけあって、社内報で取り上げたい内容に合わせたテンプレートや仕組みなど、かゆいところに手が届く機能がいろいろと備わっていました。さらに「何かご要望があれば、次のシステム開発のときに考えますね」とも言ってもらえて、できるだけシステムを変えようとしてくださるのもうれしかったです。

 

大瀬さん：とにかく使いやすいです。分かりやすいマニュアルを用意いただいているのですが、それを見なくとも直感的に記事を作れます。私はユーザー管理も担当しているのですが、簡単なCSVを作るだけでユーザーを登録できたのは感動的でした。

 

宮﨑敦子さん：ウィズワークスとの打ち合わせで「社内報とは」「インターナルコミュニケーションとは」といった点を掘り下げて考える機会がありました。「何を狙いとして、どんな思いを持って作るのですか？」というところから問われ、その観点からアドバイスいただけたのはウィズワークスだけでした。私の中ではそれが決め手となりました。

――　実際、アプリに切り替えるにあたっての苦労はありましたか？

大瀬さん：ユーザー登録・更新作業の社内フローを作るのは大変でした。グループ法人それぞれに人事のシステムもリストの形式も違います。それを元に調整をしていくところでの苦労はありました。

宮崎希さん：紙面の社内報の最終号を配布する際、「こういう目的でWeb社内報に変わります。コスト削減にもつながり、ビジュアル面も変化します」といったメリットが伝わるようなメッセージを同封しました。結果的に紙からアプリへの切り替えは多くの読者にとってそれほど抵抗がなかったように思います。

――　コンテンツはどのように絞り込んだのでしょう。

宮﨑希さん：基本的には紙の時からのコンテンツは継続する方向で、新しい目玉となる企画も作りたい。さらに会社が組織風土から変えていこうという改革期にあったので、経営からの発信もこれまで以上にしていきたい。やりたいことはいっぱいありました。

そうした中、コンテンツ絞り込みの打ち合わせにもウィズワークスに参加いただけたことで、だいぶ整理ができました。カテゴリをどう分けたらいいか、記事の本数はどれくらいがいいか、現場と経営の記事のバランスは……など、他社事例も紹介してもらいながらアドバイスをいただきました。

 

現場から「取り上げてほしい」との声が増えたのはアプリならではの効果

――　スタート後、社員さんの反応はいかがでしたか？

宮崎敦子さん：「読んでいるよ」という声をたくさんいただけるようになりました。各記事の最後には執筆者を顔写真付きで掲載していることもあって、以前よりも親近感を持ってもらえているようです。

 

宮﨑希さん：2カ月くらい経つと、「うちの取り組みを紹介してほしい」「この人を取り上げてください」と手を挙げてくれるところが増えてきました。以前は、限られた紙面ゆえになかなか企画提案は少なかったように思います。これまで申し出がなかった部署からも声があがるようになったのは、まさにWeb版の力。そうした現場の声から生まれた企画もあります。経営陣からも「これは社内報アプリに載せたらいいね」といわれる機会が増えました。

 

――　運営側としてアプリに変えてよかったことはありますか？

宮﨑敦子さん：紙面版の時は、「こう作りたい」というイメージが印刷会社にうまく伝わらないこともあったのですが、今は作りたいものが自分の力でどんどん作れます。しかも、以前の半分以下の時間で何倍も見栄えのいい画面が出来上がるのです。すごく楽になりましたし、時間の使い方が変わって、考えるところに時間を掛けられるようになりました。

宮﨑希さん：閲覧数、いいね数など、閲覧状況のデータが分かるのもいいですね。読者アンケートも実施しやすく、回答率は紙面版の時と比べると6倍くらいになりました。

宮﨑敦子さん：閲覧数が伸びていると、「またがんばろう！」とやる気になります。そうでない時も「これは改善すべきだな」とすぐに次につなげられるのもいいところです。

 

親しみの持てるビジュアル使いで、現場と経営の距離もぐっと近く

――　反響がいいのはどういった記事ですか？

宮﨑希さん：一番人気なのは紙面の社内報から続く「職場探訪」です。アプリになってから写真を多く使えるようになり、ぱっと見てそれぞれの職場の雰囲気や、その地域の景色なども伝わるようになったことが好評です。

 

他にも、頑張っている中堅社員をインタビューで深堀りする企画「輝く人」も多くの反応があります。この間は、推薦があった女性職員を取り上げたのですが、子育てをしながら大学院にも通うパワフルな人で、「ぜひ1日のスケジュールを知りたい」との要望があり、紹介しました。「刺激を受けた」との声をたくさんいただきました。

 

宮﨑希さん：変革期にある会社のこれからについて、中堅層のスタッフと理事長が直接話しをしている座談会レポートも反響が大きかったですね。8月にアップした記事ながら、12月に行った読者アンケートで「一番よかった記事」として挙げる人が多かったです。

経営からのメッセージのほか、プライベートが垣間見える親しみやすい写真を交えながら届けています。そうしたコンテンツを通して、「会社が変わろうとしている。自分たちもチャレンジして良いのだ」との認識を促進できれば、と。少しずつエンゲージメント向上にもつながっていけたら、と思っています。

 

――　今の課題や力を入れていることは何でしょうか。

伊藤さん：課題はやはり閲覧率ですね。毎月閲覧率やいいね数の確認をしていますが、もっと上げていきたいです。

宮﨑敦子さん：記事を読んでもらうために、とにかく人を出すことを意識しています。知っている人が出ていれば社内報に訪れてくれる。それをきっかけに他のコンテンツも読んでもらえます。読者を引きつけられるよう、イエス・ノーで簡単に参加できる「あなたはどっち派？」というような企画も作りました。

宮﨑希さん：全体では7割の人がPCで見ていて、スマホアプリで見ている人は3割くらいです。一方で、定期的に読んでくれている方の半数はアプリで見ているので、アプリで見る人が増えれば閲覧率ももっと伸びるのではないかと期待しています。

――　最後に、今後の抱負を教えてください。

大瀬さん：紙面の社内報は渡せばすぐに見てもらえましたが、アプリではそうはいきません。まずは、「ログインはこんなに簡単にできるんだよ！」ということを分かりやすく伝えていきたい。そして閲覧率アップを目指します。

宮﨑敦子さん：もう少しアプリならではの双方向性を強化し、読者参加型の企画も作っていきたいです。その旗振り役となる特派員を全国から募集できたらいいなとも考えています。

宮﨑希さん：アプリになってからより思うことは、人と人とのつながりの大切さです。あの人が出ている、あの人が書いている、ということで親近感が生まれている。声を掛けてくださったり、コメントを書いてくださったりする。できれば全国の拠点を回ってスタッフとつながり、社内報やグループ全体を盛り上げていきたいです。

伊藤さん：私は社外広報も担当しているので、社内外に河合塾のファンを作るということが使命です。社内のファン作りのためにも、この社内報アプリを大切に育てていきます。

――　ありがとうございました。