ゼロから立ち上げて約1年。UU数50％の社員をつなぐメディアへ成長

1956年の創業以来、「色と分散」の専門メーカーとして、「合成樹脂用着色剤」や「機能性色材」を提供している日弘ビックス株式会社。

東京の本社と全国の営業所や工場で働く約200人の従業員をつなぐ情報発信ツールとして、2023年1月に社内報アプリを導入。それまで紙の社内報もない中でゼロから設計し、地道に読者を獲得しながら、現在では社内に欠かせないコミュニケーションツールに成長しています。社内報担当者にオープンからこれまでの歩みを伺いました。

各拠点を結ぶコミュニケーションツールとして、社内報未経験者で立ち上げ

――Web（アプリ）社内報導入の背景を教えてください。

会社として紙の社内報を作っていた時期もありますが、20年余り前に止まっていました。その中で、コロナ禍の社会環境の変化などもあり、社内コミュニケーションツールとして社内報をやるべきだ、やるならWebだろう、という話が経営からありまして。検討を始めたのが2022年後半のことでした。

背景には、拠点間の連携に課題感があったことがあります。東京のほか、大阪、名古屋、白井（千葉県）、神戸、静岡に営業所や工場があるのですが、お互いにどんな人が働いているのか分からない状況でした。

もっと「こういう人がこんなことをしているんだ」ということを知ってもらいたい。さらに、経営からのメッセージを発信する場にもすることで、その考えを共有し、みんなの向かう方向を一つにしていきたいという思いがありました。

――『社内報アプリ』に決めた理由はなんでしょう。

3社くらいの中から検討しましたが、しっかりサポートしてくれそうだな、と感じた点が「社内報アプリ」導入の決め手ですね。現にしっかりサポートしてもらっていますから、選んで正解でした。

また、「社内報を作る」という中身の設計から一緒に考えてくれたのは大きかったですね。事例もいろいろと紹介してもらいました。また、いかにアプリをダウンロードして見てもらうのかについて、社内周知の方法から教えてもらいました。弊社の場合、会社貸与のパソコンやスマホがない従業員もいるため、プライベートアドレスを割り当てて、個人の私用携帯でも見られる仕組みにしています。

読者に参加してもらう記事づくり

――初期準備ではどんなことが大変でしたか？

苦労したのはやっぱり現場に理解してもらうことですね。工場からすれば生産が第一。社内報に関わる時間はないという雰囲気が初めはありました。それでも社長から工場の上の人たちに働きかけてくれたこともあって、上から下へと少しずつ浸透していき、見てもらえるようになっていきました。 

――そうした大変なときに、ウィズワークスのサポートで役立ったことはありますか？

見る前の段階で苦手意識を持ってしまう人も多かったので、まずは一人ずつ、社内報アプリのダウンロードの仕方、閲覧方法を知ってもらうところから地道に取り組みました。ウィズワークスが作っているマニュアルも役立ちましたね。

さらに読者の参加を促すために、投稿企画を用意しているので、「こうやって投稿してくださいね」というのを知ってもらうようにしています。例えば、「みんなの投稿」というコーナーでは、誕生日、赤ちゃん、結婚、ペット、趣味、料理などテーマ別に投稿を募集しているのですが、みなさんに投稿してもらうために、記事上に投稿フォームを設けたり、周知活動をしたりして進めていきました。

――現在は一人で担当されているのですか？

導入から半年ほどは二人体制で、私が全体管理、もう一人のメンバーがコンテンツ制作を主に担っていましたが、現在は私一人で担当しています。コンテンツは前任者が作ったひな形をベースにしつつ、新しく作る記事についてはウィズワークスに聞いて、勉強しながらやっている感じですね。

それと、2023年10月から各工場などに協力してもらう担当者を置くことになりました。みなさん協力的で、今はその人たちが各拠点の窓口になってくれています。例えば、誕生日の投稿なども、該当者一覧を共有することで、各拠点内で投稿を促してくれます。現場のことは現場が分かる人に任せたほうがいいですね。

UU数50％のメディアへ成長

――昨年秋頃からUU数が伸び、30％代から平均50％前後を獲得するまでになりました。何かきっかけはあったのでしょうか。

オープンして半年以上がたち、社内報が浸透してきたのが一番ですね。当初は社内報というものに馴染みがない人が多かったので、まずは社内報を読んでみたい、参加してみたいと思ってもらうことが第一歩でした。いたずらに数字は追わずに、まずはコアなファンづくりを大切にと思いながら、取り組んできたことも良かったかもしれません。

また、投稿するとクオカードをプレゼントする企画を始めました。最初はプレゼント目当てでもいいんです。それが社内報アプリに触れるきっかけになってくれればと思っています。

それと、記事更新のお知らせを、アプリ通知とは別に、社内の一斉メールでも送るようにしました。これは各拠点の担当者から上がってきた意見を採用したもので、アクセス数アップにも役立っていると思います。

――好評だった企画についてもお聞かせください。

好評なのは「リレー職場紹介」という記事です。

作りとしては、その部署で働く人たちの集合写真、業務内容の説明、趣味などについて一人ずつ自己紹介、さらに近郊のおすすめ場所などを載せてもらっています。こちらで作ったフォーマットをもとに記入、各自で撮った写真を添付してもらい、記事を作成しています。

社内で欠かせないコミュニケーションツールに

――社内報アプリ導入から１年以上。社内の変化などで感じられていることはありますか？また課題は解決に向かっているのでしょうか。

導入期はコロナ禍でコミュニケーションが取りづらい状況でしたので、社内報を通して、お互いの様子を知れる、みんなで和やかになれる、といった側面があったかと思います。

私が感じているのは、読者・投稿者が増えてきているということは、みんなにとって良いメディアになってきているのだろうな、ということですね。中には自分の子どものことをずっと投稿している人もいるんですよ。みんなでその子の成長を見守っているような感じがしますし、温かい気持ちになります。そういう雰囲気ができてきているのが良いですよね。

また、社内表彰の受賞者を記事にして発信しています。社内報ができるまでは、受賞者の名前は分かっても、どんな人が受賞したのかまではわからなかった。全社に伝わるのは本人にとっても、きっとうれしいと思いますし、モチベーションアップにもつながればより良いですね。

課題であった各拠点の情報についても、お互い少しずつ分かりだしてきたようです。社内報アプリによって、名前しか知らなかった人の顔立ちや趣味、人となりが分かるようになってきた。電話やメールでしか連絡したことのなかった相手に、親しみが持てるようになってきた。みんなで一緒に同じ方向に進みやすくなってきているのではないでしょうか。

――今後の課題や、やりたいことを教えてください。

もっと多くの人に読んでもらいたいですし、投稿企画にはもっといろいろな人に参加してもらいたいですね。さらに広げていくには、もっとみんなの興味が湧くようなコンテンツを出していくしかないだろうな、と考えています。

そのためには、若手など多くの人に編集スタッフに加わってもらいたいと思っています。もっとこれをやったらいいのではという、新しいアイデアを取り入れていきたいんです。だから、これまでのウィズワークスとの打ち合わせの記録も全部残していますし、私の経験してきたノウハウを詰め込んだマニュアルも作っているんです。ウィズワークスのマニュアルと併せて見れば、誰でも社内報アプリで記事が作れる。多様な考えを取り入れながらバージョンアップを続けていきたい。それが今の展望です。

――ありがとうございました。