一貫した目的設計とユーモアある記事制作でコミュニケーション活性化を実現

2020年4月、関西電力株式会社から送配電事業が分社化し誕生した、関西電力送配電株式会社。社内ポータルサイトを使った情報発信から、社内広報に特化したメディアを持つことを決断し、2023年6月に『社内報アプリ』を導入しました。システム選定から記事制作に至るまで、そこに一貫しているのは社内広報の目的を実現すること。広報担当とシステム担当の皆さんに、導入当時の経緯から現在の運用状況について、お話を伺いました。（写真左から、広報担当 長尾様、松下様、システム担当 堀之内様）

社内ポータルから独立し、社内広報の情報発信を強化

――なぜ、Web（アプリ）社内報導入を検討されることになったのでしょうか。

長尾さん：弊社では社内ポータルサイトを使って、社内広報としての情報発信をしてきましたが、運用基盤のサポート終了に伴い、2023年度中に新しい基盤への移行が必須という状況が前提にありました。

当時のポータルサイトは、業務情報の蓄積と社内広報の情報発信を兼ね備えたもので、膨大な情報を掲載。業務情報の閲覧がメインとなるため、社内報を見たいと思えるインセンティブはあるのか、社内報の役割を果たせていないのではないかという課題感がありました。

堀之内さん：広報グループからニーズや課題感を聞いた際、従来通りポータルサイト上で社内広報を行う案だけでなく、新たに社内広報に特化した外部サイトを採用する案を含め、検討を行いました。両案の検討を進める中で、DX目線では、ポータルサイトでの運用を継続するよりも、社内広報に特化したサービスを採用した方が、社内広報やインターナルコミュニケーションの目的にあったシステムを使うことができ、それらの効果を向上できるのではないか、また運用メンバーの業務フローも効率化できるのではないかと考えました。

長尾さん：弊社の社内広報には、大きく2つの目的があります。①経営理念の浸透、経営方針や課題の共有によって従業員の意識向上や統一を図る。②社内コミュニケーション活性化による一体感醸成やエンゲージメント向上を図る。

この役割を果たすためにも、社内報に特化したシステムを導入することにしました。

――システムを選ぶ際に重視したポイントを教えてください。

堀之内さん：社内広報の目的から考え、課題・改善したいポイントを認識した上で、それに応えられるシステムであることを目指しました。

長尾さん：ユーザー目線では、ストレスなく見られる設計であること。見たい記事が簡単に見つかる検索性や未読・既読の分類機能を備え、パソコンだけでなく会社支給のスマホからの閲覧もできるようにしたいと考えました。

運用面では、特に編集作業や効果測定の効率化、利便性向上です。以前はHTML形式での編集が必要で、記事の内容ができても、公開するまでの作業に1記事15分～20分もかかっていました。そこをテンプレートの活用によって効率化させたい。また予約投稿機能も必須としました。

効果測定については、自分たちが欲しいときに、簡単に情報が取れること。階層別、時間帯別に可視化できることなども条件としました。

社内広報を知る会社がつくるアプリだからこその強みに着目

――そうした中で『社内報アプリ』にした決め手や、導入に向かう中で感じたことを聞かせてください。

長尾さん：「いいね」やコメント投稿などのコミュニケーション機能、タグ付けなどの検索機能、多彩なテンプレート、予約投稿機能といった、私たちが必要とする機能が十分に備わっていました。その結果、カスタマイズ料金も抑えられ、導入時のコスト面でも魅力的でした。

もう1つ、サポート体制も決め手でした。製品の丁寧な説明に加えて、「広報のあるべき姿とは？」といった社内広報の計画策定～閲覧数が上がるコンテンツ作りまで、他社事例も交えながら、ご紹介いただけたのはありがたかったです。一緒に寄り添って考え、伴走してくれるだろうと感じました。

堀之内さん：もともと社内報の制作やコンサルティングをされているウィズワークスさんが展開されているサービスなので、社内広報活動に関する考え方やノウハウを豊富にお持ちで、それを基にアドバイスや情報提供してくれるところが、他社にない強みだと感じました。

IT担当からすると「考えてきてくださった要件通りに、開発・カスタマイズをしますよ」と言われてしまうことがあるのですが、そうすると、こちらで考えたものが全てになってしまう。でもウィズワークスさんは、弊社の課題や運営方法を一緒に考えていただけて、弊社にあった形で提案してくれました。

サポートサイトやメルマガなどにも、どういう運営をしたらいいかが詳しく書かれていて、まさにかゆいところに手が届くようなサポートをいただき、非常にありがたかったです。

サムネイルも工夫できるようになり閲覧率が上昇傾向に

――導入後、期待通りの成果は得られているでしょうか。

長尾さん：テンプレートや予約投稿機能の活用によって業務効率が改善できました。記事編集は1記事5～10分ほどに短縮。その分の時間を記事の質を上げるために使えています。

松下さん：私は入社１年目から社内報担当になり記事制作の実務を担っていますが、今は空いた時間を使って、サムネイルや記事の中身の工夫など、閲覧率の上昇につながる施策に時間を割けています。

コメントや「いいね」数、閲覧数など、さまざまなデータが可視化できるようになったことで、自分が努力したことの結果が見える化されて楽しいですし、なぜこの記事は読まれたのか、どこを改善していけばいいのかと分析し、次に生かせるよう試行錯誤しています。

親しみやすい企画から入って、徐々に経営理念の浸透を目指す

――記事についても教えてください。「幹部からのメッセージ」が人気ですね。

松下さん：「幹部からのメッセージ」は、社内広報の二つの目的に合わせて、①経営理念浸透、②コミュニケーション活性化の二種類の記事があります。人気なのは②の記事ですね。

長尾さん：経営理念の浸透を進めるにも、まずは現場との距離を縮めることから。幹部の皆さんにその旨をお話ししてご理解いただくことで、硬くならず面白く読めるようなメッセージを発信してもらっています。

松下さん：幹部の方たちのプライベートの姿や趣味などを伝えつつ、仕事についての考え方などを散りばめています。顔を見える化し、伝える内容を面白くできたことが閲覧数につながっているのだと思います。

サムネイルも、記事内容に合わせて、できるだけ親しみやすい写真をとお願いしているのですが、そうした写真が並ぶようになってから閲覧数が伸びてきました。今では幹部の方が「面白い写真にしないとな」と探してくれたり、「こういうのもあるよ」と提案してくれたり、ご協力いただいています。この成功体験を生かして、経営理念の浸透を狙いとしたメッセージのほうも閲覧率を上げていきたいです。

中計を体現している人にスポットを当てる

――現場の皆さんに登場いただく企画も多いですね。

長尾さん：社内広報には「従業員一人一人の中期経営計画の実践を後押しする」という役割があって、中計を堅苦しくなく、自分ごと化ができる記事を届けたいと考えています。

長尾さん：その1つが「がんばる従業員」シリーズです。人事が設定している「中期経営計画の中で求める人財像」を実践している人を取り上げる企画で、どういう人が、どんな工夫をしながら実践しているのか。従業員の人となりや考え方を前面に出して紹介しています。

この記事を読んだ人が「自分も同じようにがんばってみよう」「このTipsを私も使ってみよう」などと思ってくれて、モチベーション向上につながってくれたら、と期待しています。

ネット記事風、YouTube風など、新しい企画にも次々挑戦

――全体的に閲覧率が高いのですが、どのような工夫をされていますか？

松下さん：新しい記事はメールでもお知らせするなど、まずは見てもらうことに注力しています。幹部からのメッセージなどはシリーズ企画として１か月に１本のペースで更新を続けることで、「次はいつだろう」と習慣化することも大切にしています。

また、私も2年目になって「どう伝えたら面白くなるか」と記事の書き方にもこだわるようになりました。ネット記事風のことば選びをしたり、ニュース記者風の記事に挑戦したり。いかに読者を引き込むかを工夫しています。

――導入から１年が経ちましたが、従業員の反応はいかがでしょう。

松下さん： 従業員アンケートによると、回答者の7割が以前よりも見やすくなったと答えています。また、トップ画面に記事ランキングが掲載されていることで、気になって自分も見てみよう、と閲覧の動機付けになっているようです。

長尾さん：「幹部からのメッセージ」は、幹部間でも話題に上っていると聞きました。それと、新社長就任に伴い、松下がYouTube風な社長インタビューにトライしたんです。情報収集からものすごくがんばって、面白おかしく、親しみやすい動画にしたかいがあって、いま、現場に社長が訪れると「動画見ました」「こんなご趣味があるんですね」などとリアルなコミュニケーションにつながっているそうです。

――現段階でアプリ導入時の目的には近づいていますか？ また、今後への思いも聞かせてください。

松下さん：社内広報が目指す姿に近づいてきていると感じます。「社内報アプリ」の機能を活用して、今以上に従業員に興味関心を持ってもらえる社内報にしていきたいです。

長尾さん：社内広報の目的に関しては徐々に深まっていると感じています。欲張りですが、究極は従業員全員に社内報を見てもらいたい。「今日の社内報、面白かったね」「こんな人が載っていたよ」と話題に上り、見たいと思ってもらえる。

そして、経営方針や経営課題など一番伝えたいメッセージを、共感とともに、どう伝えていくか、ここに挑戦していきたいですね。

堀之内さん：運営メンバーの業務の効率化や、従業員の利便性の向上といったところは、格段に上がっていると思います。今後も引き続き、社内広報で実現したいことをシステム側からもバックアップしていきます。

――ありがとうございました。