社内広報は、会社の活動内容や情報を発信する大切な役割を担います。しかし、社内広報担当者になったばかりの方の中には、何から始めたらいいのか分からず戸惑ってしまう方も少なくありません。社内広報の活動で成功するためには、まず、社内広報の役割や目的を理解することが大切です。
この記事では、「社内広報の目的・役割」「社内広報の仕事内容とポイント」について解説します。社内広報を行う場合の注意点も紹介していますので、社員に伝わる社内広報を目指したい方はぜひ参考にしてください。
目次
社内広報とは
社内広報とは、企業や社員の情報を社内で共有するための伝達手段であり、手法やツールも多様化しています。社内広報では主に以下のような情報共有を行います。
- 新サービスのリリース情報
- 社内イベントの開催情報
- 企業理念や今後のビジョン
- 経営層からのメッセージなど
社内広報によって、さまざまな社内情報を提供することで、社員のモチベーションアップや社員同士のコミュニケーションの促進などが期待できます。
社員にとってメリットが大きい社内広報を目指すには、発信すべき情報を集めること、それを効果的なタイミングで発信することが大切です。
社内広報の目的・役割
社内広報の主な目的は、「社内の一体感を高め会社組織を強化すること」「社員にとってプラスとなる気付きを与えること」です。
会社の規模が大きくなれば、その分、他の部署の動きが見えづらくなったり本来共有すべき情報が伝わりにくくなったりします。必要な情報を円滑に共有し、社員同士が連携を取りやすくするためには、さまざまな役割を担う社内広報の存在が必要不可欠です。
ここでは、社内広報に求められる役割について解説します。
社内情報の共有
社内広報に求められる役割の一つが、社内情報の共有です。
日常業務に伴う庶務伝達事項はもちろん、「社内イベントの告知」「新サービスや新商品のリリース情報」「社外メディアへの掲載」など、社内で共有が必要な情報は多岐にわたります。
社内情報を伝える手段は、紙媒体かWeb運用が一般的です。社員への情報の伝わりやすさを考えた上で、伝える手段を選ぶ必要があります。
経営理念・方針の共有と浸透
経営理念・方針を社内で共有し、浸透させることも社内広報の大切な役割の一つです。
会社が目指すものや大切にしていることを繰り返し伝えることで、社内の一体感が高まり生産性も向上します。経営理念・方針を定着させるためには、会社への共感ポイントを作ることが重要です。
また、社内広報をうまく使うことで、経営層と社員の接点を作りやすくなります。経営理念や方針に社員が共感すれば、エンゲージメント（会社への愛着心、思い入れ）が上がり離職率の低下やモチベーションアップにも効果的です。
経営理念を浸透させる方法については、こちらのコラムでも詳しく紹介しています。
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社内広報の手段と特徴
企業文化・風土の醸成
会社の活動内容や情報を発信する社内広報には、戦略的に企業文化・風土の醸成を促す役割もあります。
企業文化・風土の醸成には、社内の情報共有が欠かせません。具体的には、組織全体がどのように動いているか、経営者や経営層はどのようなビジョンを持っているかなどを組織全体に伝えることが重要です。
例えば、社内広報では創業者や経営者へのインタビューを行い、価値観や信条を引き出すことで、自社の考え方や今後の展望が見えてくるでしょう。また、理想的な社員の考え方や社内の雰囲気を共有することで、若手社員に会社でどうなりたいか、どんな社員を目指すかの指針を示すことにもつながります。
社内コミュニケーションの促進
社内コミュニケーションの促進も、社内広報に与えられている大切な役割です。
同じ部署であれば社員同士が接点を持ちやすい環境ですが、部署が違えばコミュニケーションを取ることは難しくなります。部署を超えたコミュニケーションを促すためには、発信する情報の中に部署ごとの活動紹介や新入社員の紹介などを積極的に取り入れると良いでしょう。
それぞれの部署について理解が深まることで、仲間意識を持ちやすくなり社内の一体感が生まれます。さらには社内用SNSを活用するなど双方向のコミュニケーションが生まれやすいツールを取り入れると良いでしょう。
家族も会社への理解を深める
社内広報は、社員だけでなく家族に対して情報を伝える役割もあります。
会社の考えや働き方について家族の理解を得ることは、社員が働く上で重要なことです。社内広報を通じて「どのような会社で働いているのか」「会社はどのような経営理念を持っているのか」などを家族に伝えることで、安心感にもつながります。
ただし、Web運用の場合は社員だけの閲覧にとどまりがちです。家族への情報発信も考えている場合は、紙媒体の活用も検討してみましょう。
社内広報の仕事内容とポイント
社内広報の主な仕事は、社内で共有すべき情報の発信です。しかし、他にも社内広報が担当する仕事がたくさんあります。
ここからは、社内広報の仕事内容とそれぞれの仕事がもたらす効果について詳しく解説します。社内広報の役割を果たすためにはどのような仕事を行う必要があるのか、チェックしておきましょう。
社内報やブログの運営
社内報やブログの運営における主な仕事内容は、下記の通りです。
- 企画構成の検討
- レイアウトの検討
- 情報のリサーチ
- 記事の作成
- 社内報の発行やブログ記事のアップ
紙媒体の社内広報はコストがかかりますが、社員や家族が目にする機会は多くなります。ブログによる情報発信は、紙媒体の社内報に比べて情報が伝わるスピードが早いことが特徴です。
メールマガジンの配信
メールマガジンの配信における主な仕事内容は、下記の通りです。
- 配信内容の検討
- 記事の作成
- 配信内容に合わせたアサイン
メールマガジンの配信では、社内イベントやリリース情報などをリアルタイムで紹介できます。また、人材に合わせてピンポイントで情報を伝えることも可能です。オフィスの工事予定や周知したい情報などを、社内で素早く共有するときに活用するのが良いでしょう。
メディアなどの掲載報告
メディアなどの掲載報告における主な仕事内容は、下記の通りです。
- メディア掲載に関する情報を収集
- メディア掲載された旨を社員に報告
メディア掲載報告を行うことで、社員のモチベーション向上や事業理解を深める効果が期待できます。また、メディア掲載情報は、会社のPRのために営業シーンで活用することも可能です。情報掲載後は、社員から感想を聞くなどして今後の情報発信に生かしましょう。
競合調査・報告
競合調査・報告における主な仕事内容は、下記の通りです。
- メディアや他企業からの情報収集と共有
- 競合他社のメディア掲載情報の報告
競合調査・報告を行うことで、最新トレンドや競合の動向を各部署に伝えることができます。ただし、競合他社と比較して自社の商品やサービスが劣っているような印象を与えないための注意が必要です。
社内向けイベントの企画・開催
社内向けイベントの企画・開催における主な仕事内容は、下記の通りです。
- 各部署と連携してイベントを企画
- イベントの告知と開催
- イベント開催当日の記録
社内向けのイベントを開催することで、社員や社員の家族などが交流する場を作ることができます。事業理解を深めたり社員や家族を慰労したり、イベント開催の目的に合った企画を考えましょう。
SNSなどを利用した情報収集・共有
SNSなどを利用した情報収集・共有における主な仕事内容は、下記の通りです。
- 社内の情報収集
- 経営層の考えやビジョンを共有
- 社員からの悩み相談
SNSなどを利用することで、社内の情報や社員の本音を集めやすくなります。他の方法よりもスピーディーなやり取りができるため、新しい情報やニーズにいち早く対応できることがメリットです。
社内広報を行う際の注意点
社内広報を効果的に行うためには、会社にとって必要な情報を効率よく集めることが求められます。社内広報担当として情報を集めるにあたり、注意すべきポイントは次の2つです。
社内広報に重要な情報を逃さない
社内の情報収集を取りこぼしなくピックアップすることができないと、効果的なタイミングで情報を発信したり共有したりすることが難しくなります。「新サービスのリリース情報」「イベントの開催情報」「ニュースバリューのある情報」など、社内広報に重要な情報は逃さないように注意しましょう。
社内広報の認知度が低い場合とは、必要な情報を集めにくい環境であるといえます。そのため、社内広報の役割や必要性、会社にとってどのようなメリットがあるのかを社内に浸透させることも大切です。会社によって社内広報に求める役割・効果は異なるため、まずは社内広報を行う目的を明確にしておきましょう。
社員と良好な関係を築く
社内の情報を広く集めるためには、社員の協力が欠かせません。
そのためには、普段から社員と良好な関係を築いておくことが重要です。社員と良好な関係を築けていることで、社内広報に自然と情報が集まる流れができやすくなります。集めた情報がどのように発信され、会社にどのようなメリットを生むかなどを、しっかり伝えることも意識しましょう。また、社員は通常業務をこなしながら、広報活動のために時間を割いてくれていることも十分理解しておきましょう。
Web社内報を活用して社内広報に取り組もう
社内広報には、「社内情報の共有」「経営理念・方針の共有」「社内コミュニケーションの促進」など、重要な役割があります。
社内で共有すべき情報の発信方法は、社内向けサイトやSNS、社内報などさまざまな媒体があります。自社の働き方に合わせた発信方法を選ぶことも社内広報において重要な要素です。
社内報を使って社内広報をする場合は、Web上で配信できるものを選ぶとよいでしょう。昨今では働き方が多様化しており、時短勤務やテレワークの人でも手軽に見られるような環境づくりがとても重要になっています。特に全国に支店がある企業や海外展開している企業であれば、どこにいても社内広報の情報を入手できるという状況が求められるでしょう。
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