社内コミュニケーションを活性化させるには、定期的な社内報の発行や社内イベントの開催、ビジネスチャットツールの導入、1 on 1の実施など、社員同士がコミュニケーションを深める機会を増やすことが効果的です。社内コミュニケーションが活性化されれば、社員の帰属意識が高まり、生産性や企業イメージの向上につながるでしょう。
今回は、社内コミュニケーションを活性化させるポイントや、取り組み方について紹介します。
目次
社内コミュニケーションの重要性とは？
社内コミュニケーションとは、社員同士の日常的な会話を通じて意思疎通を行ったり、お互いのスキルやノウハウなどの情報を交換・共有したりすることです。
企業は働いている社員一人ひとりが同じ目的や成果に向かい、協力しながら仕事をしていくことで成り立っています。同じ業務を担当している社員同士はもちろん、別の部署や業務、上司、部下など、さまざまな角度から関係性を深めることで、社内の風通しが良くなり、結果的に業務効率化や生産性の向上につながります。
社内コミュニケーションがうまく行われている企業ならば、社員同士が気軽に意見を交換することができるため、小さな不満やストレスが蓄積されにくくなるでしょう。反対に、相談しづらい、連携がうまく取れないといった企業の場合、不満やストレスの蓄積、業務連携不足による顧客満足度や生産性の低下、自由な発想が生まれにくいことによるイノベーションの阻害といったことも起こりえます。
業務の品質を高め、会社の利益に貢献するためには社内コミュニケーションを積極的に促すことが重要です。
社内コミュニケーションが阻害される3つの原因
社内コミュニケーションが阻害される原因としては、主に次の3つが挙げられます。
1. 会社の規模が大きく組織が細分化されている
規模が大きく社員の人数が多い会社は、組織が細分化され、部署ごとの業務の役割が明確に線引きされています。そのため、自分の業務や部署以外の社員とコミュニケーションをとる機会が少なくなってきます。
社内コミュニケーションが足りないと、部署関連系の意識を醸成することが難しいため、社員が個々の仕事に集中し「自分たちの部署に干渉してほしくない」「他の部署のことはどうでもいい」といった考え方を持ちやすくなります。
このようなセクショナリズムは会社が停滞する原因となるため、早めの対策が必要です。
2. 会社の気質や社風からコミュニケーションが取りにくい
会社にはそれぞれ、経営方針や会社理念、社員たちが作り上げた社風や気質があります。仕事の中でのコミュニケーションを「無駄だ」「さぼっている」と考える雰囲気が社内に蔓延していると、社員同士のコミュニケーションは自然と減ってしまいます。人間に例えると性格のようなもので、なかなか変えることが難しい部分です。
例えば、時間外労働などのコストをできるだけ削減し、徹底した業務効率化を推進している会社であれば、雑談などを交えて行う長時間会議やミーティング、業務中のちょっとした情報交換を良しとしない場合があり、社内コミュニケーションが取りにくい雰囲気ができてしまいます。
また、会社によっては、ヒエラルキーが厳格で、経営者や上司に意見を言いづらい環境の場合もあります。社員が経営者に、部下が上司に思ったことを言えない雰囲気は、タテのコミュニケーション不足を招きます。
タテのコミュニケーションが不足すると、経営者や上層部の意図が社員に伝わらない、社員のモチベーションが低下する、組織の問題に中間管理職や経営者が気付かないといった問題が生じ、最終的に会社の弱体化にもつながってしまうでしょう。
3.社員同士が顔を合わせる機会が減少している
昨今ではテレワークを導入する企業が増えたため、社員同士が顔を合わせる機会が減り、社内コミュニケーションが減少したケースもあるでしょう。
2020年から世界を騒がせている新型コロナウイルスによって、自宅で業務を行うテレワークを推進する会社も増えています。オンラインチャットなどを利用することでコミュニケーションを図ることは可能ですが、社内で直接対面して会話をするのと同じような気軽な相談や情報共有をしづらいと考える人も多いでしょう。
■関連コラム
テレワークのコミュニケーション不足はどう改善する？解決のポイント
活性化によって期待できる5つの効果
社内コミュニケーションが活性化すると、次のようなメリットが得られます。
1. 会社への帰属意識が高まる
社内コミュニケーションが活性化すると、社員同士の信頼関係が高まり、結びつきが強くなります。会社に対する愛着も自然に湧いてくるようになり「自分はこの会社の社員である」という帰属意識が高まります。
帰属意識が高い社員は、自分の部署や会社に対して積極的に貢献したいと考えて仕事に取り組んでくれます。業務内での成功・失敗体験やノウハウを共有する社員や、仕事に対してモチベーション高く働いてくれる社員が増えれば、結果的に会社の業績向上にもつながります。
2. 生産性が向上する
社内コミュニケーションが活性化されれば、タテとヨコの風通しが良くなります。業務を効率的に進めるために必要な情報交換や、考えの共有が円滑になり、生産性の向上につながります。
また、コミュニケーションが円滑になることで一体感が生まれれば、社員のやる気も引き出されます。社員間の信頼関係も構築されるため、業務上でトラブルが発生した際も、自然と社員が一丸となって対応していくようになるでしょう。
3. 情報共有の活性化につながる
社内で行う日常的な業務の中に、社員1人で完結できるものはほとんどありません。基本的に仕事は所属する部署だけでなく他の部署とも連携して行っていくものです。
社内コミュニケーションが不足していると、部署内や他の部署との意思疎通や情報共有が円滑に進まず、無駄な時間を消費することになります。
一方、日頃からチームワークができている社員同士であれば、意思の疎通や考えの共有が円滑に進められます。情報共有にかかる時間を軽減できるだけでなく、成果物のクオリティー向上にもつながるでしょう。
■関連コラム
社内の情報共有はどうすればいい？重要性や共有時のポイントを紹介
4. 社員が積極的に情報を発信するようになる
社内コミュニケーションが活性化し、社員同士の結びつきが強くなれば、誰でも自由に意見を出せるような会社として社内全体の雰囲気が変わります。今まで上司や同僚に気を使って意見できなかった社員も、自由にアイディアを提案できるようになるでしょう。生産性の差を生み出すのは、働く人のモチベーション。そしてこのモチベーションの源となるのが、同僚からの刺激やナレッジの共有、つまり、コミュニケーションです。
5. 企業イメージが向上し社員定着率が上がる
社内コミュニケーションの活性化は、社員にとって居心地の良い会社を作り、満足度が向上します。社員満足度が高い会社は自然と定着率も上昇し、優秀な人材の流出を防げます。
社員の満足度が上がれば、会社を守ろうという意識が高まり、情報漏えいなどのコンプライアンス違反や、転職サイトに会社の不満を書き込むといった行為もなくなっていきます。
また、社員の意識向上は顧客への対応にも良い影響を与え、結果的に企業ロイヤリティの向上にもつながるでしょう。コミュニケーションは企業の土台を支える普遍的な力となります。
社内コミュニケーションを活性化させる4つの方法
社内コミュニケーションの活性化を促すには、次の4つの取り組みが効果的です。
1. 定期的な社内報の発行
社内報は、社内での連絡事項や出来事、取り組みなどを共有する媒体です。
新聞のような形式、または冊子にして社員に配布したり、社員食堂などに置いて誰でも読めるようにしたりするのが一般的でしたが、最近ではメルマガやイントラネット、社内SNSへの掲載など、電子媒体を採用する会社も増えています。
会社の規模が大きくなればなるほど、他の部署の社員との交流が希薄になります。そのため、入社後しばらくたっても、ほかの部署にどんな社員がいるのか、どのような業務をしているのか、どんなプロジェクトが進行しているのか把握できていない社員もいます。
社内報では、会社のニュースだけでなく、各部署の業績や社員プロフィールなど、社内のさまざまな情報が掲載されます。社員同士で話題にするのにぴったりのトピックスが盛り込まれているため、社内コミュニケーションの円滑化につながるでしょう。
2. ビジネスチャットツールの活用
Chatwork（チャットワーク）やSlack（スラック）などのビジネスチャットツールは、今まで主流だったメールでのやりとりよりも端的にコミュニケーションを図れる便利なツールです。
メールのように件名やあいさつを入れるといった作業が不要なため、必要な要件だけを一言だけ伝えたり、添付画像を送信したりといった場合に重宝します。
3. 1on1で信頼関係を深める
上司と部下が1対1でミーティングを行うことを1 on 1といいます。
部下は業務上の報告や仕事をしていて困っていることなどを上司に相談し、上司はその報告や相談に対してフィードバックします。普段伝えられていない悩みだけでなく、今後会社の中でどう働くかといった話もでき、1対1で話すことで、上司と部下のあいだに信頼関係が生まれやすい点がメリットです。
4. 社内イベントで交流の場を作る
社内旅行や花見、部活動といった社内イベントは業務以外で社員同士がコミュニケーションを深める最適な取り組みです。
同じ部署の仲間とより交流を深められるだけでなく、普段会社で仕事しているときは、ほとんど関わりがない部署の社員と知り合うこともできるでしょう。
社内コミュニケーションの活性化で会社への理解や社員同士の信頼関係を深めよう
社内コミュニケーションの活性化は、社内の風通しを良くするために大切な取り組みです。社員同士が強く結びつき、信頼関係が深まれば、会社への帰属意識や業務効率化による生産性の向上につながります。
社内コミュニケーションの活性化には、社内報や社内イベントの実施、Chatwork（チャットワーク）などのビジネスチャットツールの導入、定期的な1 on 1の実施などが効果的です。
弊社の「社内報アプリ」は、社員参加型の総合情報ポータルです。マルチデバイス対応で、社内はもちろん、出先やテレワーク先の自宅など、場所を選ばず情報を届けることができます。全国に拠点のある会社や、勤務形態が異なる社員が多く在籍している場合でも簡単に共有ができます。
社内コミュニケーションにおいて社内報を検討されている方はぜひ一度ご相談ください。貴社にあったプランをご提案し、社内に浸透させるまでサポートいたします。詳しい内容は「資料請求」ページからお気軽にお問い合わせください。