多くの企業がリモートワーク・テレワークを余儀なくされている中で、従来のような紙媒体の社内広報が発行できず、これから社内広報をどうするべきか悩んでいる担当者もいるのではないでしょうか。
しかし、社員同士の顔が見えないリモートワーク中だからこそ、社内広報は重要な役割を果たします。リモートワークではどうしても社員のモチベーションが維持しにくくなりますが、そういうときに社員のモチベーションを高められる方法の一つが社内広報です。
この記事では、社内広報の本来の目的や役割について説明するとともに、リモートワーク中の社員にとってWeb社内報やオンラインでの情報発信が有効であること、社員のモチベーションを高める社内報の企画内容などについて解説します。
目次
リモートワークによる社内広報の課題
社内広報の本来の目的は会社を組織として強くすることです。そのために、経営理念や経営方針の浸透を図ったり従業員に正確な情報提供をしたりすることで、モチベーションや社内の一体感を高め、より仕事に集中できる環境を作り出します。
しかし、リモートワーク下では取材やインタビューを行うことが難しく従来通りの方法で社内広報が発行できないケースもあります。多くの企業では社内広報担当者もリモートワークによる対応を余儀なくされていることでしょう。
社内広報では社員や役員などのインタビューを掲載することが多くあります。インタビューはオンラインでできても画面を撮影しても写真が鮮明でないため、写真撮影をどうするかという問題があります。この場合は取材相手自身で撮影して送ってもらうか、日を改めて出社するタイミングで撮影することになるでしょう。
また、企画会議や編集会議などの打ち合わせはすべてオンラインになりますが、オンラインでは細かいニュアンスが伝わりにくく、認識に違いが生まれやすくなります。そのため、オンライン会議の参加者はマスクを取って表情をわかりやすくする、ゆっくりと話す、「なるほど」「はい」のような相槌をたくさん打つ、会議が終わる前には不明点がないか相手に確認するなど、対面で話すよりも丁寧なコミュニケーションを心掛けると良いでしょう。
リモートワーク中の社内広報はなぜ必要？
リモートワークでは原則として在宅勤務となり、社員同士のコミュニケーションが減りモチベーションも維持しにくくなります。社内広報は、社員間の情報共有を通して仕事に対するモチベーションを向上させることが目的のため、リモートワーク下だからこそ社内広報の真価が発揮されると言えます。
社内広報の効果を高める方法の一つに、Web社内報があります。Noteなどのコンテンツ投稿サイトをはじめブログサービスやSNS、自社で運用するサイトなどを利用して社内の新しい情報や社員の動向などを紹介することで、会社や社員同士の一体感を高められます。紙媒体の社内報と違い、手間をかけずに発信できる上にどこからでも気軽にアクセスできることがメリットです。
また、ポッドキャストと呼ばれる音声配信を使った社内ラジオも社内コミュニケーションの活性化に有効です。
社内報は紙媒体だけでなくさまざまな方法で発信できるため、リモートワークでモチベーションが下がってしまう従業員に対し、より効果を高められるアプローチ方法を検討する必要があります。
リモートワークでモチベーションが低下する理由
在宅でリモートワークをする場合、多くの人はモチベーションが低下してしまう傾向にあります。リモートワークでは一人で仕事に取り組むため自由度が高いように思えますが、なぜモチベーションが低下してしまうのでしょうか。
リモートワークでは、会社のオフィスのように周りに上司や同僚などがいないため、コミュニケーション不足になりがちです。会社であれば、お互いの顔を見ながら直接話しをするなど他愛のない雑談なども気軽にできますが、リモートワークではそうはいきません。基本的にチャットやメールでテキストのやり取りが中心となり、直接話す相手もいないため孤独感に陥りモチベーションが低下しやすくなります。
また、オフィスであれば、上司や同僚の仕事ぶりも見えるため、直接話すことがなくても社員同士の一体感を感じられます。一体感はモチベーションの維持に欠かせない要素です。しかし、リモートワークの場合は職場における一体感がない上に、仕事以外のことに気を取られると集中力がなくなりモチベーションの低下につながります。
リモートワークによるモチベーションの低下を防ぐには、チャットツールやWeb会議システム、グループウェアなどを活用するとともに、社内広報でもモチベーションの向上を図れるような工夫が重要です。
リモートワーク中の社内広報はどう行う？
リモートワークでは通常よりも社内コミュニケーションの活性化が求められますが、社内広報はどのような手段を取るべきでしょうか。ここでは具体案として、Web社内報、ラジオ配信、クライアントやユーザーの声を共有化することについて紹介します。
気軽に見られるWeb社内報
Web社内報は、近年多くの企業で採用され始めています。紙ベースの社内報に比べて最新の情報をリアルタイムで発信できることや、従業員がスマートフォンやパソコンから気軽に閲覧できること、制作や配布などの手間、コストを削減できるなどのメリットがあります。
Web社内報の内容は、社内で行っている取り組みや新しくできた制度、社員紹介など社内向けコンテンツにとどまらず、社内報をよりオープンにして社外向けのコンテンツも掲載することも可能です。誰でもアクセスできるようにすることで、求職者や従業員の家族、取引先などに自社の魅力をアピールするツールとしても利用できます。
Podcastなどでラジオ配信
音声配信サービスを利用したラジオ配信をする方法もあります。ポッドキャストという音声配信は最近注目されている発信方法の一つです。
リモートワークでは、チャットやメールなどテキストベースのコミュニケーションが中心となり、社員のモチベーションの維持が難しくなります。しかし、仕事中でも聞くことができる社内ラジオならBGM代わりにも聞けるほか、社内コミュニケーションの活性化にも有効です。
配信内容は役員の話や社内のトピック、社員の成功事例や近況などを取り上げれば、社員同士の一体感の向上、モチベーションの維持に役立つでしょう。
クライアントやユーザーの声を共有
会社や事業、技術、商品、社員の取り組みなどに対し、社外の人から良い評価を受けたものがあれば、チャットやメール、共有システムで積極的に社内に共有することが重要です。自分の企業が他社の役に立っている、社会に貢献できている実感を得ることは、社員のモチベーションの向上につながります。
こうした社内広報活動を繰り返すことで社員は自分の仕事に自信が持てるようになり、会社への愛着心も増し部署やチームの一体感も強くなるでしょう。
リモートワークだからできる企画案
これまで経験したことのない長期的なリモートワークに、社内広報ではどのような企画にすべきか、何を伝えればよいのかと、悩んでいる担当者は多いのではないでしょうか。
ここでは、リモートワーク下だからこそできる社内広報の企画案を紹介します。
社長・代表取締役メッセージ
社員の中には、リモートワークの長期化で会社の経営状況や自分の生活の将来などに不安を感じながら仕事をしている人もいます。そうした社員に安心して働いてもらうためにも経営者からのメッセージは欠かせません。
刻々と状況が変化し先が見通せない状況の中で、社員に高いモチベーションで働いてもらうには、社長・代表取締役が会社の近況や見通し、新型コロナウイルスの蔓延が落ち着いた後のビジョンなどのメッセージを継続して発信します。併せて従業員へのサポート体制など具体的な施策が出せれば、社員はより安心できるでしょう。
テレワークのノウハウ共有
在宅でリモートワークを行う場合、しっかりと気持ちを仕事モードに切り替えることがポイントになります。仕事モードのオンオフがうまくできている人にオンライン取材で取材を行い、そのノウハウを共有する企画がおすすめです。
また、子どもや配偶者などの家族がいる空間ではうまく仕事ができないという人も少なくありません。そのため、実際にそういう環境で効率良く仕事ができている人にコツや工夫しているポイントなどを聞いてみたり、全従業員から「リモートワークでしている自分の工夫」「リモートワークだからできる時間の活用術」などのテーマに沿った内容を募集してみたりすると、社内コミュニケーションの活性化に効果があるでしょう。
オンラインのコミュニケーション活動
従業員同士で趣味やスポーツの部活動を推進している企業は多くありますが、オンラインでのコミュニケーション活動を募集し、共有してみてはいかがでしょうか。例えば毎朝オンラインでラジオ体操をする会、昼休みにオンラインでランチを食べる会などのコミュニケーション活動を促進することも有効です。
また、テーマに沿った写真を募集するコンテスト・企画を開催するとリモートワークの気分転換や息抜きにもなるでしょう。
オンラインイベント・座談会
テーマを設けてゲストや講師を招く講習会、また違う部署の社員による座談会などオンラインのイベントを開催することもお薦めです。
例えば「リモートワーク時代のビジネス」などのタイムリーなテーマで講演を開いたり、社員による「これから必要とされるビジネスのアイデア」など話し合ったりする座談会なども良いでしょう。
リモートワークではWeb社内報を活用しよう
リモートワーク下だからこそ社内広報が果たせる役割があります。リモートワークでモチベーションが下がりがちな社員向けに、Web社内報や音声配信サービスを利用したラジオ配信の活用がお薦めです。
リモートワークではモチベーションの維持が難しく、仕事の効率も下がってしまう傾向にありますが、社内広報を活用して経営者のメッセージを配信したりオンラインでできる企画・イベントなどを開催したりすることで社員のモチベーションや一体感を高める効果があります。
ウィズワークスの「社内報アプリ」はWebやアプリ上で社内報を見ることが可能なため、リモートワークだけでなく、時短勤務、全国・海外など異なる拠点で勤務する社員同士のコミュニケーションやモチベーションの向上に役立ちます。
「初めて社内報を作るので不安」「今まで紙媒体で社内報を作っていたけれど、Webへの移行が簡単にできるか悩んでいる」というような企業のご担当者様に対しては、課題解決のための導入方法の相談から導入後のサポートまで一貫してご案内します。リモートワークにおける社内広報にお悩みの方はぜひ一度ご相談ください。料金や利用方法など、詳しい内容は「資料請求」ページからお気軽にお問い合わせください。