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簡単更新&速報性アップ! 社内報のPDF配布からWeb社内報に賢く切り替えよう

2020.11.26
運用・体制

簡単更新で速報性アップ!社内報のPDF配布からWeb社内報に賢く切り替えよう アイキャッチ

新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、紙社内報の配布が難しくなり、急遽PDFでのデータ配布に切り替える企業が増加しています。それと同時に、より中長期的な運用方法を考慮して、よりタイムリーかつ簡単に記事作成ができるWeb社内報(CMS)への切り替えを検討する企業も多くなってきました。

今回は、PDF配布とWeb社内報(CMS)、それぞれのメリット・デメリット、Web社内報(CMS)に切り替える際に社内報担当者が理解しておくべきことをご紹介します。

PDF配布とWeb社内報(CMS)の違い

社内報のPDF配布とは

PDF

PDF配布の場合、紙社内報とほとんど同じ工程で作成することができます。まず原稿や写真を編集し、A3見開きなどで誌面データを制作します。その後、データをPDF化し、イントラに掲載する、メールで送るなどの方法で社員に配布します。

メリットは「制作工程が紙社内報とほぼ同じ」

PDF配布のメリットは、紙社内報とほぼ同じ流れで制作できる点です。紙社内報の制作に慣れていれば運用しやすく、これまでかかっていた印刷費用も削減することができます。また、デザインの自由度が高いことから、原稿が長く、ストーリー性の高い記事であっても、デザインの工夫次第で読みやすくすることができます。

デメリットは「速報性に欠ける」

一方で、紙社内報と同等の工数がかかるデメリットがあります。Web媒体のメリットでもある「速報性」の実現は難しく、発行頻度も月1回、隔月、年4回など、紙社内報と同じ程度になることが多いです。スマホの小さい画面では読みにくく、また紙社内報のように直接手渡せない分、情報の到達度も低くなる可能性があります。

Web社内報(CMS)とは

CMS

「CMS」とは、Webの専門知識がなくても、原稿や画像を一元的かつ容易に管理・保存できるシステムのことです。CMSを活用したWeb社内報なら、Wordを使うような感覚で、簡単に記事作成・更新を行うことができます。

※参照:グループウェア、ポータルサイト、CMSとは? クラウドの周辺用語を解説

メリットは「更新のしやすさ、速報性の高さ」

CMSを導入することで、短時間で容易に記事を更新できるようになります。速報性に長けていることから、すぐに発信したいニュースもスピーディーに届けることが可能です。また、スマホやタブレットでも読みやすいデザイン(レスポンシブWebデザイン)となっています。

レスポンシブWebデザインとは
パソコン、タブレット、スマートフォンなど、閲覧者の画面サイズまたはWebブラウザに応じて、ページのレイアウト・デザインを柔軟に調整すること。

※参考:HTML、CSSとは? レスポンシブWebデザインを理解する関連用語を解説

デメリットは「デザイン面」

その一方で、システム上、デザインの幅がある程度決まっているため、PDFのような自由度の高いデザインを実現するのは難しくなります。

PDF配布とWeb社内報(CMS)、どちらが多い?

ウィズワークスが発行する『社内報白書2020 臨時号』(2020年7月末~8月上旬に調査)では、企業が現在Web社内報として採用しているシステムについて調査を行いました。その結果、1位がPDF(または電子ブック)で69.0%、2位がCMSで26.5%と、PDF配布を採用している企業が圧倒的に多いことが判明しました。コロナ禍の混乱の中で、ひとまずPDFで運用している状況であることが分かります。

現在のWeb社内報システムの使用状況に関するデータ(『社内報白書臨時号』より)

次年度に向けてどのWeb社内報のシステムを検討しているのか尋ねると、1位はCMSやグループウエア(SharePoint、Notesなど)で、それぞれ53.7%という結果になりました。今後はCMSへの切り替えが進んでいくとみられます。

次年度に向けて導入検討中のWeb社内報システムに関するデータ(『社内報白書臨時号』より)

Web社内報(CMS)への変更で理解しておくべきこと

PDF配布からWeb社内報(CMS)への切り替えは、それぞれの特性が異なることから、大きな転換点となります。社内報担当者として理解しておきたいことは以下の3点です。

①更新頻度

PDF配布とWeb社内報(CMS)との最大の違いは、更新頻度です。Web社内報(CMS)の場合、社員はニュースサイトやブログのような感覚で社内報のサイトに訪れることになります。PDF同様の月1回の更新では「全然情報が入ってこないサイト」と思われてしまい、読者が離れてしまうことになりかねません。

他社事例を見ると、週3〜5回のペースで記事を更新している場合が多く、まずはその程度の更新頻度を心掛けるといいでしょう。

②編集体制

『社内報白書2020』によると、紙・Webともに約半数の企業が、担当者1〜2人で社内報を運用していることが分かります。Web社内報(CMS)に切り替えることで、少ない人員のまま更新頻度が増えてしまうと、運用が回らなくなるのでは?と不安を感じる方もおられるかもしれません。

しかし、Web社内報(CMS)では、システムの関係でデザインの幅がある程度決まっており、PDFのようにデザインを0から作る必要はありません。そのことから、工数はかなり削減できると言えます。

また、ニュース記事などを除けば、事前に用意できる記事テーマはたくさんあります。業務に余裕があるときに記事を書き溜めておき、公開日時を適宜設定していくことも可能です。

CMSシステムに慣れるまでの最初の数カ月は大変かもしれませんが、一度定例企画が決まると、原稿の構成や文字数、写真のスタイル、レイアウトが定まるため、2記事目以降は、より効率的に記事作成を行うことができます。それらの手順を仕組化できると、さらに運用しやすくなります。

中長期的には、他部署の社員も社内報運営に巻き込めるとさらにいいでしょう。「Web社内報の運営を少しでも楽に!制作や情報収集に社員を巻き込むコツ」の記事では、どうすれば社員の参画を促せるのかをまとめています。「社員に愛されるWeb社内報を手軽に作る!コンテンツ事例10選」の記事では、少ない工数でできる企画案を紹介していますので、こちらも参考にしてください。

担当者が少なくても、Web社内報(CMS)を上手に運用するポイント
  • デザインのパッケージを活用する
  • 余裕がある時期に記事を書き溜めておく
  • 定例企画を作り、原稿の構成や文字数、写真、レイアウトなどを仕組化する
  • 長期的には他部署の社員も社内報運営に巻き込む

③Web社内報(CMS)に向いている企画ネタ

PDFは紙社内報に近く、ストーリー性のある長文をじっくり読ませることに向いていますが、Web社内報(CMS)はネットサーフィンをするように、隙間時間でサクサクと読み、次々に新しい情報を取り入れることが前提となります。

よって、速報性を生かしたニュース記事、インスタグラムのような一枚写真で見せる記事など、Web社内報(CMS)の特性を意識した企画を練ることが大切です。「社員に愛されるWeb社内報を手軽に作る!コンテンツ事例10選」や「コロナ禍に実践したい!Web社内報のネタ13選」の記事でも企画案を紹介していますので、参考にしてください。

ツールの違いを理解し、運用体制を固めよう

Web社内報(CMS)は、より効率的かつタイムリーに社員へ情報を届けられるツールとなります。まずはPDF配布とWeb社内報(CMS)、それぞれのメリット・デメリットをしっかり理解し、運用体制や記事制作の準備を進めていきましょう。


ウィズワークスの「社内報アプリ」は、CMSを活用したWeb・アプリ一体型の社内報ツールです。社内で簡単に記事を更新できるほか、コメント機能やいいね!機能も付いており、双方向のコミュニケーションを生み出します。

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