東証プライム上場のフォーバルグループの通信工事専門会社である株式会社フォーバルテクノロジー。長年、全国の中小企業に最先端の環境を提供してきた経験を活かし、現在はDX化およびGX化の推進にも注力しています。
そのうえで今後さらに重要と考えているのが各拠点・部門のコミュニケーションの強化。ナレッジや技術・ノウハウの共有を生み出す交流の場の１つとして社内報の創刊を決定し、「社内報アプリ」を導入されました。今回は社内報推進プロジェクトのメンバーで、現在はweb社内報事務局として運営に注力されている皆様にお話を伺いました。
【導入目的】
- 社内コミュニケーションの活性化によるナレッジや技術・ノウハウの共有
- 会社の方針やこれからの取り組みなどをタイムリーに配信したい
- 社内情報の一元管理
【課題】
- 社員間のコミュニケーションが拠点まかせになっており、特に技術者の交流が少ない
- 個々の社員への伝達方法がメールしかない
- 共有すべき情報や記録がそれぞれの場所に収められていて、探すのに手間がかかる
【効果】
- 施工案件の仕様書やマニュアルなどを含め、発信するすべての情報の一元管理が実現
- アーカイブで過去のデータもすぐに確認できるようになった
- 当初20％程度だったPVが約半年で80％になり、拠点間の交流の兆しも見えてきつつある
■株式会社フォーバルテクノロジー
- 事業内容：通信システム全般の施工・保守、ネットワーク工事全般、LED照明の交換工事・保守全般、セキュリティ機器の工事全般、無線通信設備工事・保守全般、太陽光発電システムの工事・保守全般、電気工事全般、VODシステム工事・保守全般、法⼈向けレンタル・レンタル全般の施工・保守
- 従業員数：約150人
- 広報担当者様：技術本部のweb社内報事務局メンバーの皆様＋各拠点から選出のリポーターの皆様
目次
「一致団結」は、さらなる成長の原動力。そのためのコミュニケーションツールとして社内報を活用
―― 2006年の創業から16年目にして、初めて社内報をスタートされた背景を教えてください。
当社は、全国に拠点があり、従業員の多くは技術者として「現場」で業務に当たっています。よって、社内コミュニケーションの活性化は長年の課題でした。それがコロナで出張が激減するなどして、拠点同士のリアルな交流がほぼゼロに。また、テレワークの導入で、基本的に内勤者は在宅勤務、技術者は現場に直行直帰という運用になり、同じ拠点でも顔を合わす機会がめっきり減ってコミュニケーション不足がさらに加速してしまいました。
その影響を懸念した、当社取締役の遠藤（当時社長）が発案したのが社内報の創刊です。社内報で社内の情報や、各支店の動きがつぶさに見えるようになれば、社内コミュニケーションの一助になる。そんな思いで、社内報推進プロジェクトが本格的にスタートしたのが2021年12月です。プロジェクトメンバーの人員も限られており、最終的な責任者として遠藤も推進に取り組みました。
社内報の体裁については、冊子やPDFも一瞬考えましたが、情報をタイムリーに発信できる、社外からでもPCやスマホで閲覧できる、社内の情報や会議議事録などの一元管理が可能、ペーパーレス、といったメリットが多く、当社にフィットするのは Web社内報だろう、という結論に至りました。
―― Webの社内報もいろいろある中で、「社内報アプリ」を選択された決め手は何でしたか？
２〜３か月にわたって各社の様々なWebの社内報サービスを調べ上げ、デモの画面やサービス、料金、提案書類などをじっくり読み込みました。そのうえで総合的に判断した記憶があります。
中でもいちばんのポイントは料金体制でした。社員約150人という当社の規模において、「社内報アプリ」が直近５か年のランニングコストが最も低かった。さらに、社員の増減で料金が変わる契約でないことも面倒でなくていいと思いました。
加えて、ログイン画面に、個人情報の取り扱いに関する同意文があるのは「社内報アプリ」だけでした。個々がログインの度にきちんと同意をする手順が、個人的にとても好きです。
―― 初リリースは2022年5月末でしたが、実際に「社内報アプリ」を使ってみていかがでしたか？
記事をアップすること自体はそんなに大変ではありません。といっても、現段階ではすべての機能を使いこなせてはいないので、その都度、「ここを押したらこうなるのか」と見出しの文字を大きくしたり、色をつけたり、囲みを入れたり、時々新しいことをしてみたりという程度ですが。
ウィズワークスの担当者からは「何かお困りごとはないですか？」といった声がけやサポートメール、また定期的に話をする機会をいただけているので、たいへん助かっています。
アーカイブの機能で過去の記事や社内の情報、会議議事録などが一括ですぐに探し出せるのは非常にありがたいです。新入社員が入社前の情報を見ることもできますし、どこにいても端末で閲覧できるメリットは大きいと思います。
ニュースなどをすぐにアップできるのがすごくいいですね。「社内報アプリ」なら、URLでPDFを貼り付けることもできるので、記事を作り直す必要がない手軽さはいいと思います。
でも、正直なところ、当社は社内報の制作が初めてなので、「社内報アプリ」の機能云々の前に、知りたいこと、学びたいことがたくさんあります。社内報の担当者に任命された時は大変になるのだろうと予想しましたが、実際にやってみると、やっぱり大変です（笑）。
肝は、これまでになかった社内報を、どう馴染ませて日常的なものにしていくか、そんな文化の創造。その点でも、長年、様々な企業の社内報制作をサポートしてきたウィズワークスの存在は頼もしいですね。わからないことがあったら、すぐに聞いちゃうタチなので、その都度、対応してもらえてありがたいと思っています。
広報業務未経験の事務局メンバーと、各拠点・部門から選出されたリポーターで手探りのスタート
―― 現在、社内報の制作はどのような体制で行っていますか？
現在はweb社内報事務局として数名のメンバーで回しています。自分達でも記事を書いてもらいますが、それに加えて各拠点・部門から社内報リポーターを選出してもらい、所属する部門に関する記事を上げてもらっています。
リポーターは若手からベテランまで、年齢も様々ですが、その中にスピード感を持って協力してくれる人がいて、そのセンスの良さに感動しました。従来の私の業務では支社の人と連携することがほとんどなかったので、こんな人材が社内にいることを知れたのは社内報の業務にかかわったおかげです。
とはいえ、リポーターの全員が積極的かというと、そうではないのが課題。来期は、社内報に頻繁にアクセスをしてくれているユーザー、つまりは社内報に関心が高い人から人選をして、さらに活性化したいと考えています。
ありがたいことに、上層部が「社内報の記事づくりも大事な業務だ」と会議の場などで発信してくれています。スタート当初よりもリポーターが活動しやすい環境になってきているので、今後の活躍が期待できます。
―― PVを上げるために工夫されていることはありますか？
単純にアクセス数が多いのは会議資料です。ただ、これは「会議資料から出題してテストをします」という仕組みにしているからであって、自発的ではありません。とはいえ、社内報にアクセスする習慣づけにはなっていると思います。
上層部が、会議の席などで社内報をどんどん利用しろと発信してくれているようです。先だって、それまでブラウザで閲覧していた取締役のスマホにアプリをダウンロードしたら「すごく便利だ。使いやすい」という話になり、その影響で、アプリを使う人が増え、社内報の閲覧も増えました。
直近のデータでは、51％がPCで閲覧、残りはスマホですが、そのうち32％はブラウザでアプリの利用者は17％に止まっています。アプリはプッシュ通知が優秀で、まだ読んでいない記事には未読マークが残るようになっているので、使い慣れたら、読みたい記事をピックアップしやすい。よって、アプリで見る比率をもう少し増やせたら、現場の人間も閲覧しやすくなると思うので、何か仕掛けを考えたいと思っています。
最大の課題は読みたくなる、読まなければと意識される、おもしろいキラーコンテンツの創出
―― 今後取り組みたいテーマや温めている企画を教えてください。
今、準備段階なのは「仕事の必須アイテム」といったテーマです。技術者なら「グローブはこれでなければ」とか、内勤者でも「マウスはこれがいい」といったこだわりがあると思いますし、そこから仕事への姿勢も見えてくるでしょう。この企画は実現に向けて検討を進める予定です。
もう１つ、Web社内報事務局のメンバーは当社のBCP策定プロジェクトにもかかわっています。プロジェクトの進捗を全員に共有するのにも、社内報は向いていると思います。加えて、当社の今年度のテーマである「DXとGX」の具体的な取り組みについても配信し、生産性の向上と環境にやさしい企業づくりに向けての旗振り役を担いたいですね。
そうした会社の情報提供に併せて、社員が登場する記事を厚くしていく必要も感じています。今は定期更新できるコンテンツが少ないので、各拠点の社員にスポットを当てる連載物の企画も考えたいと思っています。
他にも社内に、名前は知っているが顔は知らない人、メールのやり取りはしているが会ったことはないという人が結構います。社員一人一人の自己紹介的な記事、趣味やどんな本が好きといった情報があれば話のきっかけになっていいですね。
全社員が一同に会する機会はないですが、例えば東京本社で受注した工事を他の支社で実施するといったケースは多々あります。その際に、担当者の人となりを社内報で知っていれば、何かしらのコミュニケーションのきっかけになるはずですしね。全支店を早く網羅できるよう企画をいろいろ考えていきます。
―― それを踏まえて、社内報をこれからどのように成長させていきたいとお考えですか？
スタート時は20％程度だったアクセス数が、今は平均80％弱と、一定の定着感は出てきました。とはいえ、まだスタートして数ヶ月なので、まだまだこれからです。
今後ですが、今、こういうことが起こっている、この目標に向けて進んでいるなど、会社の動きを共有できる場にしたいと思っています。そのうえで、担当者は誰で、どんな仕事振りだったかが紹介できれば、「あの時はどうやったの？」と交流のきっかけになって、シナジー効果も生まれる。リソースを共有できる環境をつくることが大事だと思います。
その実現には、当社の場合「現場感」が不可欠だと思っています。内勤者の目線だけのアプローチでは、現場の技術者には響かないし、ずれが生じるでしょう。現場の人間が求めている情報や交流の吸い上げが直近の課題の１つ。そこにメスをいれるため、アンケート調査もしたいと考えています。
―― 「社内報アプリ」には、質問自在なアンケートを簡単操作で実施できる機能もあるので、ぜひご活用ください。本日はありがとうございました。