スピーディな情報発信で、会社と従業員の成長を後押しして 「食のエンターテイメント企業」実現に貢献できる社内報に

カレー専門店「カレーハウス CoCo壱番屋」の店舗運営やフランチャイズ展開のほか、飲食事業を行う壱番屋。国内外に1,400店舗を展開し、海外事業も積極的に進めながら「食のエンターテイメント企業」を目指しています。

壱番屋では2023年7月に社内報アプリを導入してWeb社内報『GROW』をスタート。会社を変革しその成長を後押ししていくためのツールとして活用しています。今回は愛知県内のメーカーで広報担当としてスキルを磨き、2022年に壱番屋にキャリア入社した社長室　広報課　広報課長の河村菜知佳様にお話を伺いました。

必要な情報を必要な人に、タイムリーに届けられるようにするために

―― Web社内報を導入することになった経緯を教えてください。

以前は『ココイチたいむ』という紙媒体を年4回のペースで発行していましたが、壱番屋という会社とそれを取り囲む環境もどんどん変わっていく中で、3カ月に1回の情報発信では、その変化にキャッチアップすることができないという課題がありました。例えば校了間際に新業態がスタートすると、その紹介ができるのは3カ月後になってしまいます。

情報発信のスピードはそのまま会社や従業員の行動のスピードにつながるため、その後押しをするのが社内報の意義だと思っています。それには、もっとタイムリーに情報発信できる媒体が必要だと判断し、社内報のWeb化を検討しはじめました。

社内報のデジタル化の議論も、社内のDXを強化する取り組みを通じて上がってきました。社内からは紙媒体のテキスト情報にこだわらず、動画も併用したらどうかといった意見もありました。私自身は紙媒体にも愛着がありましたが、工数も予算も限られる中でWebに一本化することになり、2023年7月に『GROW』を立ち上げました。

 

―― 制作体制の面では課題があったのでしょうか？

私が入社する前までは広報業務の経験が浅いメンバーが担当していましたが、紙媒体は編集スケジュールがガッチリと固定されていて、慣れない人には進行が難しい面もあります。広報課では社外広報と社内広報の両方を担っているため、急に社外広報の業務が舞い込むと課員の負荷が上がり、社内報にしわ寄せが来て発行日も遅れるという悪循環がありました。その点、Webならスケジュール調整や業務量の平準化がしやすいメリットがあると考えました。

 

―― 社内報アプリを選定した決め手は何でしょうか？

社内報アプリの機能面やサポート面を中心に何社かを比較検討しました。一番重視したのは、どんな見せ方ができるツールなのかという点ですね。検討した中には、SNSのようにタイムライン形式で情報が流れていってしまうものや、デザインのテンプレートがシンプルすぎるものなどがあり、当社向きではないと考えました。社内報アプリは他のツールと比較して、テンプレートが豊富で、コスト面でも優位性があったのが、選定した理由です。

同じメディアの中で読者のすみ分けができることも理由の一つです。『ココイチたいむ』は、FCチェーンのオーナーにも配布する加盟店報としての役割も大きかったため、従業員向けの記事とオーナー向けの記事を同時には掲載しづらい面がありました。その点、社内報アプリは記事を閲覧できる権限を従業員、FCオーナー、ビジターなどに出し分けられることに、大きなメリットを感じました。

 

記事を更新してすぐにリアクションしてくれる人たちが増えた！

―― 社内報アプリを導入して、効果を発揮した機能面やサポート内容があれば教えてください。

ユーザーに親切な設計になっていて、導入や記事組みの時に苦労したところはほとんどありませんでした。広報課はデジタルへの抵抗感はあまりないメンバーが中心なので、比較的簡単に使うことができています。

テンプレートそのままでは実現できないデザインも、サポートの方にソースコードを教わってアレンジできたので助かっています。サポートサイトも充実していて分かりやすいし、メールのレスポンスも早くて、とても助かっています！

 

―― 社内報の運営面では何か変化がありましたか？

私を含めて3人という少人数で運営していますが、紙媒体よりも一つの記事を制作する時間がかなり短くなりました。紙と違って、社内報アプリだと修正も全部自分の手でできるのが大きいです。記事の即日アップが可能なので、忙しくて業務が押しているときでも、タスクの巻き返しがしやすくなっています。浮いた時間を他の業務に割けるので、社内広報と社外広報との業務バランスをコントロールしやすくなりました。

記事のネタ探しの点でも、以前は私たちの方から社内各所に情報を取りに行っていましたが、社内報アプリに変えてからは、社内の皆さんから「店舗の取り組みを取り上げてほしい」「仲間の頑張りを知ってほしい」という声が、かなり増えてきました。それだけ従業員が『GROW』に興味や価値を感じてくれている証拠かなと思います。

 

―― 従業員の皆さまからの反響はいかがですか？

情報をタイムリーに発信できるようになり、反応もリアルタイムでダイレクトに返ってくるようになったことに、とても手応えを感じています。直接顔を合わせてやりとりをすることが多い会社なので、記事をアップすると、コメントがつくよりも早く「あれ見たよ」と声をかけられることが増えましたね。人気記事の話で役員の皆さんが楽しそうに盛り上がることもあり、こちらもうれしくなってきます。

毎週木曜には更新を知らせるメルマガを出していて、それによってアクセスが増えるんですが、読者の中には更新してすぐに誤字を教えてくれたり、更新がない日も見にきて「今日は更新ないのね」というような、楽しみにしている声も寄せてくれたりする人もいます。

 

店舗でも気軽に読める記事やじっくり読める企画など、多彩な内容で

―― どんな記事が支持や人気を集めていますか？

読者は店舗で頑張る従業員が多いので、ライトな企画の方が読まれやすく反応も多いですね。やはり店舗での仕事だと長文は読みづらいのかもしれないので、その点には配慮しています。アクセスレポートを確認すると、もちろん真面目な記事も読まれていて、しっかり取材をして深堀りした記事は人気が出ています。

一番人気が「AOBAがTABERU」という新業態や新メニューを紹介する記事で、森 蒼葉という実在する入社1年目の広報担当が店舗に出かけて、料理を食べまくる企画です。とにかく少しでも多くの人に読んでほしいので、YouTubeを見ているような楽しくスピード感のある企画として、写真中心でテキストは少なめの構成にしたことと、やはり食への関心の高い社員が多いのが人気の要因かなと思います。

ちなみに、企画が始まってから森さん本人は、顔を知らない従業員にも「今日は何食べに行くの？」と声をかけられるほど、社内ですっかり有名になってしまいました（笑）。

―― 他にはどんな記事がよく読まれていますか？

FCオーナーインタビュー「Owners」は紙媒体から継続する企画で、独立して店舗を経営するオーナーを紹介していく記事企画です。社内報に取り上げられるのは記念になると、オーナーには前向きに取材を受けていただけます。それと同時に、オーナーが独立前にどんなことを考えていたのか、いまどんな思いで店舗運営をしているのかを、これから独立してオーナーを目指す従業員も、興味津々で読んでくれているようです。

お客様から感謝の言葉をいただいた事例を紹介する「ありがとうの手紙」も紙媒体からの継続企画です。単に事例を紹介するだけではなく、背景にある従業員の思いも併せて伝えることで、読者に届きやすくなると考えて企画しています。

チェーン本部の従業員は、所属部署によっては店舗やお客様との接点が持ちづらい方もいます。どちらの記事も店舗の方々を称えるだけではなく、本部スタッフに店舗の人たちの頑張りや、たくさんのお客様に支えられているんだということを改めて伝え、「本部はお店のために、店舗はお客様のために」という原点に立ち返ることができるようにと考えています。

「今月のROOKIE紹介しまっせ！」というシンプルに顔と名前を紹介する社員紹介企画もアクセスが多いです。当社ではいま、キャリア採用が進み、社内では顔と名前が一致しない人が増えてきました。そこで、コミュニケーションに弊害が出ないように、来期に向けてこの企画をさらに進化させて、社員全員の名鑑を作るプロジェクトを立ち上げました。他己紹介やトレーディングカード風など、遊び心を加えてみんなが見てくれる工夫をしてみたいと思っています。

頻度にとらわれず、臨機応変に更新できるのが社内報アプリのメリット

―― 社内報アプリを導入したから実現できた企画はありますか？

社内報アプリで社内ルールや情報が閲覧できる「壱番屋ウィキペディア」がそうです。マイクロソフトのインターネットエクスプローラーのサポート終了に伴って、当社はイントラネットを廃止し、情報管理しているサーバーへ直接見に行くスタイルになりました。私はキャリア採用なので、どこにどんな情報が格納されているのか分からずに困った経験があります。もっと簡単に社内情報を確認できるツールがあれば便利だと思い、社内報アプリの活用を提案しました。

広報課だけではできない取り組みなので、人事、総務、DX推進のメンバーが参加するプロジェクトチームを立ち上げて取り組みました。今後このコンテンツを充実させていくことが目標です。これから入る従業員などが活用しやすいように、どんどん育てていきたいですね。

動画に関しては、今のところ役員の年頭あいさつやオーナーの紹介など、まだ活用は一部に限られていますが、これから制作スキルを高めて活用できるようにしていきたいと思います。

 

―― 『GROW』をこれからどんなWeb社内報にしていきたいですか？

会社の成長を後押ししたり、チャレンジする人を応援したりするメディアにしていきたい思いがあります。新しい中期経営計画では、M&Aなどを通じて壱番屋の仲間をさらに増やしていく予定です。「食のエンターテイメント企業」を目指して会社が成長していく中で、CoCo壱番屋以外の業態に携わる社員がもっと増えていくはずです。

グループ企業が増えて、グループ報としての役割を果たすようになった場合を考えて、名前を『ココイチたいむ』から、みんなで一緒に成長しようという意味で『GROW』に変えました。新しく仲間に加わった人たちが、自分ごととして情報を共有できるメディアに育てていきたいと思っています。

 

―― 社内報を制作するうえで大切にしていることを教えてください。

社内広報では誌面に登場した人、読んだ人、書いた人が、みんながポジティブになれるようなバランスが大切だと思っています。例えば、従業員がせっかく投稿してくれたのに、掲載をしない選択はあり得ません。商業誌では投稿が必ずしも掲載されるとは限りませんが、社内報は違います。協力してくれた従業員の気持ちを大切にした編集を心掛けて、関わる人みんなが幸せになれる社内報にしたいです。

 

―― 社内報アプリの導入を検討する方々に、メッセージをお願いします。

社内報アプリの導入時には、週に2回は更新したいという目標を立てました。その頻度で情報発信ができるのかという不安もよく目にしますが、実際に運用してみると「あまり更新回数に縛られる必要はないのでは」と思えるようになりました。臨機応変に更新できるのが社内報アプリのいいところ。あまり構えず気軽にスタートしてみるのがいいのではないでしょうか。

 

―― ありがとうございました。